Come risolvere i conflitti sui progetti

Il conflitto sui progetti è totalmente normale. Dovresti aspettarti che le persone non siano d'accordo. Siamo tutti diversi ed sono le differenze che rendono i nostri team altamente performanti.

Le discussioni che si verificano quando le persone non sono d'accordo possono comportare alcune soluzioni incredibilmente creative e stimolanti ai problemi. Le controversie aiutano le persone a districare i veri problemi e scavare fino alla radice di ciò che sta accadendo mentre cercano di inquadrare i propri argomenti personali.

In altre parole, non iniziamo pensando che dovremmo evitare dal conflitto. Può essere molto vantaggioso in determinate circostanze, ma deve essere gestito attivamente. Le controversie possono distruggere le squadre quando vengono lasciate a mettere a dura prova. Questi suggerimenti spiegano la gestione dei conflitti e come puoi aiutare attivamente le parti che differiscono per raggiungere una posizione di comprensione reciproca, anche se riconosci che non saranno mai veramente d'accordo.

Cos'è la gestione dei conflitti?

Cominciamo con alcune definizioni. Gestire il conflitto sul posto di lavoro è qualcosa che facciamo tutti, sia che ne siamo consapevolmente. Il conflitto avviene quando due o più individui (o gruppi) hanno obiettivi, atteggiamenti o opinioni diversi sulla stessa cosa.

"Gestione dei conflitti" è il termine che diamo a come ci occupiamo. È quello che facciamo per identificare il problema, scoprire le differenze e capire come possiamo affrontare ciò che sta succedendo.

Molti conflitti possono essere risolti con la discussione, in particolare se vengono presi in considerazione i bisogni e gli obiettivi del progetto o dell'azienda, ma a volte sono coinvolti altri fattori.

Perché abbiamo bisogno di una gestione dei conflitti?

In molti ambienti di lavoro oggi e su molti team di progetto, la configurazione è quella di una struttura a matrice. Ciò significa che le persone del team non funzionano direttamente per te. Questa può essere la situazione perfetta in molti modi: gestisci i loro compiti ma non devi affrontare tutte le altre cose di risorse umane come stipendi, benefici, tempo di vacanza e così via. Questo ti dà più tempo per concentrarti sul spostare il tuo progetto al suo obiettivo finale.

Detto questo, le strutture a matrice sono piene di conflitti di lealtà, tempo, priorità o squadra. Sapere come sborsare tutto ciò è un'abilità utile.

La gestione del progetto è un lavoro che provoca conflitti:

• Andiamo a cercare ciò che non è stato fatto, inseguendo le persone e raccogliendo i loro errori.
• Dirigiamo il lavoro delle persone che riferiscono agli altri.
• Inseguiamo le risposte e le decisioni, e questo comporta spesso problemi crescenti che potrebbero far sembrare gli altri cattivi allo sponsor del tuo progetto.

La linea di fondo è che se non sai come risolvere i conflitti sul lavoro, la tua squadra soffrirà di più conflitti di quanto sia sano. I dibattiti non saranno moderati. Le fazioni sorgono. I conflitti impediscono alle attività di essere completate quando gli argomenti non vengono risolti. Affrontare le parti interessate diventa il tuo lavoro quotidiano. Se non risolvi i problemi, alla fine influisce sulla tua capacità di consegnare i tuoi obiettivi. Nel peggiore dei casi, può significare che le tue migliori persone si dimettono e che il tuo team implicherà totalmente.

Molti conflitti richiedono solo che ti sieda e faciliti una conversazione tra persone con opinioni diverse. Altre volte, potresti dover riconoscere quando il conflitto avrà un impatto notevole sul progetto e agirà di conseguenza, forse sollevando il problema con il tuo progetto di progetto.

Risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro

Lo strumento di conflitto di Thomas-Kilmann (TKI) è un modo per elaborare il tuo stile preferito per la gestione del conflitto in qualsiasi situazione, non solo al lavoro. Viene spesso utilizzato nelle impostazioni del posto di lavoro. Come strumento, è davvero utile per capire quali opzioni sono disponibili quando hai un problema che deve essere affrontato.

Il TKI è un questionario che chiede come reagisci naturalmente quando ti trovi di fronte a una situazione in cui le opinioni o le preoccupazioni di due persone non si allineano. Ti aiuta a descrivere la tua reazione e risposta quando ti imbatti a qualcuno che non condivide le tue prospettive.

Assertività e cooperazione

Il TKI esamina due diversi aspetti del tuo approccio alla gestione dei conflitti:

• Assertività: fino a che punto prendi le tue preoccupazioni a spese degli altri?
• Cooperatività: fino a che punto vai per soddisfare le preoccupazioni dell'altra persona?

Queste sono due importanti aree di considerazione. Devi capire quanto sei pronto ad andare per proteggere e vincere la propria posizione e quanto è importante per te aiutare l'altra persona a raggiungere ciò che vuole. Chiedi al tuo team di risorse umane se hanno accesso alla valutazione Thomas-Kilmann in modo da poterla prendere. Scopri il tuo stile personale.

Dopo aver identificato il tuo stile, puoi pensare alla parte successiva del TKI: le cinque diverse modalità per rispondere al conflitto:

• Competere
• Accomodante
• Evitare
• Collaborare
• Compromettente

La modalità di conflitto in competizione

La modalità concorrente è talvolta chiamata anche "forzatura."È uno stile molto assertivo che è anche poco collaborativo. È esattamente quello che ti aspetteresti: imponi la tua opinione sull'altra persona. Lui ha perso."

Competere è davvero solo qualcosa che puoi fare quando hai una sorta di potere legittimo nella situazione: 

• Sei in un ruolo di gestione e sei più anziano dell'altra persona.
• Controlli qualcosa nella situazione, come il budget o la risorsa.
• Hai una conoscenza esperta della situazione che l'altra persona non condivide. 

Prendi in considerazione i problemi di salute e sicurezza in cui devi forzare l'uso di attrezzature di sicurezza anche se qualcuno nella squadra non vuole rispettare. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità implicherebbero: 

• Dire a qualcun altro cosa fare.
• Emettendo un mandato o una direttiva.

Invece di "risolvere" il conflitto, l'hai schiacciato e ha permesso al progetto di andare avanti. Hai una decisione, ma probabilmente hai perso alcuni amici facendolo. Usalo con cautela o quando la situazione lo richiede davvero per motivi legali o di sicurezza. Non scendere mai nel bullismo al lavoro.

La modalità di conflitto accomodante

Accomodante è l'opposto della competizione. È non assertivo e collaborativo in quanto i tuoi interessi sono trascurati e si attene alla volontà dell'altra persona.

Non dovresti sempre vedere questo come "perdere" o essere auto-palegato. A volte gli argomenti non valgono il tuo tempo o interesse. Attenzione se lo usi troppo spesso, tuttavia, perché potresti vederti come "troppo morbido" se capitole troppo frequentemente.

La modalità di conflitto evitando

Qui è dove non ti impegni in conflitto. Non è assertivo perché non stai prendendo parte alla discussione ed è poco collaborativo perché non stai aiutando l'altra persona. In effetti, non stai facendo nulla. Questo potrebbe sembrare terribile, ma può effettivamente essere efficace se usato con moderazione e nelle giuste circostanze.

In realtà non hai gestito il problema, solo la manifestazione iniziale del conflitto. Devi ancora trovare il tempo per affrontare i problemi. C'è il rischio che il problema diventi sempre più grande se aspetti troppo a lungo. 

Immagina che due colleghi stiano discutendo ad alta voce e sta disturbando il lavoro di altre persone in ufficio. Intervenuti e dici loro che li aiuterai a venire a una risoluzione quando si sono entrambi calmati. Offri a uno di loro la possibilità di rinfrescarti nel tuo ufficio fino a quel momento. 

Tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità:

• Rimandare la discussione fino a un momento o una situazione migliore.
• Allontanarsi da una situazione minacciosa.

La modalità di conflitto collaborante

Collaborare è un modo assertivo di risolvere i problemi ed è altamente collaborativo. Non eviti il ​​conflitto: ti immergi dritto, lavorando insieme per sborsare i problemi e per arrivare a un punto in cui sono soddisfatte entrambe le tue esigenze. Avvicinarsi alla situazione in un modo davvero pragmatico può aiutare a costruire la fiducia con la tua squadra.

Diciamo che il marketing vuole che il prodotto venga lanciato a marzo. Vuole che un nuovo antipasto si unisca al team prima di iniziare a lavorare sul lancio del prodotto. Esaminano insieme il grafico Gantt e usano le tecniche di pianificazione per garantire che il nuovo antipasto possa far parte del team e ottenere comunque il prodotto in tempo lanciato in tempo. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità includono discussione e mediazione. 

La modalità di conflitto compromettente

Compromettere è moderatamente assertivo e moderatamente cooperativo. È una posizione a metà strada che è comunemente usata e, naturalmente, hai compromesso in situazioni in passato. Non ottieni esattamente quello che vuoi, e nemmeno l'altra persona. Invece, arrivi a una soluzione amichevole su cui puoi essere entrambi d'accordo.

La squadra dice che lo sprint agile dovrebbe durare due settimane. Vuoi che sia di quattro settimane. Scendi a compromessi e accetti che gli sprint saranno di tre settimane. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità includono:

• Discussione
• Negoziazione 
• Scambiando concessioni: entrambi rinunciate a qualcosa

Qual è il tuo stile di risoluzione dei conflitti?

La cosa grandiosa di capire dove ti siedi sul TKI è che capisci la tua preferenza per la risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro - e anche in altri luoghi. Questo ti dà un vantaggio per identificare quello che potrebbe essere l'approccio migliore da usare per la particolare situazione in cui ti trovi. Hai una preferenza personale, ma non sei bloccato a rispondere allo stesso modo in tutte le situazioni. Allontanarsi potrebbe essere il modo di agire più appropriato in alcuni casi, quindi sceglierai di evitarlo. In altri, un compromesso potrebbe essere il modo più veloce per un percorso accettabile attorno all'impasse. Potresti scegliere di utilizzare altre tecniche altre volte. 

La cosa più importante da ricordare è che il conflitto sul posto di lavoro sta per accadere, quindi avere alcune tecniche su cui attingere ti dà opzioni quando ti trovi di fronte a una situazione difficile. Conoscere le tue opzioni ti dà fiducia e questo può aiutarti a risolvere le controversie in modo che tutti possano tornare al lavoro.