Come creare un sistema di gestione dei documenti

La gestione dei documenti è il processo di gestione dei documenti in modo tale che le informazioni possano essere create, condivise, organizzate e memorizzate in modo efficiente e appropriato. Pertanto, imparare a creare un sistema di gestione dei documenti è fondamentale per le aziende.

Molte aziende si occupano di informazioni ad alte poste che devono essere mantenute sicure e private o accessibili rapidamente. In tali casi, un sistema di gestione dei documenti senza intoppi è essenziale. Ma anche se la tua attività è di natura più casuale, è comunque importante mantenere record adeguati per la contabilità e per il bene dell'efficienza.

Scopri di più su come creare un sistema di gestione dei documenti che si adatta meglio alle esigenze della tua attività.

Opzioni del sistema di gestione dei documenti

In questi giorni, la maggior parte delle aziende lavora comodamente con documenti digitali e utilizza programmi con funzionalità di archiviazione e gestione. Non c'è carenza di software di gestione dei documenti generali e specifici del settore o app specificamente progettate per migliorare la gestione della tua azienda di file elettronici. Ad esempio, gli hotel possono ancora avere un registro in stile libro al momento del check-in e possono ancora richiedere una firma su una scheda carta di credito carta. Le opzioni di pagamento come Square e Venmo vengono utilizzate più comunemente in vendita al dettaglio e servizio, eliminando anche la necessità di contabilità cartacea.

Tuttavia, molte piccole imprese devono affrontare una miscela di dati vecchio stile su file di carta e elettronici e, in alcuni casi, la proporzione di dati cartacei è molto più grande.

Convertire i documenti cartacei in formati digitali

Una soluzione al problema di un ambiente di dati misti sarebbe quella di utilizzare un sistema di imaging di documenti per convertire tutti i documenti della tua azienda in file elettronici. A seconda del tipo di dati e documenti con cui lavori, questo potrebbe essere un processo relativamente semplice, oppure potrebbe comportare una certa creatività e approcci specializzati.

Ad esempio, un negozio al dettaglio su piccola scala che gestisce le ricevute e l'inventario può essere in grado di convertire documenti cartacei in fogli di calcolo digitale con alcuni lavori di immissione dei dati extra. L'ufficio di un dentista, d'altra parte, che tiene registri di salute, fatturazione, raggi X, ecc., probabilmente avrà bisogno di un metodo più robusto per convertire i loro numerosi file cartacei in formati digitali, come l'assunzione di un servizio di scansione di documenti adeguato al business o l'acquisto di software di scansione in grado di trasferire immagini ad alta risoluzione.

Passaggi per un sistema di gestione dei documenti

Sia lavorare con un ambiente solo digitale o in un ambiente ibrido con documenti digitali e cartacei, la creazione di un sistema di gestione dei documenti prevede tre passaggi:

1. Crea un piano di gestione dei documenti.
2. Implementa il piano di gestione dei documenti.
3. Seguire attraverso.

Il primo passo è il più dettagliato, quindi esploriamolo ulteriormente.

Creazione di un piano di gestione dei documenti

Il primo passo prevede la risposta a queste quattro domande:

Quali sono le regole per la creazione di documenti?

Fatture, lettere di promemoria di pagamento, brochure di vendita, e-mail, bilanci, fogli di calcolo, report-tutte le aziende creano una varietà di documenti nel corso di fare e tenere traccia del business. E, per mantenere le cose organizzate, tutte le aziende devono stabilire regole per la creazione di documenti.

• Ci sono modelli interni per alcuni dei tuoi documenti aziendali standard, come lettere e fatture, e dove si trovano?
• C'è una guida in stile interno che deve essere seguita?
• Se i nuovi documenti dovessero essere datati o timbrati nel tempo?
• Quali procedure dovrebbero essere seguite per la condivisione o la revisione dei documenti?

Per alcune piccole imprese, gli unici punti che contano saranno dove si trovano i modelli per vari documenti aziendali e come usarli. Ma se la creazione di documenti all'interno della tua attività coinvolge persone diverse che collaborano, rivedano o aggiornino i documenti, dovrai passare un po 'di tempo a decidere come fare queste cose per garantire l'efficienza e la coerenza.

Google Docs è uno standard del settore per progetti collaborativi, in quanto offre varie opzioni per controllare le autorizzazioni, visualizzare le modifiche e altrimenti condividere un singolo documento tra più persone con controlli di sicurezza in atto.

Come verranno archiviati i documenti?

Ci sono costi associati allo stoccaggio, il più grande dei quali, per la maggior parte delle piccole imprese, è probabilmente il costo del tempo perso quando le persone sono alla ricerca di documenti. Quindi la domanda è: come verranno archiviati i documenti? La chiave per archiviare i documenti è seguire buone pratiche di gestione dei file. Un sistema chiaro e facile da seguire è essenziale.

Devi anche sapere come archivierai i documenti. Come gestirai i file obsoleti o pronti per essere spostati nel back bruciatore nel sistema di gestione dei documenti?

Vicino all'inizio di ogni anno, ad esempio, dovresti passare attraverso i vari file relativi al lavoro sul tuo computer, eliminando quelli che non sono più aggiornati e creando nuove cartelle etichettate per anno e soggetto, spostando i file secondo necessità. Puoi fare lo stesso con i file cartacei; Non è difficile rimuovere i vecchi documenti da una cartella di file e crearne uno nuovo con "vecchio" nel titolo. Alcuni software offrono opzioni di archiviazione automatica.

"Archiviazione" in un ambiente digitale può essere basato su cloud o sui server locali, ma per archiviare documenti cartacei, avrai bisogno di spazio fisico sul sito, o come molti uffici legali per i quali sono obbligati gli arretrati dei file client, potrebbe aver bisogno Per noleggiare un'unità di stoccaggio.

Come possono essere semplificati i documenti di recupero?

Questa domanda è il cuore del sistema di gestione dei documenti. Secondo alcune stime, costa una società in media $ 120 in lavoro per trovare un documento mancante e $ 220 per sostituirlo.

Ancora una volta, le buone pratiche di archiviazione possono fare molto per risolvere il problema. Se si impostano procedure e protocolli solidi, come seguire costantemente le rigide convenzioni di denominazione, ad esempio, i documenti saranno molto più facili da trovare.

E che tu sia un unico proprietario o un imprenditore con dipendenti, dovresti creare un elenco di sedi di file, che ricorderà agli utenti dove vanno particolari tipi di file e aiuteranno le persone a sapere dove trovarli. Ricorda di includere se il file sarà o meno sul tuo sistema informatico, un server interno, nel cloud o archiviato in una posizione fisica come un archivio. Ad esempio, supponiamo di utilizzare immagini, video o persino foto di carta nella tua attività. Una voce nell'elenco delle posizioni dei file potrebbe essere:

• Immagini/video digitali: computer (o server) -Drive E:/Photos-File nella cartella soggetto appropriata
• Foto di carta: archivio mobile 3-fotos-alfa per soggetto

La rete condivisa o le unità cloud devono essere etichettate in base ai contenuti, così come i cassetti di archiviazione.

Come possono essere realizzati i documenti e mantenuti sicuri?

La prima linea di difesa per la sicurezza dei documenti è proteggere fisicamente i locali commerciali stessi. Tutte le aziende, anche quelle a domicilio, devono installare sistemi di sicurezza.

Le aziende possono anche aver bisogno o voler investire in altri dispositivi di sicurezza, come le barre delle finestre, le telecamere di sicurezza o i servizi di pattugliamento. Puoi trascorrere tutto il tempo che desideri creare password e crittografare file nel tentativo di proteggere i tuoi file elettronici, ma non importa molto se qualcuno può semplicemente vagare e rubare il tuo computer.

Ulteriori misure di sicurezza dei documenti includono:

• Bloccare tutti gli archivi dopo l'orario di lavoro (e durante il pranzo se non è presente nessuno affidabile)
• Eseguire il backup di documenti elettronici regolarmente, preferibilmente fuori sede per proteggersi dal fatto che i dati aziendali siano spazzati via da catastrofi naturali
• Limitare l'accesso dell'utente a determinati documenti, applicazioni e cartelle su qualsiasi computer condiviso
• Prevenire il furto dei dipendenti conducendo controlli di sfondo e di riferimento come parte del processo di assunzione

Implementare e seguire

Una volta creato il piano di gestione dei documenti rispondendo alle domande di cui sopra, sei pronto per implementarlo. Assicurati che il tuo intero personale conosca i dettagli del sistema di gestione dei documenti della tua azienda e che tutti seguano le procedure appropriate durante la creazione, la memorizzazione e il recupero di documenti.

Dovrai anche essere sicuro che tutti coloro che accedono e usi documenti all'interno della tua organizzazione seguano costantemente nominando e archiviando i documenti in modo appropriato. Controllo spot su base regolare per verificare se i file particolari possono essere facilmente trovati e per proteggersi da erroneamente. Anche occasionali disattenzioni possono buttare via l'intero sistema.

È possibile impostare un sistema di gestione dei documenti in un giorno, ma implementarlo costantemente nel tempo sarà la chiave del suo successo. I premi sono enormi, risparmierai tonnellate di tempo e guadagnerai tranquillità.

Domande frequenti (FAQ)

Qual è il miglior sistema di gestione dei documenti?

Non esiste un singolo sistema che funzionerà per tutte le aziende su tutta la linea. La chiave è comprendere le esigenze della tua azienda e quindi applicare le pratiche più adatte. Alcuni fattori da considerare includono:

• La scala delle tue operazioni (quanta documentazione verrà archiviata)
• La gamma di tipi di dati e informazioni che devi gestire
• Come vengono utilizzati i tuoi documenti e con cui è necessario accedere
• Livelli di sicurezza richiesti
• Il tuo budget-can assumi un servizio di specialità o acquisti software di fascia alta o gestirai da solo?

È SharePoint considerato un sistema di gestione dei documenti?

In una parola, sì, ma con un avvertimento: il prodotto Microsoft Office non è fatto su misura per operare come sistema di gestione dei documenti per le piccole imprese e deve essere implementato attentamente e correttamente per integrarsi con le tue operazioni. SharePoint ha la possibilità di archiviare, proteggere e gestire i documenti e include funzionalità collaborative e archivistiche.