Come gestire gli straordinari in modo più efficace

Non solo gli straordinari si classificano come una delle maggiori spese in corso per la maggior parte delle aziende, ma la gestione corretta o errata degli straordinari può significare la differenza tra costose azioni legali, morale basso e vulnerabilità ai cambiamenti negli straordinari.

Durante gli ultimi anni di tenui tempi economici, molti dipendenti sono stati ansiosi di mettersi alla prova come lavoratori duri che non si lamentano di lavorare un po 'di tempo in più, incluso necessariamente alcuni o tutto ciò nelle loro schede.

Molti datori di lavoro hanno tacitamente, o anche esplicitamente, ha approvato questo atteggiamento. Ashley Dinsdale, un acquirente di Macy's che lavora oltre 50 ore settimanali, dice: "I licenziamenti sono avvenuti nell'ufficio del mio precedente datore di lavoro. Ora, entro presto e invio e -mail in modo che sanno."

Pensa in modo proattivo

Sebbene gli straordinari siano spesso pieni di spese e insidie, non deve essere così. Gestire in modo proattivo gli straordinari dei tuoi dipendenti, evitare sorprese e prepararsi per il futuro può ridurre le spese, proteggere la tua azienda dall'azione legale e migliorare il morale in tutta la società.

I seguenti quattro suggerimenti di esperti possono illuminare alcuni dei problemi con gli straordinari e aiutarti a evitare importanti insidie ​​e sorprese quando si tratta di gestire eventuali potenziali problemi.  

1. Traccia il tempo dei dipendenti. Il lavoratore americano medio, secondo il Bureau of Labor Statistics, lavora poco più di quattro ore di straordinario a settimana. Sono 208 ore all'anno. Stima di un salario medio di $ 21 all'ora di tempo e mezzo, il totale totale arriva a $ 6.552 per dipendente, all'anno. Con uno staff di 20 dipendenti, sono $ 131.040 solo nelle spese straordinarie.

Cosa puoi fare per evitare le sorprese quando si tratta di straordinari? Una delle più grandi risorse disponibili è il monitoraggio del tempo mobile che include avvisi per informare dipendenti e manager quando le soglie degli straordinari stanno invadendo. Il monitoraggio del tempo dei dipendenti consente inoltre ai manager e agli imprenditori di vedere e affrontare i modelli a livello aziendale e a livello dei singoli dipendenti quando si tratta di straordinari. È un dipendente che accumula costantemente ore di straordinario ogni settimana?

Gli straordinari derivano da carenze di personale, carichi di progetti pesanti o da un dipendente che ha tempo extra sulle sue mani e desidera la paga extra? Con una visione d'insieme del tempo trascorso e come viene assegnato a diversi progetti, i manager possono prendere decisioni informate su risorse e straordinari.

Non evitare le ore di monitoraggio solo per i dipendenti orari. Sapere esattamente quante ore contribuiscono tutti è fondamentale per fare scelte intelligenti e gestire le potenziali modifiche alla regolamentazione degli straordinari federali.

Il monitoraggio del tempo evita anche l'arrotondamento della scheda attività, che in genere accade abbastanza innocentemente ma di solito cade a favore del dipendente. L'American Payroll Association stima 10 minuti di arrotondamento per turno per dipendente. Assicurati che il sistema che scegli ti aiuti con la conformità DCAA e DOL, per proteggerti con record facili da trovare in caso di audit del governo o controversie di lavoro.

2. Dai un'occhiata dura alla classificazione dei dipendenti. Dovresti essere consapevole del fatto che se il tuo dipendente è stipendiato ma guadagna meno di $ 23.660 all'anno, sei ancora tenuto a pagare gli straordinari e che questa soglia è sull'orlo di crescere bruscamente. Per non parlare del fatto che, classificare un dipendente come esente con uno stipendio inferiore a $ 23.660 all'anno o in una posizione che non si qualifica per lo status esente semplicemente per evitare di dover pagare gli straordinari non è una solida strategia. Una parte significativa delle cause legali del lavoro che sono in aumento dal 2004 derivano da classificazione errata e riparazione per i pagamenti back dovuti negli straordinari per le ore extra lavorate senza retribuzione.

Ai fini della convinzione, non importa per i tribunali se stai intenzionalmente classificando o innocentemente erroneamente i dipendenti; È il tuo lavoro come datore di lavoro assicurarsi che la classificazione sia corretta per i tuoi dipendenti e non manipolata nel tentativo di ridurre i costi. Le sanzioni per la classificazione errata includono fino a due anni di pagamenti arretrati per gli straordinari dovuti, e se sei ritenuto che abbia classificato erroneamente il dipendente intenzionalmente, dovrai un valore di retro per tre anni.

Per garantire che le tue classificazioni siano all'altezza, valutare regolarmente le funzioni e le relazioni dei tuoi dipendenti con l'azienda e consultare un avvocato nelle aree grigie. Potrebbe pungere un po 'pagare la tassa legale, ma è un piccolo pizzico rispetto alle potenziali conseguenze.

3. Comunicare le aspettative. Uno dei modi migliori per gestire gli straordinari è migliorare la comunicazione attorno all'argomento. Rendi le aspettative chiare ai dipendenti, allena esplicitamente manager e dipendenti sulle aspettative e schierano nel germoglio di qualsiasi abitudini di dipendenti di non registrare gli straordinari "fuori dalla bontà dei loro cuori."

Potrebbero esserci molte regole non dette su quando registrare il lavoro per i dipendenti orari che i manager o gli imprenditori realizzano, ma il lavoro senza retribuzione è ancora motivo di azione legale anche se l'approvazione è tacita. E non importa quanto siano bravi i cuori del tuo dipendente, il lavoro senza retribuzione alla fine si mangia in morale e trasparenza all'interno dell'azienda.

È particolarmente importante chiarire le tue aspettative sulla tecnologia. Controllare la posta elettronica e aspettarsi che i dipendenti rispondano nelle ore di offsp di offerta può sembrare abbastanza innocuo, ma i minuti si sommano. Molte aziende si aspettano che i dipendenti siano disponibili durante le ore di spostamento per la comunicazione e-mail, ma è stato confermato in tribunale come lavoro. Potresti essere scioccato nel trovare quante "ore" i tuoi dipendenti stanno effettivamente registrando ore fuori Solo su questo compito.

Katharine c. Giovanni, presidente di Triangle Concierge, dice: "Tutti stanno cercando di spremere 36 ore in una giornata di 24 ore. In conclusione, la tecnologia non ti sta aiutando perché puoi portare con te il tuo ufficio. Quindi, lavoriamo tutto il tempo."Chiarisci le tue aspettative in materia di e -mail e poi assicurati di tenere tutti, manager e dipendenti, secondo gli standard che si stabilisci.

4. Enfatizzare la formazione incrociata. In alcune aziende, le spese straordinarie si sommano rapidamente per alcune persone semplicemente perché nessun altro può fare il proprio lavoro. Non solo gli straordinari si sommano, ma si sviluppano i colli di bottiglia e la larghezza di banda di alcuni dipendenti finisce per il massimo mentre gli altri finiscono per sottoutilizzare.

Enfatizzare il più possibile la formazione incrociata per diffondere l'onere e consentire ai diversi dipendenti di intervenire con i progetti all'aumentare del carico di lavoro o si verificano situazioni di emergenza. L'efficace allenamento incrociato può anche migliorare il morale, consentendo a più membri del personale di contribuire a progetti chiave e alleviare parte dell'onere posto su altri membri del personale.

L'allenamento incrociato può anche permetterti di essere più flessibile con la pianificazione. Troppo spesso le aziende sono costrette a programmare le persone con conoscenze specializzate a spese di straordinari significativi. Sebbene non sia possibile o ideale, a treno incrociato su tutti i compiti o set di competenze, identificare i compiti che possono essere facilmente appresi da diversi dipendenti possono ridurre drasticamente gli straordinari e aumentando la produttività ed efficienza.

Azione legale

I dipendenti preoccupati per il proprio lavoro o le prestazioni potrebbero voler registrare le ore senza addebitare il tempo. Tuttavia, le aziende non dovrebbero vedere questo tipo di comportamento come una buona cosa. Chiudere un occhio o incoraggiare questo tipo di comportamento sul front -end può avere una disastrosa ripercussioni finanziarie in seguito, se quegli stessi dipendenti decidessero di perseguire un'azione legale per la classificazione errata o il tempo che lavorano senza retribuzione. 

Secondo la National Employment Lawyers Association, le controversie sul lavoro e sui salari sono aumentate del 77% dal 2004 e non a caso, il 2004 è stata l'ultima volta che il DOL ha rivisto il Fair Labor Standards Act. Con la discussione in corso sulle modifiche alle normative sugli straordinari, gli imprenditori potrebbero aspettarsi di vedere più ondate di lavoro e controversie salariali.

Solo nel 2014, il Dipartimento del Lavoro ha ordinato alle imprese in tutto il paese di pagare quasi $ 241 milioni in salari arretrati a causa della classificazione errata dei dipendenti come tentativo di evitare la retribuzione degli straordinari, chiedere o incoraggiare i dipendenti a lavorare più di 40 ore settimanali senza retribuzione o incoraggiare I dipendenti sono sensibili a e-mail, messaggi e telefonate fuori orario senza retribuzione. Dai dipendenti EMS di Charleston agli operatori sanitari di Santa Barbara e manager nei negozi di articoli sportivi, nuove cause continuano a apparire quotidianamente.

Su Amy Bailey

Amy supervisiona tutte le finanze, le risorse umane e le operazioni di costruzione presso TSheets. È un'orgogliosa Vandal dell'Idaho che ha trascorso otto anni in contabilità pubblica con Coopers & Lybrand e più di 20 anni con società tecnologiche sia pubbliche che private e ad alta crescita come Systems Extended, Procurità, Microsoft e Silverback. Ha due figli e vive con suo marito e un mastino inglese di nome Scout.