Come gestire le modifiche ai progetti

I project manager trascorrono molto tempo a produrre piani e stabilire obiettivi del team. Sponsor, stakeholder e team trascorrono quindi molto tempo a apportare modifiche all'ambito del lavoro e al processo di lancio. Avere un processo di gestione del cambiamento chiaro e facile in atto e un occhio stabili sul quadro più ampio, anche se alcuni dei dettagli si spostano, fa molto per mantenere il progetto che si muove in avanti e permettendoti di mantenere la calma.

Accetta quel cambiamento che accade

Le modifiche si verificano praticamente in ogni punto del ciclo di vita della gestione del progetto. Riconoscere che i cambiamenti sono inevitabili - in effetti, spesso benefici - parti del processo consentono ai migliori project manager di adottare approcci più agili alla pianificazione e all'esecuzione. Avere strategie in atto per affrontare efficacemente i cambiamenti mentre si verificano è il modo più veloce per tenere d'occhio il premio, anche di fronte a quelli che a volte possono sembrare costantemente cambiamenti nella direzione.

Un processo di gestione del cambiamento definito e strutturato è il tuo playbook di esecuzione; La tua strategia "Bibbia". Definirà, per te, come rispondere al meglio come leader ai suggerimenti - persino richieste - per il cambiamento all'interno del processo di sviluppo. Ti aiuterà a navigare, con grazia e con sicurezza, a volte controverse paesaggi collaborativi verso il raggiungimento degli obiettivi finali di tutte le parti.

Il processo di gestione del cambiamento

Il processo di gestione del cambiamento sembra questo:

• Ricevi richiesta/richiesta di modifica del processo sul progetto
• Valutare la richiesta/domanda di modifica con particolare attenzione al budget del progetto in merito a:
  • Materiali
  • Eventuali requisiti di autorizzazione pertinenti
  • ore lavorative
  • tempo perso/guadagnato
• Prepara e presenti agli azionisti del progetto/Collegamento Le tue raccomandazioni su come procedere rispetto alle richieste
• Ricevere l'approvazione delle decisioni degli azionisti o la declinazione per procedere

Diamo un'occhiata a ciascuno di quei passaggi a turno:

Ricevi richiesta/richiesta di modifica del processo sul progetto

Riceverai una richiesta di modificare il progetto in centinaia di modi diversi: in una riunione, via e -mail, al telefono, nel corridoio mentre ti precipiti fuori dall'ufficio la sera. Idealmente, otterrai le informazioni su un modulo di richiesta di modifica, ma dovresti sapere che nella vita reale molte importanti stakeholder pensano che completare questo tipo di scartoffie sia il lavoro del project manager - e nella tua azienda, potrebbe esserlo.

Il modello di richiesta di modifica del progetto (più su quello in un minuto) dovrebbe catturare accuratamente e succinto tutti i dettagli della richiesta, per quanto informalmente arrivano a te. Una volta che ritieni che tutti i dettagli siano registrati accuratamente, esegui il modulo oltre l'iniziatore per la verifica che tutti i punti sono stati affrontati completamente.

Ricorda che i cambiamenti potrebbero anche riguardare il lavoro. Non dare sempre per scontato che i cambiamenti si riferiscano a lavorare. Il processo è lo stesso indipendentemente dal fatto che tu stia aumentando o diminuendo l'ambito del progetto.

Eseguire la valutazione del cambiamento

Guarda in dettaglio la richiesta di modifica. Valuterai l'impatto su:

• Programma
• Documentazione
• Lavoro svolto fino ad oggi e lavorare ancora da fare
• Budget
• Misure di qualità
• Scopo
• Disponibilità delle risorse

Ad esempio, una modifica del software può essere stimata a cinque giorni. Ciò non aggiungerebbe solo cinque giorni al programma perché spingerebbe un'altra attività e lo spostarebbe in un periodo di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza. Anche quell'attività dovrebbe essere spostata, quindi nel complesso questa modifica aggiungerebbe otto giorni al programma. Costo da $ 5k da fare e gli otto giorni extra ci spingono in un altro mese con il contratto del fornitore, quindi ci sono costi da considerare anche lì. La qualità rimane lo stesso, ma le modifiche alla portata per incorporare il nuovo cambiamento. Tutta la documentazione pertinente dovrebbe essere aggiornata tra cui il piano di progetto e i manuali di formazione, che sono già stati avviati.

Quindi, nel quadro generale, un semplice cambiamento di cinque giorni ha effetti clamoroso. È importante considerare tutti i fattori rilevanti prima di prendere una decisione di attuazione, poiché avere il quadro completo può cambiare il risultato.

Preparare e presentare raccomandazioni

Armato di una comprensione del pieno impatto delle modifiche o delle modifiche richieste, presenta le tue raccomandazioni in merito alla redditività del turno.

In alcuni casi, le modifiche non saranno implementate perché il beneficio percepito sarà inferiore al costo. In altri casi, si può scoprire abbastanza benefici per compensare il costo per svolgere il lavoro aggiuntivo. Altri casi, tuttavia, dimostreranno le modifiche inevitabili e al di fuori del tuo controllo, indipendentemente dall'effetto negativo, derivante da problemi normativi o di conformità o questioni interne come la ristrutturazione organizzativa.

La decisione

Per piccoli cambiamenti che rientrano nel limite di autorizzazione, la decisione se accettare o rifiutare le modifiche spetta a te (con il giusto input della squadra). Qualcosa di più grande dovrebbe essere approvato dallo sponsor del progetto o dal progetto di progetto. Termini per ciò che rientra in quale categoria sono generalmente spiegati chiaramente all'inizio di qualsiasi progetto.

Indipendentemente dal risultato, è importante mantenere tutti coinvolti nel processo. I membri del team di alienazione in qualsiasi momento dello sviluppo possono costare l'integrità dell'intero progetto e anche eventuali collaborazioni future.

Strumenti di gestione delle modifiche

Sono stati sviluppati numerosi strumenti di gestione delle modifiche per rendere questo processo più semplice e più snello. Centrale per ogni casella degli strumenti di gestione delle modifiche dovrebbe essere:

• Una lista di controllo o una mappa di processo che cammina le parti interessate attraverso i passaggi adeguati per aumentare una modifica all'ambito del progetto
• Un modulo di richiesta di modifica del modello (Nota: Se i tuoi progetti funzionano online da un flusso di lavoro automatizzato, è un'ottima idea avere questo modulo incluso nell'elenco dei documenti)

Sviluppare un modulo di richiesta di modifica del progetto

Il modulo di richiesta di modifica del progetto dovrebbe includere:

• Il nome della persona che richiede la modifica (il "richiedente").
• Un identificatore univoco, come un numero di cambiamento (puoi aggiungerlo in seguito in quanto è improbabile che una qualsiasi delle persone che sollevano la richiesta e usando il modulo sappiano cosa inserire qui).
• Una descrizione della modifica proposta, con il maggior numero possibile di dettagli.
• La categoria del cambiamento. Idealmente, i richiedenti dovrebbero essere in grado di scegliere tra una categoria prepopolata per questa sezione, quindi devono solo spuntare la casella. Questo è un buon posto per notare se una richiesta di modifica è relativa al regolamento o alla conformità interna - se lo è (veramente), è possibile bypassare molte delle fasi di pianificazione e valutazione e semplicemente andare avanti con esso.
• Il "perché" del cambiamento. Qual è la giustificazione per l'implementarlo? Perché il richiedente lo vuole?
• Potenziale impatto della modifica proposta a diversi elementi del progetto, inclusi tempo, costo, qualità e portata. Il richiedente potrebbe non avere tutti i dettagli, quindi potrebbe richiedere l'assistenza a compilare questi spazi vuoti attraverso la fase di valutazione delle modifiche. Il minimo che stai cercando a questo punto è per chiarire se può aumentare, diminuire o modificare i parametri del progetto esistenti.

I moduli di richiesta di modifica devono essere completati con lo spazio per i dettagli da compilare man mano che la modifica viene ulteriormente discussa. Un modello dovrebbe includere anche spazio per:

• Cambia decisione: accettare, rifiutare o rimontare
• Nome della persona che sta prendendo la decisione (o il gruppo) più la data in cui è stata presa la decisione e eventuali commenti aggiuntivi.

Cambiamenti e gestione dell'ambito del progetto

La gestione dell'ambito del progetto è il processo che filtra e perfeziona le distinzioni tra ciò che è necessario per eseguire un progetto con successo e ciò che non lo è. Quando vengono ricevute le richieste di modifica del progetto, è necessario considerare in che modo tali modifiche possono influire sul progetto in generale. Il tuo processo di gestione del cambiamento ti aiuta a perfezionare e definire nel contesto, perché un cambiamento è o non è pratico o necessario.

Una guida all'organismo di Conoscenza della gestione del progetto (Guida PMBOK) - Vale la pena menzionare la gestione del cambiamento del progetto di copertura della sesta edizione perché non è così intuitiva come si potrebbe pensare. La "Guida PMBOK"Include eccellenti linee guida di avviamento sotto forma di un processo chiamato "ambito di controllo" nella sezione di gestione dell'ambito del progetto. Tuttavia, il processo di gestione del cambiamento sui progetti deve essere gestito in modo più integrato e questo si riflette nel testo. "Guida PMBOK" Gli utenti dovrebbero anche fare riferimento al processo di controllo delle modifiche integrate in quanto dà chiaramente come tutto si collega nel paesaggio più grande.

Ai fini di diventare un PMP, è importante capire come la "Guida PMBOK" copra la gestione del cambiamento in quanto farà parte dell'esame. Ma tieni presente che il processo di gestione del cambiamento che utilizzerai effettivamente sui progetti deve essere integrato, facile da seguire e pratico.

Guidare la tua squadra attraverso il processo di cambiamento

Il team di progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, quindi aiuta a impegnarsi attivamente quando si gestiscono le modifiche al processo.

Ecco cinque modi in cui puoi aiutare il tuo team a venire rapidamente a patti con il processo di gestione del cambiamento del progetto:

1. Sii aperto sulle modifiche. Fai sapere al tuo team che è previsto un cambiamento sui progetti.

2. Sii aperto sul processo. Il processo di gestione del cambiamento discusso qui non viene naturale per tutti. La maggior parte dei membri del team non saprà cosa ci si aspetta da loro fino a quando non sono stati consigliati. Impostare un briefing per passare attraverso il processo con loro e far sapere a ciascuno qual è il loro ruolo nella sua esecuzione.

3. Rendere più facile. Il cambiamento del progetto è spesso, nella migliore delle ipotesi, caos controllato. I passaggi che intraprendi per navigare correttamente definiscono il tuo coraggio come un project manager. Il tuo team può trovare cambiamenti inquietanti, in particolare quelli grandi o quelli invertiti che si pensa a lungo di essere risolti e gli ostacoli considerati a lungo eliminati. Il programma è sbagliato, il budget può essere diverso, i requisiti sono certamente diversi.

Il tuo team ti cerca di orientamento e stabilizzazione. Rendere il processo il più semplice possibile per loro.

4. Sii lì per aiutare. Un nuovo modo di lavorare richiede tempo per integrarsi con successo. Se hai gestito in precedenza il cambiamento di progetto in modo informale (o per niente), il passaggio a un processo formale potrebbe richiedere un po 'di tempo per diventare "il modo in cui facciamo le cose da queste parti". Fai sapere alla squadra che sei lì per aiutarli se hanno bisogno di farti passare qualcosa.

5. Non aver paura di dire di no. Non tutte le modifiche sono proposte sensibili. Fai sapere al tuo team che se si sentono fortemente riguardo a un cambiamento non è la cosa giusta per il progetto in questo momento che li sosterrai in quella conversazione con il richiedente del cambiamento.

Non riuscire a gestire il cambiamento in modo efficace è il principale tra i modi in cui un progetto può essere completamente deragliato, quindi fai attenzione. Armati delle giuste informazioni e processi, le modifiche al progetto possono essere trattate in modo controllato, intelligente e benefico per tutti i soggetti coinvolti.