Come fatturare efficacemente il tempo come avvocato

Il monitoraggio e il tempo di fatturazione ai clienti è una parte importante del lavoro in uno studio legale. Partner, soci, paralegali, personale di supporto per contenzioso e altri cronometristi fatturano il loro tempo in incrementi di sei, dieci o quindici minuti, a seconda della politica aziendale e delle direttive dei clienti. Se non si fa abililare il tuo tempo, l'impresa non può fatturare il cliente e l'azienda non viene pagata. Pertanto, sapere come fatturare il tempo in uno studio legale è importante per il successo della tua azienda.

Man mano che aumentano le spese legali, i clienti sono diventati più attenti ai costi e alla tecnologia. Di conseguenza, i clienti stanno esaminando più da vicino le fatture legali e impiegano una varietà di applicazioni di database per ordinare elettronicamente e analizzare i dati di fatturazione. Una tendenza in crescita verso la fattura elettronica (fatture elettroniche) ha sottoposto le fatture legali ad un aumento del controllo, della negoziazione e della controversia.

Sia che tu sia nuovo al tempo di fatturazione o a un cronometrista veterano, i suggerimenti seguenti possono aiutarti a creare voci prompt, accurate e precise.

Descrizioni dettagliate di fatturazione dettagliate

Le descrizioni dettagliate delle attività sono una componente fondamentale di una fattura ben disegnata. È importante che la descrizione dei tuoi sforzi contenga dettagli sufficienti per consentire al revisore di valutare la natura e il merito del compito.

Colpire il giusto equilibrio tra brevità e dettagli può essere complicato. Una descrizione dell'attività troppo lunga e prolissa aumenta l'ambiguità e diluisce la comprensione. Una descrizione troppo breve rende difficile valutare l'adeguatezza dell'attività eseguita e il tempo impiegato. Ad esempio, frasi superficiali come "Recensione dei file;" "Prova Prep" e "Document Review" fanno ben poco per raccontare la storia di ciò che hai fatto e perché ti sei impegnato in un compito particolare. Invece di "Revisione del documento", una descrizione migliore e più precisa è "Revisione della seconda serie di interrogatori del querelante."

Evita la fatturazione del blocco

La fatturazione del blocco è la pratica di elencare un gruppo di attività in un riepilogo del blocco in una singola voce. Ad esempio: “Progetto di richieste interrogatori; Conferenza telefonica con DR. Brown Re: Report Expert; Riassumi la deposizione di MR. Fabbro; Rivedere e rivedere la corrispondenza al consulente avversario. 7.3 ore."

I clienti riconoscono la fatturazione dei blocchi come una strategia per mascherare l'inefficienza. Inoltre, molti tribunali non consentono la fatturazione del blocco perché ostacola l'efficace rimborso delle spese legali a seguito di una sentenza. Un modo più efficace di fatturazione è dettagliare ogni attività indipendente e il tempo corrispondente.

Registrare tempi prontamente

Registrare il tuo tempo immediatamente dopo aver completato un'attività è il modo migliore per garantire l'accuratezza. Il tentativo di ricostruire le attività di una giornata (o settimana o del mese) è difficile e incoraggia il tempo a "imbottitura", che è la pratica di gonfiare il tempo effettivo trascorso per un compito per colmare le lacune di tempo non contabilizzato.

Potresti trovare poco pratico inserire ciascuna attività nel tuo software di cronometraggio nel momento in cui lo completi. Pertanto, è saggio sviluppare un sistema per la registrazione di tempo che incoraggi il cronometraggio rapido. Alcuni cronometristi determinano ogni attività immediatamente dopo averlo eseguito e lo hanno trascritto alla fine della giornata. Altri trovano più facile mantenere un taccuino temporale, registrare ogni attività a mano e poi entrare o avere un segretario ad entrare, alla fine della giornata, della settimana o del periodo di fatturazione.

Ricorda il tuo pubblico

Come ogni documento che prepari per la recensione di un altro, è importante tenere a mente il tuo pubblico quando si registrano le voci. Potresti conoscere la singola che esamina le tue fatture, come il consulente interno assegnato al file. Capire, tuttavia, che la recensione potrebbe non finire lì. In molti casi, una fattura viene elaborata da un certo numero di persone a vari livelli all'interno e all'esterno dell'azienda, tra cui professionisti legali, contabili con la società del cliente e revisori di terze parti. Nel registrare il tuo tempo, è meglio evitare abbreviazioni, gergo e gergo complesso. Usa una concisa terminologia legale, ma tieni presente che i tuoi schemi di attività possono essere rivisti da persone che non sono addestrate nella legge.

Familiarizzare con le politiche di fatturazione dei clienti

Ogni cliente ha le proprie politiche e procedure di fatturazione. Queste politiche sono spesso contenute nella lettera di fidelizzazione o di coinvolgimento del cliente. Queste politiche di fatturazione possono stabilire limiti di personale, linee guida di bilancio, politiche di esborso e linee guida specifiche di cronometraggio. Svegliando le regole di base all'inizio, puoi spiegare in modo più responsabile il tuo tempo e soddisfare le aspettative dei clienti.

I clienti aziendali stanno facendo un maggiore utilizzo della fatturazione basata sulle attività. La fatturazione basata sulle attività tiene traccia dell'attività di fatturazione di un'azienda per contenzioso. A ciascuna attività sostanziale viene assegnato un codice del computer preselezionato dal client. La fattura codificata viene quindi ordinata e analizzata elettronicamente, consentendo un'analisi approfondita di una fattura. Parte della familiarizzazione delle politiche di fatturazione dei clienti è l'apprendimento e l'applicazione corretta della miriade di codici di fatturazione basati su attività specializzati per ciascun cliente.