Come riorganizzare il tuo dipartimento o azienda

La "riorganizzazione" è uno di quei soggetti aziendali che di solito evoca una risposta cinica e può riempire le pagine dei cartoni Dilbert. Questa reazione scettica è, purtroppo, spesso meritata perché la riorganizzazione è spesso il risultato di un processo di progettazione organizzativa che è iniziato e si è conclusa con un grafico organizzativo, non una leadership ponderata.

Ragioni i manager ristrutturano

Ci sono molte ragioni per cui i leader del dipartimento o dell'azienda decidono di ristrutturare. Alcuni dei più comuni includono:

• Una persona chiave è rimasta: Lascia un vuoto e crea un'opportunità per mettere in discussione la struttura esistente. Contrariamente a ciò che ti dicono i libri di testo di gestione, i grafici organizzativi sono generalmente costruiti su individui, non "posizioni."Spesso, quando un individuo chiave parte, la posizione dovrebbe rimanere.
• Ci sono problemi: Questi includono inefficienza, disallineamenti di talenti, ruoli sovrapposti, squilibri di carico di lavoro e altri problemi operativi. Il lavoro non viene fatto o non viene fatto bene.
• È necessario cogliere una nuova opportunità: UNEsempio sarebbe un nuovo mercato, prodotto o servizio e la tua struttura attuale non era progettata per supportare i tuoi nuovi obiettivi aziendali.

Mentre queste sono tutte buone ragioni, la riorganizzazione dovrebbe essere considerata una sola opzione possibile. Ci sono spesso modi meno dirompenti per raggiungere gli stessi obiettivi. Se scopri che la ristrutturazione è necessaria, tuttavia, è importante gestire attentamente il processo.

Chi dovrebbe essere coinvolto nella riorganizzazione?

Se è coinvolto solo il leader del dipartimento, c'è un'opportunità mancata per input critici e buy-in. D'altra parte, se l'intera azienda è inclusa, la trasformazione può essere troppo lenta e gli interessi egoistici possono intralciarsi. È meglio trovare una via di mezzo includendo un leader e una piccola squadra di consulenti di fiducia. Questi sono di solito le persone che hanno abbastanza fiducia nella loro posizione con la nuova compagnia per mettere da parte il proprio interesse personale.

Il processo di cambiamento organizzativo

Mentre non c'è scienza perfetta su come si svolge la riorganizzazione, ecco alcuni suggerimenti:

• Inizia con una strategia:È fondamentale sapere dove sta andando l'organizzazione o il team. Ad esempio, ciò che è importante, cosa no e quali sono gli obiettivi specifici? Mentre sembra ovvio, è un passo spesso trascurato. Se fai fatica con la strategia, allora impara a crearne uno prima di ristrutturare il grafico organizzativo. Ricorda, la struttura segue sempre la strategia.
• Sviluppa i tuoi criteri:Elenca i problemi che stai cercando di risolvere e le opportunità che stai cercando. Successivamente, valuta ciascuno alto, medio o basso in base alla priorità. Diventa i criteri che utilizzerai per valutare le alternative di progettazione strutturale e per misurare il tuo successo.
• Sviluppare e valutare le alternative di progettazione:Molte squadre si innamorano di un'idea e poi trascorrono tutto il loro tempo a cercare di giustificare l'idea o perfezionarla. Invece, escogita tre o quattro idee e classifica quelle contro i tuoi criteri. Ricorda, nessuna opzione è mai perfetta. Ci sono sempre compromessi e rischi. Basta selezionare quello migliore e trovare un piano d'azione per mitigare i rischi.
• Prova il design finale con scenari:Trascorri del tempo testare il progetto discutendo di come funzionerebbero vari processi aziendali all'interno della nuova struttura. Queste discussioni "what if" aiutano a perfezionare la struttura e chiarire i ruoli.

Il valore della comunicazione e del coinvolgimento del team

Come nel caso di qualsiasi cambiamento organizzativo, una buona comunicazione è fondamentale. E una buona comunicazione non sta solo facendo un annuncio a senso unico sul cambiamento.

Le parti interessate, compresi i dipendenti, hanno maggiori probabilità di salire a bordo se non solo condividi il "cosa" e il "perché", ma spieghi le alternative che non hai scelto e perché. Fai sapere agli stakeholder che ti rendi conto che non c'è una scelta perfetta e riconosci i potenziali svantaggi del tuo piano. Questo tipo di candore, dialoghi aperti e autenticità fa meglio che cercare di "vendere" le tue idee per il cambiamento come soluzione perfetta.

Non aspettarti che le persone lo capiscano o lo acquistino subito; È probabile che all'inizio non l'hai fatto. Se tratti persone come adulti intelligenti, il rispetto che mostri verrà restituito, insieme al supporto delle parti interessate.

Una volta che hai comunicato con le persone necessarie, non essere timido nel chiedere il loro aiuto. È la natura umana che le persone supportano ciò che hanno contribuito a creare e, sebbene il tuo team potrebbe non aver avuto l'opportunità di creare la nuova struttura organizzativa, possono svolgere un ruolo enorme nell'implementazione del cambiamento. È un'altra opportunità per te di ottenere un contributo prezioso per modificare la nuova struttura.

La ristrutturazione è sempre dirompente e piena di sfide e rischi. Non dovrebbe mai essere preso alla leggera e eventuali cambiamenti dovrebbero sempre avere una durata di almeno cinque anni. Se segui queste linee guida, avrai maggiori possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi e ridurre al minimo l'interruzione e l'ansia.