5 domande di pianificazione degli eventi per porre potenziali clienti

Non puoi gestire un'attività di pianificazione di eventi di successo senza clienti, quindi devi impressionare ogni potenziale per la tua strada. Ma collaborare con il cliente sbagliato può costarti tempo e denaro, entrambi potrebbero essere utilizzati per ottenere progetti più adatti.

Le dimensioni e la portata di qualsiasi evento possono cambiare rapidamente e devi sentirti a tuo agio con la persona che sta pagando le bollette. Questo è il motivo per cui l'intervista iniziale del cliente è così importante. Se non ottieni le risposte di cui hai bisogno o se le cose sembrano strane, potresti voler portare i tuoi servizi altrove per evitare una catastrofe lungo la strada.

Qual è la data e la posizione previsti per il tuo evento?

Questa è forse la più semplice delle domande, ma è importante per il tuo cliente fornire una risposta diretta. Può essere un brutto segno se hai un sacco di indecisione o conflitto con questo argomento. Ora, ovviamente, alcuni clienti avranno bisogno del tuo aiuto nella scelta di un luogo, ma dovrebbero davvero avere almeno un paio di posti in mente. Puoi dedicare una notevole quantità di tempo per lo shopping e spenderai ancora di più se il cliente non ha idea di cosa vuole.

Quanti ospiti stanno partecipando?

La differenza di costo tra 200 e 500 partecipanti è enorme, quindi se un potenziale cliente ti dà un conteggio di ampio raggio, probabilmente non hanno fatto alcuna ricerca sui costi. In questo caso, vorrai immediatamente procedere con la domanda successiva nell'elenco.

Qual è il tuo budget a persona?

Potresti preferire guidare con un'indagine di bilancio "per persona" perché fornisce una migliore sensazione di quanto pensava che il cliente abbia messo nell'evento. Le risposte con numeri di coperta come $ 5.000 o $ 20.000 sono troppo distanti dall'esperienza degli ospiti. Qualunque numero usa il tuo cliente per rappresentare il proprio budget, dovresti scomporlo in un tasso per persona in modo che entrambi possiate vedere cosa devi davvero lavorare.

Quali sono tre elementi indispensabili per il tuo evento?

Dopo aver saputo di più sul budget, è tempo di capire se è abbastanza grande da soddisfare le aspettative del tuo cliente. I must-have possono presentare un grande blocco stradale in determinate situazioni. Immagina che il tuo cliente desideri che una particolare celebrità si esibisca al loro evento, ma non hanno idea di quanto del costo o se quella persona è persino disponibile. Questi sono i tipi di problemi che devi affrontare all'inizio e non puoi sempre fare affidamento sul cliente per menzionarli.

Quali sono le tre cose che non vuoi al tuo evento?

Sebbene molto simile alla domanda precedente, l'aggiunta della connotazione negativa può aggiungere una visione significativa per il pianificatore. Dì, ad esempio, che il cliente è fermamente contrario al pollo per cena. Una ripercussione di questo sarebbe un aumento dei costi alimentari. Senza pollo come opzione, dovrai considerare carne o pesce, entrambi in genere più costosi. Comprendere come un "elenco no-no" influisce sul quadro generale è un'abilità fondamentale nella valutazione della compatibilità del cliente.

Queste cinque semplici domande di pianificazione degli eventi ti diranno molto sul tuo cliente prima di accettare di lavorare insieme. E anche se i nuovi potenziali clienti sono essenziali per la tua attività di eventi, il tipo sbagliato di cliente consumerà tutte le tue risorse e ti costerà denaro a lungo termine.