Come gestire i registri delle spese aziendali

Se hai preso il tempo di fare un elenco di tutte le attività che devi svolgere per gestire la tua attività e poi ordinarli in termini di quanto ti piace? Duecentosettanta? O anche più basso?

Ma mentre la maggior parte di noi considera sicuramente la gestione dei record aziendali come un lavoro di scut e tende a dargli una bassa priorità, una buona gestione dei record non solo rende più facile la nostra vita lavorativa. Ecco cosa puoi fare per semplificare la gestione dei record:

Mantieni separate le spese aziendali e personali

Sembra facile, non è vero? Ma questa è la parte della gestione dei record che fa scattare la maggior parte delle persone. Se prendi un potenziale cliente per un giro di golf, ad esempio, è una spesa personale o una spesa aziendale? (La risposta è personale perché le commissioni verdi non sono una spesa commerciale deducibile). I veicoli che usi sia per motivi personali che commerciali sono un altro problema perenne. Devi sapere cosa si qualifica come legittime spese aziendali e cosa no e assicurati che i tuoi record aziendali lo riflettano in modo accurato.

Ottieni una documentazione sufficiente per tutte le spese aziendali

Molti uomini d'affari commettono l'errore di pensare che le "liste" siano abbastanza buone per scopi di gestione dei record. Ad esempio, hanno un elenco di acquisti sulle proposte di carta di credito e pensano che sia abbastanza buono in termini di rivendicazione di tali acquisti come spese aziendali.

Sfortunatamente, la CRA (Canada Revenue Agency) è più impegnativa. Non accettano dichiarazioni con carta di credito o assegni annullati come documentazione sufficiente per le spese quando una fattura o una ricevuta sarebbe normalmente emessa. L'IRS è più indulgente e in assenza di una ricevuta accetterà generalmente le dichiarazioni della carta di credito e gli assegni annullati come prova delle richieste di spesa.

In termini di record di conservazione, ci sono due punti da tenere a mente:

Ottieni sempre una ricevuta. Prendi l'abitudine di chiedere una ricevuta ogni volta che effettui un acquisto - non importa quanto piccolo. Anche piccole spese si sommano e hai bisogno della documentazione per i tuoi record aziendali.

Etichetta le tue ricevute, se necessario. Ci sono ancora aziende intorno a quelle ricevute che non hanno nulla su di loro tranne la data in cui è stato acquistato l'articolo e quanto costa - il che non è molto utile quando stai fissando una ricevuta cercando di capire cosa il L'articolo in questione era e in quale categoria di spese aziendali si adatta.

Quando ricevi una ricevuta, guardala e scrivi le informazioni pertinenti su di essa, come a cosa serve la ricevuta e la categoria delle spese.

Ottieni un conto bancario separato per la tua attività

Mentre le commissioni per i conti bancari aziendali sono notoriamente alti rispetto ai conti personali, un conto bancario commerciale è assolutamente necessario per una buona gestione dei record aziendali. Un conto bancario aziendale ti aiuta a mantenere separate le tue spese aziendali e personali. Depositerai tutte le entrate aziendali sul conto aziendale e prelezzerai eventuali spese o pagamenti relativi al business solo dal conto aziendale.

Che tipo di conto bancario aziendale dovresti ottenere? Un conto corrente - preferibilmente uno che fornisce dichiarazioni mensili e restituisce i tuoi assegni annullati.

I controlli aziendali aiutano a semplificare la gestione dei record perché puoi utilizzare la linea di memo sul fronte di ogni assegno per documentare lo scopo aziendale della spesa.

Avere e utilizzare una carta di credito separata per le spese aziendali

L'uso delle tue carte di credito personali per scopi aziendali ti farà rapidamente cadere in un Quagmire di gestione dei record. Una carta di credito aziendale semplifica notevolmente la gestione dei registri aziendali aiutando a mantenere separate le spese personali e commerciali (aiuta anche a rendere la tua azienda più professionale).

Mantieni un registro di chilometraggio del tuo viaggio d'affari

Se usi uno dei tuoi veicoli per scopi commerciali, un registro di miglia sarà di grande aiuto nella gestione dei record. Nota il chilometraggio (o chilometro) Lettura sul contachilometri all'inizio dell'anno e quindi inserire il chilometraggio per data ogni volta che si utilizza il veicolo per uno scopo aziendale. Mantenere il tuo registro di chilometraggio nella scatola dei guanti del tuo veicolo renderà questo facile. Se hai più di un veicolo che usi per scopi aziendali, tieni un registro di chilometraggio in ciascuno.

Tieni insieme tutti i tuoi record aziendali per un determinato anno fiscale 

Avere i registri aziendali sparsi dappertutto è un vero e proprio tempo per la contabilità o la preparazione delle tasse e l'organizzazione del sistema di gestione dei record aziendali entro l'anno fiscale renderà molto più facile trovare i registri aziendali di cui hai bisogno quando hai bisogno loro.

Mantieni i record aziendali per il periodo di tempo corretto

Per qualche ragione, sembra esserci molta confusione su quanto tempo devi mantenere i tuoi record aziendali. A fini fiscali, "Se si presenta il rendimento in tempo, conservare i tuoi record per un minimo di sei anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono". Questo periodo di tempo di sei anni inizia dall'ultima volta che hai utilizzato i record aziendali, non dal momento in cui si è verificata la transazione.

Per u.S. dichiarazioni fiscali, "Conserva i registri per treanni dalla data in cui hai presentato la tua restituzione originale o due anni dalla data in cui hai pagato l'imposta, a seconda di quale sia in seguito se si presenta un reclamo per il credito o il rimborso dopo aver presentato il rendimento. Conserva i record per setteanni se si presenta un reclamo per una perdita da titoli senza valore o detrazione del debito."

Il software di contabilità lo rende facile

Con la loro facilità d'uso, l'accessibilità dai dispositivi mobili e i pacchetti software di contabilità delle piccole imprese basati su cloud di oggi possono semplificare notevolmente la gestione dei record. Per circa $ 10 al mese fornitori di software come FreshBooks e Zoho offrono pacchetti di avviamento di base adatti a liberi professionisti e proprietarie individuali, tra cui fatturazione, monitoraggio delle spese e reporting semplice. Pensa ai vantaggi di poter, ad esempio, inviare una fattura direttamente dal tuo smartphone, scattare una foto di una ricevuta di pranzo con un cliente e registrarla come spesa o tenere traccia del tempo fatturabile con un timer incorporato.

Queste otto cose che puoi fare per semplificare la gestione dei record non sono difficili. Come gran parte dell'attività amministrativa relativa alla gestione di un'azienda, richiedono solo stabilire buone abitudini e persistenza. Ma se applichi queste regole ora e seguirai, vedrai un'enorme differenza il prossimo tempo fiscale e la tua contabilità sarà più facile tutto l'anno.