Come trovare e assumere il miglior pianificatore di eventi

Assumere un organizzatore di eventi esterni non deve essere un compito scoraggiante. Devi procurarti i migliori organizzatori di eventi per le tue esigenze e selezionarli attentamente prima di impegnarti a uno. Ma prima, dovresti sapere esattamente cosa stai chiedendo al pianificatore di eventi di fare.

Determina il tuo obiettivo

Prima di iniziare la ricerca, devi elaborare l'obiettivo dell'evento, il budget con cui stai lavorando e il motivo per assumere esternamente.

Vuoi essere in grado di comunicare l'ampio profilo dell'evento e dei suoi obiettivi più importanti.

Dopo aver definito i tuoi obiettivi, alcune idee chiare inizieranno a emergere sul tema e il messaggio che vuoi trasmettere.

Ora vorrai determinare il budget che hai per un pianificatore e cosa ci si aspetta che facciano. Un pianificatore di eventi può selezionare il luogo, raccomandare opzioni di cibo e bevande, altoparlanti e intrattenimento, essere sul posto per le esigenze di produzione e creare gli inviti.

Se non riesci a gestire tutto quanto sopra da solo, devi iniziare la ricerca di un pianificatore di eventi.

Trova il tuo organizzatore di eventi

Indipendentemente dal fatto che si tratti di un evento sociale o di una riunione aziendale, le regole di assunzione di un pianificatore di eventi o un ristoratore rimangono le stesse: vuoi assumere qualcuno che abbia esperienza nella creazione del tuo tipo di evento.

Il passaparola è un modo per trovare un organizzatore di eventi, che si tratti di una festa di anniversario, di una riunione di lavoro per la colazione, di un ritiro del fine settimana o di qualsiasi altro tipo di evento. Ma non è sempre l'approccio più efficace.

Se stai cercando di trovare il miglior pianificatore di eventi per il tuo affare, cerca un'azienda con esperienza e una forte reputazione all'interno della comunità di organizzatori di eventi. La reputazione dei pari può essere un indicatore più forte dei riferimenti degli amici.

Verificare con il capitolo nazionale o locale di Meeting Professionals International, la International Special Events Society o la National Association of Catering Executives.

Se vuoi sapere chi ha una buona reputazione nella tua zona, controlla con la convention locale e l'ufficio di visitatori o la camera di commercio. Potresti anche contattare il dipartimento delle vendite della convention di un hotel.

Intervista ai candidati

La maggior parte degli organizzatori di eventi sarà ansiosa di conoscere il tuo evento. Dai loro brevi dettagli all'inizio e concentrati sulla loro esperienza nel round iniziale delle interviste.

Riduci l'elenco dei candidati ai tre candidati più forti.

Dovresti quindi chiedere a ciascun finalista o azienda la propria attività, la loro esperienza con eventi passati e come pianificano le contingenze. Un buon pianificatore ti guiderà attraverso una discussione sugli obiettivi generali, la sequenza temporale, il budget, il numero di ospiti e le preferenze personali del tuo evento e farà anche domande sulla tua organizzazione. Colui che è ansioso di conoscere i tuoi obiettivi e il tuo evento si distinguerà dal resto.

Sebbene non sia sempre possibile incontrare un richiedente di persona durante il primo turno di interviste, soprattutto se il tuo programma è fuori città, questo può essere un passo fondamentale nella scelta del pianificatore giusto. Ti consigliamo il candidato che abbia un vero rapporto con te.

Il passaggio finale è controllare anche i riferimenti dei candidati. Contatta ex clienti e assicurati che non ci siano eventi gravemente maltrattati nel suo passato.

Fai la tua selezione

Ora è il momento di restringere la selezione a uno.

Una volta che hai creato il noleggio, il pianificatore di eventi dovrebbe essere in grado di condividere con te un piano dettagliato per l'evento. È il momento di lanciare idee creative e buttare via le idee che non funzionano.

Martellare il budget

Molte persone che organizzano un evento per la prima volta vogliono un evento di champagne con un budget per la birra. Il tuo organizzatore di eventi può sfruttare al meglio il tuo budget ma potrebbe dover portare un po 'la tua visione.

Devi lavorare insieme per trovare un budget realistico. E non dimenticare di scoprire le commissioni che verranno addebitate dal pianificatore di eventi e come saranno incorporate nel budget. Le spese di pianificatore di eventi e il modo in cui vengono addebitati variano ampiamente.

Ti verrà chiesto di fornire depositi, scartoffie e contratti per il pianificatore dell'evento, nonché i luoghi di evento e i servizi che offrono. Come sempre, dovresti avere un avvocato rivedere qualsiasi contratto prima di firmarli.

Seguito

Le cose più brutte che accadono alla pianificazione degli eventi sono il risultato di una mancanza di follow-through. La pianificazione degli eventi richiede il coordinamento efficace della logistica. In altre parole, resta oltre il progetto e non costringere il pianificatore di eventi a prendere decisioni importanti senza il tuo contributo.

Se tutto va come previsto, il processo di pianificazione degli eventi si spenderà senza intoppi e avrai aggiunto un eccellente pianificatore di eventi alla tua rete per le esigenze future.

Se il processo colpisce un ostacolo prima del grande giorno, intervenire e lavorare per correggerlo. I malintesi possono essere elaborati. Problemi inaspettati possono essere risolti.

Ma preparati, se tutto il resto fallisce, a licenziare il tuo pianificatore di eventi e passare a un backup.