Come mettere in attesa una chiamata

Quando un chiamante è in attesa, 60 secondi possono sembrare un'eternità. Per aiutare a mitigare questa percezione, molte aziende programmano il telefono per suonare musica classica calmante o un po 'di jazz jaunty per rendere l'attesa interminabile meno noiosa.

A parte questo, mettere in attesa qualcuno in modo professionale può aiutare a mitigare qualsiasi frustrazione e dipende dall'esercizio di cortesia comune. Pensa a come vorresti essere trattato se fossi dall'altra parte della linea.

L'etichetta corretta per mettere in attesa un cliente

• Spiega il motivo per cui devi mettere in attesa il chiamante.
• Chiedi il numero di telefono della persona, nel caso in cui la conversazione sia interrotta.
• Prometti di tornare in un minuto o la tua migliore stima di quanto durerà la stiva. Se pensi che il ritardo sarà più lungo di un paio di minuti, chiedi un numero e un tempo in cui puoi richiamare.
• Se, nonostante i tuoi migliori sforzi, il ritardo sta impiegando più tempo del previsto, il check-in con il chiamante, in modo che non si senta abbandonato. Ancora una volta, offrili di richiamarli, piuttosto che tenerli in possesso.
• Quando torni al telefono, scusa per l'inconveniente e ringrazia il chiamante per la loro pazienza.
• Usa frequentemente il nome del chiamante per aggiungere un senso di connessione.

Cose da evitare quando si mette in attesa un cliente

• Non interrompere un chiamante a metà frase per metterla in attesa. Aspetta una pausa nella conversazione.
• Non mettere mai qualcuno in attesa senza annunciare che lo farai. Chiedile se puoi metterla in attesa, piuttosto che dirglielo semplicemente.
• Non mettere in attesa una persona più volte in una chiamata.
• Non lasciare la tenuta del chiamante per più di due minuti senza fare il check -in.
• Non farla mai richiamarla; Dovresti sempre offrirti di restituire la chiamata.
• Non essere mai scortese, non importa quanto possa ottenere un chiamante.

Esempio di modi per mettere in attesa un chiamante

Non devi seguire la parola di dialogo per la parola, ma questi scenari di esempio danno un'idea del modo professionale di mettere in attesa qualcuno:

• "Sig. Smith, puoi per favore trattenere mentre recupero il tuo file?"[pausa per una risposta]" Grazie. Tornerò tra un minuto."[Ritorna alla chiamata]" Grazie per aver aspettato, signor. fabbro. Ora posso aiutarti."
• "SM. Jones, controllerò per vedere se Mr. Johnson è disponibile a prendere la tua chiamata. Puoi per favore trattenere per un minuto?"[pausa per una risposta]" Grazie. torno subito."[Torna alla chiamata]" Mi dispiace per l'inconveniente, MS. Jones. Sig. Johnson non è disponibile in questo momento. Che io possa richiamarti?"

Migliorare il sistema

Quando si tratta di ciò che gli ascoltatori sentono durante il periodo di attesa, non devi essere limitato dal sistema telefonico o dalle opzioni del corriere. In questi giorni, ci sono più servizi a trattenere che ti consentono di scaricare e installare musica o messaggi. 

Come un'opzione ancora più professionale e sofisticata, la tua azienda potrebbe assumere un'azienda per sviluppare una programmazione a trattenuta unica e personalizzata per i tuoi telefoni. Può includere qualsiasi cosa, dalle parole pronunciate ai frammenti di canzone. L'azienda che sviluppa il tuo suono proprietario o il messaggio di aggiornamento periodicamente o addirittura lo cambia anche.