Come rispondere a una richiesta di controllo di riferimento

Rispondere a una richiesta di controllo di riferimento è un business complicato. La paura della rappresaglia e delle cause impedisce a molti datori di lavoro di rispondere affatto. Questi consigli ti aiuteranno a rispondere ragionevolmente alle richieste di controllo di riferimento proteggendo gli interessi legittimi della tua azienda e dei tuoi attuali dipendenti. Guarda cosa fare.

Segui la politica di controllo di riferimento consolidato della tua azienda

Innanzitutto, molte aziende richiedono che i manager inviino richieste di riferimento scritte alle risorse umane. Se il riferimento del gestore è positivo, tuttavia, puoi accettare che il gestore fornisca un riferimento verbale direttamente a un datore di lavoro.

Tutto ciò che viene inviato in un formato scritto dovrebbe provenire dalle risorse umane o il personale delle risorse umane dovrebbe rivedere la risposta per la coerenza e proteggere l'interesse migliore dell'azienda. Un formato di controllo di riferimento comune ti chiede di fornire queste informazioni sull'ex dipendente.

• Titolo professionale e occasionalmente, responsabilità lavorative,
• Stipendio finale,
• Date di impiego,
• Fornisce una lista di controllo che chiede all'ex datore di lavoro di classificare tali caratteristiche come "lavoro di squadra" e "affidabilità" e
• Chiede se l'ex dipendente è idoneo per il rehire dalla tua organizzazione.

Queste scartoffie sono meglio lasciate alle risorse umane-almeno, chiedi al personale delle risorse umane di rivedere qualsiasi risposta scritta che potresti pensare di inviare. Non rispondere alle domande che ti chiedono di valutare numericamente un ex dipendente in qualsiasi aspetto del loro lavoro o caratteristiche di lavoro.

Le valutazioni numeriche non sono comparabili in base a qualsiasi significato condiviso della definizione del termine, né il significato dei numeri su una scala numerica definita su queste forme. Pertanto, nella migliore delle ipotesi, è una comunicazione imperfetta. Nel peggiore dei casi, potrebbe danneggiare le prospettive di lavoro del tuo ex dipendente.

Assicurarsi che il dipendente abbia un'autorizzazione firmata

In secondo luogo, controlla per garantire che la firma dell'ex dipendente, che autorizza il controllo di riferimento sia sui documenti inviati dalla società richiedente. Senza la firma dell'ex dipendente che concede l'autorizzazione, non è necessario fornire alcuna informazione sul dipendente.

Occasionalmente, un dipendente in uscita lascerà un modulo di autorizzazione di riferimento firmato nel loro file di lavoro. Ciò si verificherà solo se il dipendente non ha trovato un nuovo lavoro-lavoro per la maggior parte dei dipendenti che lasciano il loro lavoro attuale.

Rispondere a una richiesta di controllo di riferimento con un riferimento positivo

Se il gestore può, con poche prenotazioni, raccomandare l'ex dipendente, in consultazione con il personale delle risorse umane, il manager può restituire la chiamata al datore di lavoro inquietante. Quando risponde a una telefonata, il gestore dovrebbe assicurarsi che la firma del dipendente che autorizza il controllo di riferimento sia in archivio con le risorse umane prima di restituire la telefonata.

Quando un ex dipendente era un buon dipendente e ha lasciato la tua azienda in buoni rapporti (forse un coniuge si è trasferito e la distanza non era commutabile), si desidera dare assistenza all'ex dipendente per trovare una nuova posizione.

O forse sei stato usato come riferimento da un dipendente che te lo ha riferito contemporaneamente, anche se non di recente. Se hai commenti positivi da fare sul dipendente, puoi rispondere al potenziale datore di lavoro con i commenti positivi che puoi contribuire.

Domande di controllo di riferimento che non vuoi toccare

Rispondi solo alle domande a cui ti senti a tuo agio nel rispondere se ricevi una telefonata o un documento di richiesta di riferimento. Un manager dovrebbe parlare solo alle aree delle capacità e all'esperienza del dipendente su cui ha una conoscenza diretta. Ci sono diverse domande che un manager non dovrebbe rispondere:

Esempio Domanda:

Prevedi se il tuo ex dipendente avrà successo nella posizione per la quale vengono considerati. (Ho una sfera di cristallo, chiunque?) Non puoi rispondere a questa domanda. Anche se la posizione sembra simile, non puoi prevedere i colleghi, la cultura del datore di lavoro, il loro rapporto con i clienti o la miriade di fattori che aiutano un dipendente a riuscire o non.

Buona risposta:

Quando il dipendente ha lavorato per me, nella loro posizione con la mia compagnia, è stato un forte contributo il cui lavoro è stato apprezzato.

Esempio Domanda:

Quali erano le debolezze del dipendente?

Buona risposta:

Lui o lei non avevano punti deboli che vale la pena menzionare che hanno influenzato la loro capacità di svolgere il lavoro in modo disponibile quando ha lavorato per me.

Esempio Domanda:

Perché il dipendente ha lasciato la posizione in cui ti ha riferito?

Buone risposte:

• Lui o lei ha cercato una maggiore responsabilità e completare la loro conoscenza della nostra azienda e dei nostri prodotti, o
• Lui o lei ha lasciato la nostra organizzazione per ragioni personali che erano importanti per loro.

Questi sono i tipi di domande di controllo di riferimento che un potenziale datore di lavoro farà se restituisci una telefonata di controllo di riferimento.

Rispondi a una richiesta di controllo di riferimento: non positivo

Se il dipendente ha lasciato la tua azienda sotto un cloud, sia che il dipendente fosse una cattiva adatta al proprio lavoro, un dipendente non conquistante per altri motivi, o ingestibile, consultare la chiamata o il modulo al personale delle risorse umane per una risposta standard.

A volte ci sono circostanze insolite che circondano un dipendente che lascia la tua azienda. Forse un dipendente stava guardando la pornografia sul suo computer, ha chiesto al suo direttore delle risorse umane di servire come uno dei suoi riferimenti. Un altro ex dipendente potrebbe aver minacciato la violenza o commettere un atto violento mentre è impiegato dalla tua azienda.

Mentre questi ex dipendenti elencano raramente la tua azienda come riferimento, sii preparato. Queste chiamate devono essere inviate al personale delle risorse umane per la risposta standard.

C'è un avvertimento qui, tuttavia. Parla con il tuo avvocato prima di rispondere a qualsiasi controllo di riferimento su un dipendente potenzialmente violento. Se non riesci a rivelare un comportamento violento a un potenziale datore di lavoro e l'ex dipendente commette un atto violento mentre si occupa del nuovo datore di lavoro, la tua azienda può essere responsabile per non aver rivelato queste informazioni. Quindi, controlla con il tuo avvocato in circostanze insolite in cui ti sei separato con un dipendente.

Quando un ex dipendente chiede una lettera di riferimento generica

Dare agli ex dipendenti una lettera di riferimento generica non è raccomandata come buona politica. Una volta che esiste un documento, vive per sempre. I potenziali dipendenti hanno fornito copie di uffici delle risorse umane di lettere che erano 10 e 20 anni obsole, a volte appena leggibili da più sessioni di fotocopia.

Dopo un certo periodo di tempo, non hai idea di quale tipo di dipendente sia il tuo ex dipendente non è diventato a meno che sia la rara eccezione che rimane in contatto con te. E non sai mai come il dipendente utilizzerà la tua lettera o come le tue parole saranno interpretate dai potenziali datori di lavoro. Adottare una politica che afferma che i manager non devono mai fornire lettere di riferimento scritte e generiche.

Informare l'ex dipendente che la tua azienda sarà felice di fornire la conferma dell'occupazione dalle risorse umane a datori di lavoro specifici che indagano direttamente.

Pensieri finali sulla risposta a una richiesta di controllo di riferimento

Pochi dipendenti hanno fissato l'obiettivo di fallire sul lavoro. Tuttavia, i dipendenti falliscono e le aziende e i dipendenti si separano. Tieni presente che quando ti viene chiesto un riferimento che ogni ex dipendente meriti l'opportunità di iniziare senza sosta i termini su cui si sono separati dalla tua organizzazione.

Forse l'ex dipendente non era adatto alla posizione che ha ricoperto nella tua compagnia. La cultura della tua azienda potrebbe essere stata una discrepanza completa con le esigenze del dipendente. Il dipendente potrebbe aver avuto una visione diversa per i requisiti del suo lavoro da quello del suo capo. Forse la sua vita personale e il suo matrimonio si stavano svelando durante il suo mandato con la tua azienda.

Non conosci mai tutti i dettagli e i motivi per cui un dipendente fallisce o va avanti. È facile con il dipendente ad alte prestazioni che ti penti di aver perso un lavoro migliore, una mossa familiare in tutto il paese o un'opportunità da sogno. È più difficile con l'esecutore marginale.

Sii onesto o fornisci informazioni minime. Non fare previsioni di successo a sfera di cristallo né fornire valutazioni e classifiche numeriche per termini indefiniti. Se necessario, fornire informazioni minime che descrivano le prestazioni dell'ex dipendente. Ove possibile, dai al dipendente una pausa e parla con il potenziale datore di lavoro.

La linea di fondo

Cifre recenti relative al controllo di riferimento hanno indicato che i datori di lavoro stanno prendendo molto sul serio il controllo di riferimento. Come citato sul sito Web SOCIET for Human Resources Management (SHRM), consultato 6-26-19, "in una HR 2018.Rapporto Com sponsorizzato dalla National Association of Background Screener (NABS), il 95% dei datori di lavoro intervistati ha indicato di utilizzare uno o più tipi di screening dei background occupazionali."Quando possibile, dai ai tuoi ex dipendenti una pausa, quando puoi farlo con una buona coscienza.