Come aumentare la produttività sul lavoro

Immagina di chiudere ogni giorno di lavoro con un sospiro soddisfatto, sapendo di essere stato così produttivo che hai realizzato tutto nella tua lista. E sapendo anche che eri in cima al tuo gioco creativo che svolge i tuoi compiti svolti sia in modo efficiente che bene. Vedi te stesso fischietti mentre ti allontani dal lavoro?

Puoi essere la star di questo film sulla produttività, piuttosto che la versione alternativa in cui finisci la giornata stanca e accasciata dietro una scrivania impilata con progetti incompiuti. Se non ti piace il modo in cui va la tua solita giornata lavorativa, c'è un modo per cambiarlo.

La maggior parte di noi non è così produttiva come vorremmo per due motivi: abbiamo cattive abitudini che interferiscono con la nostra produttività sul posto di lavoro e siamo reattivi piuttosto che proattivi, inserendo incendi invece di fare progressi verso i nostri obiettivi.

La soluzione è semplice, anche se non sempre facile. Possiamo sostituire le nostre cattive abitudini e i modelli reattivi con buone abitudini che ci renderanno proattivi e prendono cura dei nostri giorni lavorativi. Segui questi suggerimenti su come aumentare la produttività e diventare il tuo io migliore e produttivo al lavoro.

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Fai il tuo sollevamento pesante quando sei al meglio

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Ci sono infiniti consigli là fuori per le persone di non svolgere compiti di fanghi mentali come rispondere alle e-mail o alle faccende di routine al mattino, ma per iniziare invece a fare qualunque attività sia più creativamente impegnativa, che è fantastico se sei una persona mattiniera. Se sei più un nottambulo, come me, ovviamente questo non funzionerà bene per te.

L'esperto di produttività Tony Wong consiglia: "Usa la tua mattinata per concentrarti su te stesso ... inizia la giornata bene ignorando le tue e -mail al mattino e prendendo una buona colazione, leggendo le notizie, meditando o allenandosi. Questo ti assicurerà di avere il carburante necessario per una giornata produttiva."Il punto è che fai le tue attività più esigenti nel tempo di produttività del picco personale, ogni volta che lo è.

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Stop multitasking

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È un assassino di produttività. La ricerca mostra che la produttività può essere ridotta fino al 40% dai blocchi mentali creati quando le persone cambiano attività. Ancora più sorprendente, in uno studio dell'Università di Londra, il QI è sceso di 15 punti per alcuni uomini multitasking.

Hai bisogno di ulteriori prove? Uno studio dell'Università del Sussex nel Regno Unito indica che il multitasking potrebbe effettivamente danneggiare fisicamente il tuo cervello. Lo studio ha scoperto che i partecipanti dipendenti dall'uso di più dispositivi contemporaneamente avevano una densità di massa grigio inferiore in un'area cerebrale chiamata corteccia cingolata anteriore, che è legata al controllo emotivo e al processo decisionale, all'empatia e alla risposta del cervello ai premi.

Quindi smettila di provare a fare tutto in una volta. Invece, aumentare drasticamente la produttività dando la tua piena attenzione a un compito alla volta. Quando gli occhi e le mani iniziano alla deriva verso qualcos'altro, pensa a quanto sia importante mantenere tutte le tue piccole cellule grigie.

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Prepara una lista di cose da fare ogni notte

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Gli elenchi di cose da fare sono inestimabili aiuti alla produttività. Ti fanno organizzare, ti forniscono attenzione e ti premiano con sentimenti di soddisfazione quando sei in grado di controllare le cose che hai realizzato.

Fare (o aggiornare) un elenco di cose da fare ogni notte significa che non perderai tempo all'inizio della giornata lavorativa in cerca del tuo compito. Potresti anche provare a parlare attraverso la tua lista con qualcuno. Leo Wildrich, co-fondatore di Buffer, spiega il potere di questa tecnica in "What Multitasking al nostro cervello":

L'elenco delle cose da fare che ho annotato non è cambiato, ma mi è sembrato di aver già fatto metà del lavoro di tutto nella mia testa. Il giorno successivo, tutto quello che dovevo fare è guardare l'attività e farlo.

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Abbassa la tua lista di cose da fare

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Quanti articoli ci sono nella tua tipica lista di cose da fare? Otto? Ventotto? Comunque molti, ti sentirai bene quando finisci ognuno di loro e li accompagni. Ma non ti unirai mai ai ranghi delle superstar di produttività a meno che tu non ne tragga alcuni prima ancora di preoccuparti di farlo, perché le richieste di produttività più elevate focalizzano.

In "Le vere lezioni di leadership di Steve Jobs", Walter Isaacson, autore di Steve Jobs, racconta come l'insistenza di Jobs che Apple produce solo quattro computer ha salvato l'azienda. Racconta anche il modo in cui i lavori usavano gli elenchi per generare attenzione:

Dopo aver rallentato la compagnia, Jobs ha iniziato a portare ogni anno le sue "migliori" persone in ritirata. L'ultimo giorno, si trovava di fronte a una lavagna ... e chiedeva: "Quali sono le 10 cose che dovremmo fare dopo?'La gente combatterebbe per ottenere i loro suggerimenti nella lista. Jobs li avrebbe scritti e poi si è allontanato da quelli che ha decretato stupido. Dopo molto fantino, il gruppo avrebbe escogitato un elenco di 10. Quindi i lavori tagli la parte inferiore dei sette e annuncono: "Possiamo solo fare tre.'

Focalizzare significa restringere le tue opzioni. Quindi ogni notte quando stai esaminando la tua lista di cose da fare, poni due domande;

1. Quali sono i compiti importanti in questo elenco?
2. Quanti di questi importanti compiti posso realizzare realisticamente o fare progressi significativi su domani?

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Delegare correttamente

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La delega è la produttività come pistola per unghie è guidare le unghie. Una volta che hai iniziato a usarlo, rimarrai stupito da quanto è più veloce e più facile il tuo lavoro. Se lo fai bene, questo è. Per molti manager e uomini d'affari, la delega è come una nuotata per orsi polari; Si tuffano con entusiasmo ma saltano altrettanto velocemente.

Perché? La lamentela più comune è che il lavoro di delega dà ancora di più al direttore o al leader; Ora devono supervisionare il lavoro di qualcun altro soprattutto di fare il proprio. Ma se assegni un compito a qualcuno e poi li supervisiona attentamente mentre lo fanno, stai micromana, non delegando.

Quando deleghi correttamente, hai più tempo da trascorrere per il tuo lavoro. La chiave è assegnare il compito giusto alla persona giusta, una persona che conosci ha le competenze per fare il lavoro e che puoi fidarti per farlo e poi lasciarli ad esso. Ci vuole un po 'di tempo per abituarsi, ma rimarrai sorpreso di quanto tu possa essere produttivo quando lasci andare davvero.

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Eliminare le distrazioni

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Nilofer Merchant, scrittore HBR e fondatore di Rubicon Consulting, condivide alcuni preziosi consigli che il suo capo le ha dato all'inizio della sua carriera:

Nutri le aquile. Ci sono solo alcune cose che contano. Sapere cosa sono. E metti la tua energia in loro. Non sono sempre proprio di fronte a te, quindi devi guardare di più. Fammare morire di fame i tacchini delle cose sono proprio di fronte a te ... beccagliando, facendo rumore e chiedendo attenzione. Perché sono proprio di fronte a te, è facile prestare attenzione a loro più e prima. Ignorali. In realtà faranno bene senza di te."

Abbiamo già esaminato l'importanza del focus. Ma il rovescio della medaglia è che devi identificare e ignorare anche quei tacchini. E per molti di noi, quei tacchini che richiedono attenzione sono i social media ed e -mail.

Per essere produttivi, devi chiudere il loro rumore e scacciarli. Disattiva le notifiche e -mail e telefoniche se hai bisogno di concentrazione completa. Sei un drogato di Facebook o Twitter? Usa i social media come carota. Consenti a te stesso che il numero di minuti di navigazione dopo aver svolto un compito importante. Quindi spegnelo e torna al lavoro.

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Pianificare le telefonate

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Non sarebbe bello avere il tuo segretario personale in modo da poter dire: "Tieni le mie chiamate!"Mentre stavi lavorando su qualcosa? Beh, indovina un po '? Puoi gestire le tue telefonate da solo e il payoff sarà enorme guadagni di produttività.

Innanzitutto, a meno che tu non ti aspetti una chiamata critica, spegni il telefono quando stai per lavorare su un progetto che necessita della tua piena attenzione. Quindi, metti da parte un tempo strutturato per effettuare tutte le tue chiamate in uscita in modo da passare meno tempo a cercare di raggiungere le persone e più tempo in conversazioni produttive.

Se stai lavorando a qualcosa che non ha bisogno della tua piena attenzione, sentiti libero di lasciare il telefono e rispondere alle chiamate; Ti consente di risparmiare dall'avere un lotto di telefonate per tornare ad un certo punto durante la giornata. Ma sappi quando il telefono sarà una distrazione e toglilo di mezzo.

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Rompere i periodi di lavoro con l'esercizio

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Gli studi hanno dimostrato che l'attività fisica migliora la funzione cerebrale. E mentre potresti supporre (giustamente) che quella potenza cerebrale potenziata ti darà una migliore concentrazione, più creatività e apprendimento più veloce, potresti non rendersi conto che l'esercizio fisico aumenta anche le capacità affettive del tuo cervello, il che significa che troverai più facile andare d'accordo con altri.

Se vuoi il massimo per il dollaro, esercizio durante le ore di lavoro. Uno studio della Leeds Metropolitan University ha scoperto che il 65% dei lavoratori che usava la loro palestra aziendale all'ora di pranzo erano più produttivi e avevano migliori interazioni personali con i loro colleghi di quelli che non usavano la palestra a pranzo.

In breve, è tempo di prendere a cuore queste parole da Ron Freidman e entrare in una normale routine di allenamento:

Invece di vedere l'esercizio come qualcosa che facciamo per noi stessi, un'indulgenza personale che ci toglie dal nostro lavoro, abbiamo iniziato a considerare l'attività fisica come parte del lavoro stesso. L'alternativa, che prevede l'elaborazione delle informazioni più lentamente, dimenticando più spesso e essere facilmente frustrati, ci rende meno efficaci nel nostro lavoro e più difficili da andare d'accordo per i nostri colleghi.

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Essere ottimista

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Le persone felici sono più produttive.

In uno studio universitario di Maastricht sull'ottimismo e le prestazioni nei call center, i risultati hanno mostrato che gli ottimisti nel gruppo testato hanno fatto più vendite e hanno ottenuto più bonus. Più specificamente, sono stati solo ottimisti disposizionali a mostrare un maggiore successo. Gli autori dello studio definiscono l'ottimismo disposizionale come generalmente aspettandosi buoni risultati su quelli cattivi nella vita.

Se non sei una persona naturalmente ottimista, questa è la disposizione che vuoi coltivare e la buona notizia è che puoi. Nei suoi studi, il ricercatore e autore della felicità Shawn Achor ha chiesto ai gestori delle tasse di KMPG di svolgere una delle cinque attività al giorno per tre settimane. Ha scoperto che il gruppo sperimentale con punteggi più alti in ottimismo e soddisfazione della vita sia subito dopo la conclusione dell'esperimento e quattro mesi dopo era stato il compito di coinvolgere positivamente con le persone nella loro rete di supporto sociale.

La via più diretta verso la felicità, Achor trovato nella sua ricerca, era fornire supporto sociale agli altri:

I fornitori di sostegno sociale che hanno raccolto Slack per gli altri, hanno invitato i colleghi a pranzo e le attività organizzate in ufficio sono state solo 10 volte più probabilità di essere impegnati al lavoro rispetto a quelli che si sono tenuti a se stessi; avevano il 40% in più di probabilità di ottenere una promozione.

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Dormire a sufficienza

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Il settanta percento degli americani ha ammesso di dormire sul lavoro in un sondaggio condotto da William A. Anthony, PhD, psicologo clinico e direttore del Centro per la riabilitazione psicologica della Boston University. Perché? Perché ne hanno bisogno, dice Anthony. I pendolari del primo mattino, lunghe ore di lavoro e troppe responsabilità a casa significano che un numero crescente di persone non ottengono lo shuteye di cui hanno bisogno.

Sappiamo tutti che la privazione del sonno ha effetti negativi sulle nostre prestazioni. La mancanza di sonno riduce la nostra concentrazione, memoria di lavoro, capacità matematica e ragionamento logico. E poiché la corteccia pre-frontale è particolarmente vulnerabile alla mancanza di sonno, le attività che richiedono ragionamento logico o pensiero complesso saranno i più compromessi. Sorprendentemente, ci vuole solo una notte di privazione del sonno per creare grandi deficit nelle nostre capacità.

Quindi quanto sonno hai bisogno? Sele a nove ore a notte se sei un adulto di età compresa tra 26 e 64 anni, secondo la National Sleep Foundation. Se non stai ottenendo così tanto, fare un pisolino durante il giorno potrebbe essere utile per la tua produttività.

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Un ultimo consiglio

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Ma certamente non meno importante: prenditi cura di te stesso.

Dormire sufficiente e far parte dell'esercizio fisico della tua routine sono solo due delle cose che devi fare ogni giorno per essere al meglio e più produttivo.

Probabilmente conosci il resto:

• Mangia una dieta sana.
• Bevi tanta acqua.
• Sbarazzati delle tue cattive abitudini, sia che fumino o si aggirato in giro per le persone tossiche.
• E sii gentile con te stesso e con le altre persone. Prenditi del tempo per te stesso e fai qualsiasi cosa (sana) che ti ricarica e ti rinfresca.

Più sei sano, più produttivo sarai. E più produttivo sei con il tuo lavoro, più tempo dovrai trascorrere come ti piace.