Come gestire con successo il tuo primo progetto

Sei appena stato incaricato di un nuovo importante progetto. Chiaramente, il tuo capo offre questa opportunità come voto di fiducia nelle tue capacità. E mentre sei entusiasta, questa è la prima volta che sei responsabile di un intero progetto.

Iniziare per la prima volta è impegnativo. Tuttavia, ci sono modi per aiutarti a bagnarti i piedi. La gestione del progetto si è evoluta in un processo con fasi e passaggi definiti per guidare coloro che sono nuovi nella gestione del progetto verso un progetto di successo.

5 fasi del processo del progetto:

1. Iniziazione: viene avviato un progetto quando viene identificata la necessità di modificare
2. Pianificazione: pianificazione del lavoro del progetto
3. Esecuzione: eseguire il lavoro
4. Gestione e controllo: tutto il lavoro svolto durante il progetto per monitorare i progressi
5. Chiusura: completare e consegnare il progetto e aggiornare il team 

Questi passaggi sono identici per ogni progetto. E ricorda, sei il project manager, non un supervisore in prima linea. Il tuo compito è gestire il progetto, non le persone.

Passaggi di base per il Progetto Novice:

Durante la fase di iniziazione, il progetto viene creato e un charter viene redatto che ti autorizza ad essere il responsabile del programma e alla creazione di una catena di segnalazioni. La fase di pianificazione è dove tu:

Definire l'ambito 

Il primo e più importante passo in qualsiasi progetto è definire l'ambito del progetto. Cosa dovresti realizzare o creare? Qual è l'obiettivo del progetto? Altrettanto importante è definire ciò che non è incluso nell'ambito del tuo progetto. Se non ottieni abbastanza definizione dal tuo capo, chiarisci da solo l'ambito e invialo al piano di sopra per la conferma.

Mentre questo esempio è leggermente fuori dall'argomento aziendale, possiamo tutti relazionarci con un ricevimento di nozze. Nella pianificazione di un ricevimento di nozze, potresti avere come ambito: preparare un ricevimento di nozze per 100 ospiti completi di cena, open bar, torta nuziale e una band dal vivo per ballare entro una certa data a un costo non per superare $ 20.000. 

Determinare le risorse disponibili

Quali persone, attrezzature e denaro avrai a disposizione per raggiungere gli obiettivi del progetto? Come project manager, di solito non avrai il controllo diretto di queste risorse ma dovrai gestirle attraverso la gestione di Matrix. 

Matrix Management si riferisce all'uso della gerarchia impostata all'interno dell'azienda per realizzare ciò che è necessario fare. Se Joe lavora per il tuo progetto e anche per il suo dipartimento, deve ascoltare due capi. Come project manager, cerca di rimanere in contatto con i supervisori delle persone o dei proprietari dell'attrezzatura che hai preso in prestito in modo da poter risolvere i conflitti.

Capire la sequenza temporale

Quando deve essere completato il progetto? Man mano che sviluppi il tuo piano di progetto, potresti avere una certa flessibilità nel modo in cui usi il tempo durante il progetto, ma le scadenze di solito sono fisse, come nel caso del ricevimento di nozze. Se decidi di utilizzare le ore straordinarie per soddisfare il programma, è necessario valutarlo rispetto ai limiti del budget.

Dettaglia il lavoro

Quali sono i pezzi principali o i componenti che devono essere creati per completare il progetto? Ad esempio, un ricevimento di nozze richiede ad alto livello: una sala di ricevimento, cibo, bevande, una torta, ospiti e intrattenimento. Naturalmente, ognuno di questi oggetti più grandi può essere suddiviso in molti elementi aggiuntivi. Questo è il prossimo passo. 

Nell'esempio del ricevimento di nozze sopra, probabilmente hai una squadra o una persona responsabile di diversi componenti. Lavora con i membri del tuo team per precisare i dettagli necessari per ottenere ogni oggetto importante.

La persona responsabile del cibo deve comprendere le opzioni, le limitazioni dei costi e fare selezioni che supportano il raggiungimento dell'ambito. Elenca i passaggi più piccoli in ciascuno dei passaggi più grandi. Quanti livelli in profondità vai nei dettagli di dettaglio dipenderanno dalle dimensioni e dalla complessità del tuo progetto.

Sviluppare un piano preliminare

Assemblare tutti i tuoi passi in un piano. Un buon modo per farlo è usare una tabella di precedenza che identifica quali elementi devono precedere altri elementi. Le pratiche di gestione formale del progetto chiedono lo sviluppo di ciò che viene definito un diagramma di rete e identificare il percorso critico. Sebbene ciò possa essere al di là delle tue esigenze o del tuo livello di conoscenza, il problema principale è quello di sequenziare le attività nel giusto ordine e quindi allocare le risorse alle attività.

Le domande da porre includono: cosa succede prima? Qual'è il prossimo passo? Quali passaggi possono continuare contemporaneamente con risorse diverse? Chi farà ogni passo? Quanto tempo ci vorrà? Ci sono molti eccellenti pacchetti software disponibili che possono automatizzare molti di questi dettagli per te. Chiedi agli altri in posizioni simili ciò che usano.

Crea il tuo piano di base

Ottieni feedback sul tuo piano preliminare dal tuo team e da qualsiasi altra stakeholder. Regola i tempi temporali e i programmi di lavoro per adattarsi al progetto nel tempo disponibile. Apportare le modifiche necessarie al piano preliminare per produrre un piano di base.

Richiedi regolamenti del progetto

Non c'è quasi mai abbastanza tempo, denaro o talento assegnato a un progetto. Il tuo compito è quello di accontentarsi delle risorse limitate che hai. Tuttavia, ci sono spesso limiti posti a un progetto che è semplicemente irrealistico. Devi fare il tuo caso e presentarlo al tuo capo e richiedere che questi limiti non realistici siano modificati. Chiedi le modifiche all'inizio del progetto. Non aspettare fino a quando non è nei guai chiedere le modifiche di cui hai bisogno.

Quando hai iniziato ad acquisire risorse e a procurarti i materiali necessari, sei in fase di esecuzione. In questa fase, anche tu:

Assemblare il tuo team di progetto

Metti insieme le persone nella tua squadra e inizia una finestra di dialogo. Sono gli esperti tecnici. Ecco perché il loro supervisore funzionale li ha assegnati al progetto. Il tuo compito è gestire la squadra.

Lavora il tuo piano

Rendere il piano è importante, ma il piano può essere cambiato. Hai un piano per guidare al lavoro ogni mattina. Se un incrocio è bloccato da un incidente, cambi il tuo piano e vai in modo diverso. Fai lo stesso con i tuoi piani di progetto. Cambiarli secondo necessità, ma tieni sempre a mente l'ambito e le risorse.

Man mano che il tuo piano si svolge e si svolge il lavoro, si inserisce la fase di monitoraggio e controllo. In questa fase, lavori per controllare costi, risorse e qualità, nonché:

Monitora i progressi della tua squadra

Farai pochi progressi all'inizio del progetto, ma inizierai quindi a monitorare ciò che tutti stanno facendo comunque. Ciò renderà più facile catturare problemi prima di diventare problemi.

Documenta tutto

Tienine traccia. Ogni volta che cambi il tuo piano di base, scrivi quale fosse il cambiamento e perché era necessario. Ogni volta che un nuovo requisito viene aggiunto al progetto scrivi da dove proveniva il requisito e come è stata adeguata la sequenza temporale o il budget. Non puoi ricordare tutto, quindi scrivili e sarai in grado di cercarli alla recensione di fine progetto e imparare da loro.

Tieni tutti informati

Mantieni tutti gli stakeholder del progetto informati dei progressi sempre. Fai loro sapere del tuo successo mentre completi ogni pietra miliare, ma informali anche dei problemi non appena si presentano.

Inoltre, tieni informata la tua squadra. Se vengono prese in considerazione le modifiche, raccontarli il più avanti possibile. Assicurati che tutti nella squadra siano consapevoli di ciò che tutti gli altri stanno facendo.

Segui i passi

Non devi essere un project manager formale per guidare un'iniziativa di progetto. Tuttavia, è necessario applicare gli strumenti, la logica e le fasi della gestione del progetto per chiarire i tuoi obiettivi, descrivere in dettaglio il lavoro e creare un team da eseguire mentre gestisci tutto.