Come creare un comitato ospitante per i tuoi eventi senza scopo di lucro

Gli eventi sono una componente fondamentale della raccolta fondi e di sensibilizzazione. La maggior parte degli eventi no profit è un affare "All Hands On Deck" che richiede a tutti all'interno di un'organizzazione no profit di lavorare insieme. Alcune organizzazioni no profit hanno persino un comitato di pianificazione dell'evento generale e volontari dedicati che aiutano a pianificare e hanno creato l'evento.

Tuttavia, mentre la pianificazione degli eventi è fondamentale se si desidera che l'evento vada senza intoppi, si desidera anche risultati da tutti i tuoi sforzi. Ecco perché la tua organizzazione dovrebbe reclutare un "comitato ospitante."

Cos'è un comitato ospitante?

Un "comitato ospitante" è diverso da un comitato di pianificazione degli eventi tradizionale. Invece di persone che stanno pianificando attivamente, pianificando o stabilendo per gli eventi del giorno o della sera, il comitato ospitante utilizza le sue reti per assicurarsi che l'evento sia un successo. I membri del comitato ospitante possono scegliere di:

• Incoraggia i loro amici, familiari o colleghi ad acquistare i biglietti
• Articoli da collezione da aziende locali
• Crea collegamenti al fornitore per premi di porta o catering di eventi

Certo, ci sono innumerevoli modi in cui un comitato ospitante può rendere i tuoi eventi di beneficenza migliori che mai. Pensa a un comitato ospitante come all'ospite effettivo di una parte; Qualcuno che invita i migliori ospiti, sa chi chiamare il cibo o l'arredamento e può collegarti con persone che rendono l'evento un successo totale.

Poiché un comitato ospitante può aumentare i fondi ricevuti in un evento o ottenere maggiore attenzione da parte dei media, trovare e reclutare le persone giuste è vitale.

Chi scegliere per il tuo comitato ospitante

Un comitato ospitante veramente utile non includerà esperti di marketing o organizzatori di eventi professionisti. Invece, dovrebbero essere membri altamente coinvolti del tuo team esistente, della base di donatori o dei volontari con connessioni e la volontà di raggiungere.

Il tuo comitato ospitante può variare da poche persone a dozzine. Più persone nel tuo comitato, più impatto possono avere collettivamente sul successo del tuo evento.

Puoi trovare i membri del comitato ospitante quasi ovunque, incluso:

• Un membro del consiglio di amministrazione o un presidente all'interno della tua organizzazione
• Volontari che sono altamente coinvolti nella comunità
• Un donatore che ha connessioni con le imprese locali
• Un donatore o un membro del consiglio di amministrazione che ha ampi contatti nel tuo donatore ideale demografico
• Volontari che conoscono i venditori o i proprietari di locali
• Celebrità locali o nazionali che sostengono spesso la tua causa

Una volta individuato le persone che desideri unirti al tuo comitato ospitante, è tempo di reclutarle.

Come reclutare un comitato ospitante

Cerca e connettiti con individui che farebbero eccellenti membri del comitato ospitante. Tuttavia, non chiedere solo a qualcuno di far parte di un comitato ospitante. Un invito formale è il modo migliore per reclutare membri del comitato.

In un invito al comitato ospitante, è essenziale includere:

• Informazioni complete sull'evento e sulla tua organizzazione (data e posizione)
• Informazioni sullo scopo dell'evento (raccolta fondi per una causa specifica)
• Esempi di come un membro del comitato ospitante potrebbe contribuire
• Una data per rispondere o connettersi con la tua squadra
• Un "anticipo" grazie per averlo fatto sapere che sei entusiasta di invitarli
• Il tuo nome/persona di contatto e le informazioni di contatto

Assicurati che i potenziali membri sappiano che il loro coinvolgimento sarà riconosciuto e apprezzato e che possano avere un impatto significativo unendosi.

Se ti stai chiedendo come redigere la lettera di invito del comitato ospitante, copiare e incollare il modello di seguito e inserire le tue informazioni in ciascuna delle parentesi.

[Data]

Caro [Nome inserisci]:

Sto scrivendo per farti sapere un evento entusiasmante che [il nome della tua organizzazione] sta pianificando [mese] in [Insert City].

In [Mese + anno (se diverso da quello attuale)], [Organization] sta portando il [nome dell'evento] a [Città] per aumentare la consapevolezza su [causa/problema sociale/problema affronta la tua organizzazione] e per creare supporto per [ Programmi/iniziative/sforzi]. [Aggiungi informazioni pertinenti sull'evento/obiettivo/tema].

L'evento si terrà in [città] in [sede dell'evento (se ce l'hai)] in [data e ora].

[Nome], vorremmo il tuo aiuto per rendere questo evento e altri come un successo. Se desideri far parte di questo evento, così come eventi futuri, saremmo molto grati se accetti questo invito formale per far parte del nostro comitato ospitante.

Ci sono alcuni semplici modi per essere coinvolti:

1. Condividi il tuo nome o il nome della tua organizzazione, come membro del nostro comitato ospitante
2. Invita i tuoi colleghi, amici e vicini ad acquistare un [tavolo/biglietto] per i nostri eventi
3. Unisciti a noi per l'evento
4. [Inserisci una richiesta specifica in base alla posizione della persona, connessioni."

Ci piacerebbe anche se considerassi di ospitare il tuo tavolo e invitare amici e colleghi a una serata di divertimento. Il tuo generoso supporto ci aiuterà a spargere la voce su [causa] e ad avere un impatto.

Un membro di [Organizzazione] ti contatterà all'interno del [inserisci tempo] per discutere i dettagli del nostro comitato ospitante e per discutere del tuo coinvolgimento, se tu sia interessato.

Non vediamo l'ora di lavorare con te per rendere il successo [nome dell'evento] e eventi futuri! Grazie per la tua generosa considerazione e supporto.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

[Posizione nell'organizzazione]

[Nome dell'organizzazione]

[Numero di contatto]

Dopo aver reclutato il tuo comitato ospitante

Dopo aver invitato i membri del comitato selezionato, riceverai alcune lettere o chiamate di accettazione. Tuttavia, prima di entrare nei dettagli dell'evento o di ciò che vorresti fare, programmare un breve incontro con il comitato. Senza chiedere nulla da loro, lasciali:

• Fai conoscere l'uno con l'altro
• Discuti su come sono coinvolti nella tua organizzazione
• Rivedere i materiali o le presentazioni sulla tua causa/lavoro
• Brainstorming Ideas su come vorrebbero contribuire

Da lì, puoi far loro conoscere i tuoi obiettivi di raccolta fondi e come vorresti vederli lavorare insieme (invitando i contatti o allungare la mano per gli articoli dell'asta). Possono anche dividere in "sottocomitati" se hai un gruppo numeroso

Naturalmente, non è solo il compito del comitato ospitante pianificare ed eseguire il tuo evento. Un comitato ospitante dovrebbe lavorare con I tuoi volontari o il comitato per la pianificazione degli eventi per vendere i biglietti, assicurati che vengano rivendicate nuove sponsorizzazioni di eventi, gli articoli dell'asta siano abbondanti e che la notte sarà un successo per i partecipanti.

Riconoscere gli sforzi del comitato ospitante

Quando l'evento è finito, i membri del comitato ospitante dovrebbero essere alcune delle prime persone che ringrazi, sia all'evento che con un ringraziamento scritto il giorno dopo. Più coinvolgi il tuo comitato ospitante, più saranno disposti a ospitare in futuro.

Trova le persone all'interno della tua organizzazione o comunità che potrebbero aiutarti ad ospitare il tuo prossimo evento. Potrebbero fare una grande differenza nella quantità di denaro che raccogli e nei programmi che puoi sostenere.