Come organizzare un sistema di archiviazione degli uffici

Un efficace sistema di archiviazione degli uffici è cruciale per qualsiasi azienda che gestisce fatture, ricevute e altri record, su carta o digitalmente. Anche per le aziende che non si occupano di molte scartoffie, rimanere organizzati ed efficienti aiuterà a mantenere le operazioni senza intoppi.

I sistemi di archiviazione degli uffici sono disponibili in tutte le forme, dal semplice cassetto del gabinetto, agli assortimenti complessi di server digitali. Al fine di creare un sistema che funzioni per te, è importante sapere quali file sono più importanti, chi ha bisogno di accesso e come possono essere recuperati in modo semplice ed efficiente. Ecco i fattori chiave.

Perché hai bisogno di un sistema di archiviazione

La presentazione corretta delle ricevute e delle fatture è una delle cose più importanti che una piccola impresa può fare per la sua salute finanziaria. Un sistema di deposito inesistente o disordinato può aggiungere giorni di sforzo extra a tempo fiscale e non si desidera perdere le detrazioni fiscali a causa delle ricevute mancanti. Se sei mai soggetto a un audit e non è in grado di produrre i documenti richiesti in tempo, i tuoi reclami possono essere respinti e la tua dichiarazione dei redditi è stata rivalutata.

A seconda del tuo settore, potrebbe essere necessario mantenere i registri conformi alle normative statali o federali, a volte per anni. Gli uffici legali sono tenuti a mantenere i file dei casi per tre anni. I commercialisti e le imprese di preparazione fiscale devono tenere registrati dichiarazioni fiscali per sette anni. Le compagnie di costruzioni, gli uffici medici, le scuole e altri hanno tutti pesanti responsabilità di conservazione dei registri.

La maggior parte delle persone non sta pensando al lavoro che risparmieranno quando investe in sistemi di archiviazione, ma con alcuni account, il tempo totale delle aziende spende a cercare file fuori posto ammontano a sei settimane all'anno.

Se la tua attività è abbastanza semplice, la tua tenuta dei record potrebbe essere limitata al libro paga e alla contabilità, ma devi comunque essere in grado di operare alla scrivania rapidamente e facilmente.

5 passaggi per organizzare un sistema di archiviazione

Per ottenere te stesso e la tua attività sulla strada giusta, segui cinque passaggi per assicurarti che i documenti siano facilmente accessibili e facilmente identificabili.

Valuta le abitudini personali e di ufficio

Pensa a quali dipendenti hanno bisogno di accedere ai file, dove lavorano e cosa ha senso in base alle loro stazioni di lavoro. Se stai creando un sistema per te stesso, pensa all'ergonomia, al flusso della tua giornata lavorativa, al modo in cui ti muovi nel tuo spazio ufficio, cosa puoi raggiungere dalla tua scrivania e quali informazioni hai bisogno di accesso regolare rispetto a informazioni che possono essere archiviate a lungo termine. Se stai creando un sistema per qualcun altro, prendi il proprio input, ciò che funziona per una persona non funzionerà sempre per un'altra.

Decidi un sistema di archiviazione

Ciò che la tua azienda fa determinerà se scegli di archiviare numericamente, in ordine alfabetico o in qualche altro modo. Ad esempio, cerchi informazioni sui clienti per nome o numero di conto? Presentate i documenti per categoria, come spese, finanziari, marketing, ecc.?

Lo spazio non è una delle principali preoccupazioni per i sistemi digitali, ma per i sistemi cartacei, è importante consentire la crescita quando si guardano gli archivi; Si consiglia di acquistare qualcosa per ospitare il doppio del numero di file che hai ora. Le categorie di soggetti ampie ti permetteranno di aggiungere facilmente nuovi file man mano che cresci e elimineranno la necessità di aggiornare o riorganizzare regolarmente il sistema di archiviazione. Mantenerlo semplice renderà anche più semplice integrare i file cartacei e digitali come parte del sistema di gestione dei documenti complessivi.

Calcola le esigenze di archiviazione

Se hai un gran numero di file che accedi quotidianamente, dovrebbero essere a portata di mano. Quelli accessibili meno frequentemente non devono essere nel tuo spazio di lavoro, ma potrebbe essere necessario essere vicini. Potrebbe esserci una combinazione. Alcuni file potrebbero essere necessari quotidianamente mentre altri possono essere archiviati in archiviazione a lungo termine più lontano.

Non trascurare l'importanza dell'accessibilità per i dipendenti o i futuri dipendenti che potrebbero avere esigenze di mobilità speciali. Gli armadi molto alti, ad esempio, possono essere difficili da accedere a alcuni dipendenti in modo sicuro ed efficace.

Investi in un buon sistema di etichettatura

Essere in grado di leggere le etichette dei file sembra ovvio, ma la chiarezza nell'etichettatura risparmierà tempo. La maggior parte delle aziende che creano etichette forniscono modelli che si integrano con il software di elaborazione testi comune. Potresti considerare uno dei piccoli sistemi di etichetta che può anche stampare singole etichette postali. Gli articoli che eseguono il doppio dovere sono di solito un investimento saggio.

Acquista cartelle di file

Le cartelle intuitive e durevoli sono un investimento intelligente. Le cartelle appese colorate sono facilmente disponibili e facilmente riconoscibili. Ad esempio, se si inseriscono tutti i file dei tuoi clienti in cartelle sospese gialle, informazioni finanziarie nelle cartelle blu e commercializza nelle cartelle rosse, risparmierai tempo durante la ricerca o il deposito con indizi visivi facilmente identificabili.

Andando senza carta

Molte aziende si sono già spostate nell'ufficio senza carta o vicino ad esso. Con i sistemi di archiviazione basati su cloud online e le transazioni digitali che sostituiscono la liquidità, la carta non può essere la nuova normalità.

Anche le agenzie governative si stanno a bordo. L'IRS ora accetta immagini digitali o copie cartacee di articoli scansionati tra cui:

• Incassi
• estratti conto
• Controlli annullati
• Buste paga
• Dichiarazioni con carta di credito

I record digitali devono essere chiari e leggibili. In caso contrario, l'IRS può chiedere di vedere i documenti cartacei originali durante una revisione o una richiesta di routine di documentazione.

Se stai ancora operando alla vecchia maniera, ma interessato a diventare verde, puoi passare a carta senza carta nel tempo. Esistono molte applicazioni di servizi e software che scansionano le vecchie ricevute di spesa e le memorizzano con le altre informazioni di contabilità digitale.

Domande frequenti (FAQ)

Come si imposta un sistema di archiviazione elettronica?

I sistemi di archiviazione elettronica possono essere semplici come i file in reti condivise, come una guida di Google o su software sofisticati o server. Le stesse migliori pratiche che si applicano per i sistemi cartacei si applicano ai sistemi elettronici: stabilire convenzioni di denominazione, un ordine di deposito (alfabetico, cronologico, ecc.) e una struttura ben organizzata.

Quale sistema di deposito usi per proteggere la riservatezza?

Per i sistemi di archiviazione della carta, i documenti dovrebbero essere sotto blocco e chiave, con i controlli del personale. Poiché i file digitali hanno una maggiore flessibilità nella condivisione, nella copia e nella modifica, dovrai stabilire livelli di autorizzazioni adeguati e accedere. A seconda della posta in gioco, la tua azienda potrebbe aver bisogno di server privati ​​rispetto ai sistemi basati su cloud.