Come pianificare un festival del cibo comunitario

Se stai pianificando il tuo primo evento della comunità, è probabile che non mi punterà a qualcosa di simile alla portata del Gargantuan Annual Festival chiamato The Taste of Chicago. Poi di nuovo, quell'evento, uno dei più grandi festival alimentari americani, iniziò nel 1980 come evento di un giorno con 36 venditori alimentari.

Ora attira più di 3.5 milioni in diversi giorni e porta a circa $ 12 milioni di entrate all'anno. L'Ufficio del sindaco per gli eventi speciali e l'Illinois Restaurant Association lavorano insieme per pianificare ed eseguire l'evento.

Se desideri pianificare un festival alimentare della comunità, non importa quanto modesta di scala rispetto a quella di Chicago, non puoi sbagliare dopo il loro piano testato nel tempo.

I compiti principali

Prima di iniziare, aiuta a definire le aree chiave di responsabilità. Le principali aree funzionali del gusto di Chicago, o di qualsiasi festival alimentare della comunità, devono includere quanto segue:

• Operazioni
• Venditori di cibo
• Programmazione
• Sponsorizzazione
• Marketing e pubbliche relazioni
• Contabilità e gestione del contratto

Tutto quanto sopra seguirà lo stesso calendario generale nella pianificazione del festival.

Cronologia del festival

Pianificazione per un festival inizia un anno intero prima che le tende saliscano. Questo è il programma che l'Ufficio del sindaco degli eventi speciali segue per il suo ruolo nel gusto di Chicago di ogni anno:

• 12 mesi: identifica la posizione e le date e crea uno schizzo approssimativo della mappa del festival
• 9 mesi: aggiorna la mappa del festival e identifica i fornitori
• 6 mesi: conferma venditori, sponsor, programmazione e fornitori
• 4 mesi: finalizza l'intrattenimento e il nuovo area funzionale
• 3 mesi: produrre materiali di marketing del festival
• 1 settimana: gestire il caricamento delle operazioni
• 1 giorno: gestire il caricamento del fornitore
• Conclusione dell'evento: gestire il caricamento delle operazioni
• 1 settimana dopo: riuniti di avvolgimento e formulare raccomandazioni

Gestione dei festival

Come agenzia governativa, l'Ufficio del sindaco per eventi speciali è responsabile del gusto di Chicago e di una lunga lista di altri eventi che si svolgono lungo il lungolago di Chicago e nei molti quartieri della città. Le entrate dal gusto pagano per la maggior parte degli altri eventi gestiti dall'ufficio.

Da quando l'agenzia svolge questo lavoro dal 1980, la maggior parte dei team funzionali nell'ufficio del sindaco per gli eventi speciali e l'Illinois Restaurant Association ha molto esperienza nelle loro aree. C'è un direttore generale per l'evento per concentrarsi sul mantenimento del programma in pista.

Oltre ai membri dell'ufficio, il direttore generale lavora con almeno 20 uffici e agenzie della città, tra cui la polizia e i vigili del fuoco, il Dipartimento della Salute, delle strade e dei servizi igienico -sanitari, del Distretto del Parco e dell'Ufficio per le comunicazioni di gestione delle emergenze.

Un'altra importante area funzionale è la contabilità e la gestione dei contratti. Poiché è un'agenzia governativa, deve seguire il processo di approvvigionamento della città e altre linee guida della città.

Operazioni

L'area operativa è responsabile della preparazione del sito, della fase e della produzione, del supporto degli eventi e della sicurezza. È responsabile di assicurarsi che l'evento sia costruito correttamente all'inizio e poi smantellato dopo la fine del festival.

Il lavoro richiede il coordinamento con molte agenzie cittadine all'inizio del processo.

A Chicago, questi processi includono chiusure stradali, costruzione di tenda, carpenteria e lavori elettrici, sicurezza, logistica per camion dei fornitori e molto altro ancora.

Considera ciò che il tuo team operativo si gestirà e cosa dovrebbe essere contratto per il tuo evento. Inizia a fare chiamate per trovare le persone giuste. In cosa dovrà lavorare le agenzie locali il tuo team? Contattali il prima possibile.

Ristoranti e venditori

Per il gusto del 2015 di Chicago, l'evento ha collaborato con oltre 60 venditori alimentari, tra cui almeno 19 nuovi ristoranti che rappresentano molti dei quartieri distintivi di Chicago. Naturalmente, a Chicago, alcuni articoli devono essere nel menu, tra cui pizza, costole, gelati e cheesecake.

Nella tua pianificazione, dovrai pensare al cibo e alle premi che la tua comunità premi.

A Chicago, i spot del festival sono ambiti e i venditori devono essere in grado di gestire il volume e avere uno stato completamente pulito con la città. Devono persino completare un corso di certificazione igienico -sanitaria del festival estivo statale.

Dovrai pensare a quali criteri potresti richiedere per i venditori alimentari partecipanti e quanti vorresti avere.

Nota: il primo anno può essere difficile, ma con il successo di ogni anno scoprirai di avere sempre più partecipanti.

Programmazione

Al gusto di Chicago, il cibo attira la folla, ma molte altre attività mantengono le persone lì anche dopo che si sono riempite. Nel corso degli anni, il team di programmazione ha incorporato tutti i seguenti elementi nel programma complessivo:

• Concerti gratuiti su più fasi
• Dimostrazioni di cucina con i migliori chef e autori di libri di cucina
• Un villaggio di famiglia che include un palcoscenico per bambini
• Una tenda ambientale per l'educazione verde
• Un padiglione sportivo
• Un padiglione dello shopping internazionale
• I Budweiser Clydesdales e i loro compagni dalmati
• Cavalcate di divertimento
• Fuochi d'artificio

Considera quali altri programmi e attività potresti voler includere nel tuo festival del cibo.

Sponsorizzazione

The Taste of Chicago ha creato diverse categorie per le sponsorizzazioni e sono diventate una delle principali fonti di finanziamento e supporto in natura. Gli esperti di marketing e organizzatori di eventi aziendali partecipano a eventi della comunità per rafforzare il loro marchio e ottenere esposizione.

A loro volta, ricevono alcuni vantaggi, come una tenda di ospitalità solo sponsor durante l'evento.

Considera ciò che gli sponsor aziendali locali possono essere interessati a finanziare il tuo evento della comunità e pensa a quali tipi di pacchetti e vantaggi potresti fornire.

Marketing e pubbliche relazioni

Gli esperti di marketing che lavorano sul gusto di Chicago sono in una posizione invidiabile perché l'evento attira automaticamente l'attenzione dei media a Chicago e altrove. L'ufficio di eventi speciali del sindaco non deve spendere troppo nella pubblicità tradizionale per spargere la voce e promuovere l'evento.

Tuttavia, è il compito degli esperti di marketing assicurarsi che tutte le informazioni pertinenti sull'evento siano là fuori ed è accurata. Mantengono il sito Web dell'evento e la presenza sui social media e promuovono i contenuti web sia ai media che al pubblico. Come in ogni caso, le modifiche dell'ultimo minuto sono comuni.

All'inizio, può essere difficile per i festival alimentari della comunità ottenere il tipo di esposizione che si ottengono eventi più ampi e noti. Non esitare a contattare i media locali e far loro sapere dell'evento.

E ricorda, i festival del cibo sono altamente fotogenici! La pubblicità di quest'anno renderà il festival del prossimo anno un successo ancora più grande.