Come rispondere alle domande di audit interno

I revisori interni scavano nelle azioni e nei doveri di tutti i dipendenti e dipartimenti all'interno di un'azienda per scoprire modi per migliorare il funzionamento dell'organizzazione nel suo insieme. In superficie, questo sembra che si inseriscano dove non appartengono, ma in realtà svolgono un ruolo critico nel proteggere e migliorare le loro organizzazioni.

I dipendenti incontreranno audit interni

La maggior parte delle società private e pubbliche conduce audit interni regolari per assicurarsi che siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e le missioni dell'azienda. Il governo completerà anche audit interni regolari. E, mentre attraversi la tua carriera di servizio pubblico, ci sono buone probabilità che dovrai rispondere alle domande che i revisori interni posa.

Nella stragrande maggioranza delle circostanze, i revisori stanno solo raccogliendo informazioni. Ad esempio, potrebbero cercare di capire come funziona la tua parte dell'organizzazione.

Non c'è bisogno di agitare quando un revisore interno ti parla. I revisori interni sono professionisti che cercano di fare il lavoro della giornata. Certo, il loro lavoro può rendere te e gli altri a disagio. Individuano i punti deboli nei sistemi e raccomandano azioni correttive.

Ma alla fine, fanno funzionare meglio le loro organizzazioni e le tue risposte alle loro domande sono fondamentali per farlo accadere. Quindi ecco tre consigli per rispondere ai revisori interni quando bussano alla tua porta.

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Rispondi onestamente

I revisori interni sanno quando qualcosa non si somma abbastanza. Non dare loro un motivo per dubitare della tua credibilità essendo qualcosa di meno che completamente onesto.

Se non conosci la risposta a una domanda, non provare a bluff attraverso di essa. Finirai per farti sembrare sciocco quando troveranno la vera risposta. La scelta molto migliore è semplicemente dire che non conosci la risposta. Se è qualcosa che puoi ricercare per loro, offriti di farlo. Potrebbero accettarti sull'offerta, oppure potrebbero già avere alcune idee su come ottenere la risposta.

Quando pensi che ai revisori interni potrebbe non apprezzare la tua risposta, non evitare di dare la tua risposta. Vogliono capire le cose come esistono realmente, quindi anche quando la tua risposta non è ciò che renderà il loro lavoro più semplice o ciò che si aspettano di sentire, devono conoscere la verità.

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Supponiamo che non sappiano nulla della tua area di competenza

I revisori interni di solito sono persone affilate, ma non possono essere esperti in tutto. Alcuni focalizzano la loro formazione professionale e lavorano su aspetti particolari del controllo interno come sistemi di informazione o finanziari, ma non presumono di conoscere la tua area di competenza.

Sembra un dato, ma è facile scivolare nell'uso del gergo o saltare i passaggi quando si descrivono i processi. Ciò che un'azione sconsiderata è per te probabilmente non è per il revisore interno che cerca di comprendere i tuoi processi aziendali. Pensa ad ogni azione che intraprendi. Qualcosa che può sembrare un passo per te potrebbe essere diversi passaggi che hai messo insieme nella tua mente attraverso anni di ripetizione.

Anche quando la conversazione sembra noiosa e eccessivamente semplice, ricorda che i revisori interni cercano di abbattere i processi nelle loro più piccole attività. Solo allora possono scoprire dove i processi possono andare male. 

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Collega i punti per loro

Non solo i revisori interni decostruiscono i processi ai loro bit più piccoli, ma cercano anche l'interconnessione tra persone e processi. Cercano tutte le persone coinvolte in un processo per vedere chi deve essere coinvolto, chi non è coinvolto ma deve essere, come le persone interagiscono e se ci sono controlli sufficienti per prevenire o catturare frodi, rifiuti o abusi.

Quando rispondi ai revisori interni, sottolinea dove tu e i tuoi processi interagiscono con gli altri e i loro processi. Collegare i punti come questo dà loro un quadro più chiaro di come funziona l'organizzazione nel suo insieme. Tali informazioni forniscono anche conduttori interni con chi parlare e dove trovare ulteriori informazioni.