L'importanza della documentazione nelle risorse umane

La documentazione è la registrazione scritta e mantenuta degli eventi di lavoro di un dipendente. Questi registri sono costituiti da elementi governativi e legalmente obbligatori, documenti richiesti dalla politica e pratica dell'azienda, documenti suggeriti dalle migliori pratiche di risorse umane e dalla tenuta formale e informale sugli eventi dell'occupazione.

Documentazione su un record di lavoro

Il record di documentazione di un dipendente è un resoconto scritto delle sue azioni, discussioni, incidenti di coaching per le prestazioni, violazioni delle politiche, azioni disciplinari, contributi positivi, ricompensa e riconoscimento, indagini, mancata raggiungimento di requisiti e obiettivi, valutazione delle prestazioni e altro ancora.

Pensa alla documentazione sull'occupazione come alla tua storia del rapporto di un dipendente con la tua organizzazione per il bene e per malato.

Il mantenimento di questi registri consente al datore di lavoro e al dipendente di preservare una storia scritta degli eventi e delle discussioni che si sono verificate attorno a qualsiasi evento specifico. La documentazione del rapporto di lavoro fornisce una documentazione scritta che potrebbe essere necessaria per supportare azioni come la promozione dei dipendenti, gli aumenti delle retribuzioni dei dipendenti e le azioni disciplinari, tra cui la risoluzione dell'occupazione.

La documentazione sui dipendenti, se necessario, è generalmente positiva e negativa. È fattuale, non giudicante. Descrive gli eventi mentre si verificano, non in base alle opinioni e ai pensieri dell'osservatore sull'evento. La documentazione descrive anche le azioni intraprese in casi notevoli come fornire il riconoscimento formale dei dipendenti o intraprendere un'azione disciplinare.

Ricorda, è necessario creare documentazione il più vicino possibile all'incidente in modo che i record siano tempestivi, dettagliati e accurati. 

In un procedimento legale, la documentazione sulla performance passata di un dipendente è spesso fondamentale per il risultato che le esperienze del datore di lavoro dall'evento. Presentare un quadro giusto delle prestazioni del dipendente senza concentrarsi esclusivamente sugli eventi negativi è l'obiettivo.

Tipi di documentazione

Le politiche, le procedure, il manuale dei dipendenti e i piani di sviluppo delle prestazioni sono anche forme di documentazione che registrano il comportamento dei dipendenti previsti e i requisiti di lavoro per mantenere un luogo di lavoro equo ordinato in cui i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro.

I registri sono anche le dichiarazioni scritte dell'accusato, dell'accusatore e dei testimoni di eventi ostili sul posto di lavoro che coinvolgono una cattiva condotta dei dipendenti come molestie sessuali o un'altra grave trasgressione.

Questa documentazione include anche registri permanenti come la domanda di lavoro firmata, riferimenti di lavoro scritti, materiali di applicazione come curriculum e lettere di copertura e controlli in background. Tenuto oltre al file del personale dei dipendenti, altri documenti come il modulo I-9 (che verifica l'ammissibilità del dipendente a lavorare nella U.S.) è inoltre mantenuto, così come le cartelle cliniche, i registri FMLA e così via.

La documentazione può anche essere informale come nel record di un manager delle sue discussioni con un dipendente nel corso di un anno. È importante che i manager mantengano questa documentazione su tutti i membri del personale di reporting. Nessun dipendente dovrebbe essere individuato a causa della performance per la documentazione. Questo trattamento di un dipendente in modo diverso rispetto agli altri potrebbe essere interpretato come discriminazione in una data successiva.

La documentazione può essere formale e mantenuta nel file del personale del dipendente. I dipendenti dovrebbero firmare questa documentazione per riconoscere di aver ricevuto una copia e di aver esaminato i contenuti nella loro interezza. La firma del dipendente non indica un accordo con le dichiarazioni nella documentazione.

Uso della documentazione

Si raccomanda anche la documentazione di incidenti critici, positivi o negativi.

Le organizzazioni possono utilizzare la documentazione che mantengono in altri modi. Questi possono includere procedure, istruzioni di lavoro e istruzioni del software per citarne alcuni, ma ai fini della funzione delle risorse umane, questi sono gli usi comuni della documentazione. La sezione successiva delinea le istruzioni su come documentare in modo appropriato.

Campioni di documentazione delle prestazioni

La documentazione sulla performance di un dipendente ti consentirà di disciplinare, interrompere o promuovere, premiare e riconoscere abbastanza. Senza documentazione, fare un caso per nessuna di queste azioni è difficile e potenzialmente rischioso per il datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve evitare eventuali accuse sul trattamento discriminatorio dei dipendenti. A parte tutte le legalità, i buoni datori di lavoro vogliono creare un ambiente di lavoro equo, coerente e di supporto agli obiettivi dei dipendenti e ai piani di carriera.

Questo ambiente è supportato dalla documentazione professionale da parte del manager del comportamento elogiativo dei dipendenti, sia delle azioni che necessitano di correzione o miglioramento. Come documentarli è stato discusso in precedenza in dettaglio. Le seguenti situazioni ti danno altri esempi di documentazione appropriata.

Documentare il ritardo e l'assenteismo

Sbagliato:

Mark è di solito in ritardo per il lavoro. Mark manca troppo lavoro.

Giusto:

1 aprile: Mark ha chiamato malato e ha perso otto ore di lavoro.

4 aprile: Mark è arrivato al lavoro alle 10 a.M., Due ore in ritardo dal suo orario di inizio programmato.

6 aprile: Mark ha programmato un appuntamento medico e poi è rimasto a casa per installare un nuovo forno.

12 aprile: Mark ha chiamato malato e ha perso otto ore di lavoro.

Documentazione delle prestazioni

Sbagliato:

Mary è inaffidabile. Non fa quasi mai quello che ha impegnato a fare.

Giusto:

2 maggio: Mary ha promesso che la prima bozza della proposta di prodotto sarebbe disponibile per la revisione durante la riunione settimanale di oggi. Mary non ha prodotto un progetto di documento come previsto. Ha detto che era stata troppo impegnata e le persone di cui aveva bisogno non aveva bisogno di essere tornato con lei.

Il manager ha risposto: di quale aiuto aveva bisogno? Informazione? Chi non ti è tornato e di cosa hai bisogno da loro?

Carl e Michael avevano bisogno di aggiornare Mary sui loro progressi.

Cosa ti rende così impegnato che non hai avuto il tempo di seguire il tuo impegno? Fa troppi impegni con ore limitate per soddisfarli.

Cosa posso fare per aiutarti?

Quando renderà disponibile il progetto di documento per la revisione? 

Insomma

Questi campioni forniscono una panoramica di come sembra una documentazione efficace rispetto alla documentazione scritta in modo errato. Segui questo consiglio per documentare efficacemente e legalmente politiche, prestazioni ed eventi sul posto di lavoro.

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e i regolamenti sull'occupazione variano da stato a stato e paese a paese. Si prega di chiedere assistenza legale o assistenza dalle risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per orientamento, idee e assistenza.