Come impostare un saluto di posta vocale aziendale

Il messaggio che saluta i chiamanti quando non si può prendere la chiamata è importante. Un saluto adeguato può fare un'impressione positiva sui chiamanti o può alienarli prima ancora di parlare.

3 esempi di buoni saluti vocali

Cosa includere in un giusto saluto vocale

Il tuo messaggio non dovrebbe essere più lungo di 20-25 secondi e dovresti mantenere il saluto conciso ed evitare di fornire troppe informazioni. Ecco alcuni degli elementi di base che vorresti essere sicuri di includere quando registri il tuo messaggio in uscita:

• Dichiara il tuo nome e spiegalo se stai chiedendo ai chiamanti di seguire la corrispondenza scritta
• Indica il nome della tua azienda e il nome del dipartimento 
• Fai sapere ai chiamanti che non puoi prendere la loro chiamata adesso
• Invitali a lasciare un messaggio
• Fai sapere ai chiamanti quando possono aspettarsi una chiamata di ritorno
• Fai sapere ai chiamanti chi possono contattare per assistenza immediata (se applicabile)

Buoni esempi di saluti vocali

• Ciao, questo è Jim Smith. Non posso prendere la tua chiamata in questo momento, ma vorrei restituirla il prima possibile. Quindi, per favore lasciami un messaggio dettagliato dopo il tono. Se hai bisogno di assistenza immediata, chiama il mio segretario, Suzy Jones all'estensione 6336. Grazie per la sua chiamata.
• Ciao, hai raggiunto il dipartimento contabilità. Attualmente siamo chiusi. Le nostre normali ore di operazioni sono dal lunedì al venerdì, dalle 8 a.M. a 6 p.M. Si prega di lasciarci un messaggio dopo il tono e qualcuno restituirà la tua chiamata il prima possibile. Grazie.
• Ciao, questo è Jim Smith. Sarò fuori dall'ufficio fino a giovedì 24 luglio e controllerò occasionalmente il mio messaggio vocale. Se desideri lasciarmi un messaggio, per favore fallo dopo il tono e restituirò la tua chiamata il prima possibile. Se hai bisogno di assistenza immediata, chiama il mio segretario, Suzy Jones all'estensione 6336. Grazie per la sua chiamata.
• Hai raggiunto la scrivania di Jim Smith. Attualmente sono al telefono in questo momento, ma vorrei restituire la tua chiamata. Per favore lasciami un messaggio dopo il tono. Se hai bisogno di assistenza immediata, chiama il mio segretario, Suzy Smith all'estensione 6336. Grazie per aver chiamato.

Esempi di saluti vocali cattivi

• Ciao, questo è Jim. Lasciami un messaggio.
• Musica suonare per un lungo periodo di tempo hey! Parla con me.
• Ciao, hai raggiunto la società XYZ. Per favore lasciaci un messaggio.
• Ciao, hai raggiunto l'ufficio di Jim Smith a XYZ.com. Sarò fuori dall'ufficio con una vasectomia e tornerò giovedì 26 agosto alle 8:30. Sperimenterò molti disagi, quindi non controllerò affatto il mio messaggio vocale. Se desideri lasciarmi un messaggio, per favore fallo dopo il tono. Restituirò la tua chiamata il prima possibile. Se hai bisogno di assistenza immediata, chiama il mio segretario, Suzy Jones all'estensione 6336. Grazie per la tua chiamata e ti ricontatterò quando torno e mi sento meglio.
• L'ufficio è chiuso. Si prega di lasciare un messaggio dopo il tono.

Diversi tipi di opzioni di auguri di posta vocale

A seconda del sistema telefonico che hai nella tua azienda, potrebbero esserci diverse opzioni per il tipo di saluti vocali che puoi comporre. Includono i seguenti esempi.

• Esempi di saluto vocale generale: il saluto generale vocale viene usato come saluto vocale predefinito se non è impostato nessun altro tipo di saluto.
• Esempi di auguri di posta vocale interna: questo è usato per salutare le persone che ti chiamano all'interno della tua azienda (io.e. da un'altra estensione).
• Esempi di auguri di posta vocale esterna: questo saluto verrà suonato per le persone che chiamano al di fuori della tua compagnia. Assistente automatico del sistema telefonico può giocare un saluto in compagnia generale che tutti i chiamanti esterni sentiranno. Se il nome della tua azienda è menzionato in quel saluto, non è necessario dirlo di nuovo nel tuo saluto.
• Esempi di saluto vocale temporaneo o "fuori ufficio": il saluto di posta vocale temporaneo o fuori ufficio è fissato quando sarai fuori dall'ufficio per un periodo di tempo predeterminato. La maggior parte dei sistemi di posta vocale ti consentirà di impostare una data e ora di scadenza, quindi non devi ricordare di disattivarla al momento del ritorno.
• "Al telefono" o "occupato" Esempi di saluto vocale: questo saluto viene utilizzato per informare i chiamanti che sei in ufficio ma non puoi prendere la loro chiamata adesso perché sei al telefono con un altro chiamante.