Come scrivere una proposta di servizio di pianificazione degli eventi

La tua proposta di evento è prima di tutto un riflesso del tuo cliente. Poiché la pianificazione di un evento richiede la personalizzazione di quell'evento per soddisfare le esigenze e il budget dei tuoi clienti, la tua proposta dovrebbe riflettere un evento che è personale e unico. È possibile utilizzare un modello come guida generale per iniziare a scrivere la proposta di evento, ma quindi adattarlo e includere i singoli servizi forniti per ciascun cliente.

Una nota prima di iniziare

Il primo passo è incontrare il tuo potenziale cliente per discutere di ciò che hanno in mente per questo evento, qual è lo scopo, il numero di ospiti e ciò che sperano di realizzare. Oltre ad oggi, all'ora e alla posizione desiderata, nota qualsiasi idea relativa al tema, al catering, all'estetica generale, ai colori o all'atmosfera discussi durante questo incontro.

Iniziare alla proposta di evento

Ogni proposta dovrebbe essere scritta pensando al cliente. La pianificazione degli eventi è un'azienda di servizi e quel servizio, tocco personale e approccio creativo sono ciò che rende un evento di successo e memorabile, due caratteristiche che fanno molto per generare nuovi clienti per la tua attività. Le proposte dovrebbero essere ben scritte e accuratamente studiate, fornendo i dettagli necessari in modo che il cliente possa immaginare ciò che hai in mente.

1. Presentati e il progetto. Inizia con una breve introduzione a te e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Includi dettagli come quanto tempo sei in attività e il tuo background professionale. Alcuni pianificatori hanno messo questa sezione alla fine, proprio come la biografia di un autore di un libro su una sovraccoperta o una copertina posteriore.
2. Scrivi una descrizione evento attraente. Riassumi l'evento effettivo, compresi i dettagli discussi durante le riunioni, come l'obiettivo dell'evento, i tempi generali, il numero di ospiti e le possibili luoghi. Se non sei uno scrittore esperto, trova o assumi qualcuno abile con le parole per dare a questa sezione il più possibile.
3. Elenca tutti i servizi forniti. Questa sezione è particolarmente importante. Il cliente deve sapere specificamente quali servizi fornite per questo evento. Una lista di controllo con punti elenco mostra chiaramente i diversi servizi inclusi. Questo approccio funziona bene per funzioni più piccole come docce da sposa o cene celebrative ed è facile per il cliente vedere cosa farai e tutti i fornitori che utilizzerai. Per eventi più grandi con molteplici funzioni, come un cocktail ora o un pranzo, è possibile creare sezioni per ogni aspetto dell'evento e quindi elencare i servizi specifici forniti per ognuno.
4. Mostra il tuo lavoro precedente. Se in passato hai pianificato eventi simili, includi le foto di questi eventi per mostrare il tuo lavoro. Le rappresentazioni visive possono aiutare il cliente a vedere cosa puoi fare e sono una grande certezza per te che il tuo stile corrisponda alla loro visione. Avere cose da confrontare può davvero aiutare a semplificare l'evento una volta arrivato il momento di aprire la terra.
5. Incorporare informazioni monetarie in tutto. Mentre il cliente potrebbe leggere la tua proposta e assumere tutti i dettagli e le immagini dell'evento che si immagina, questa mentalità di solito sposta marcia quando si tratta della sezione che parla di denaro. Non vuoi che il processo si fermi improvvisamente, quindi evita improvvisi cambiamenti nella lingua o nel tono a tutti gli affari e fatti. Titolo A Sezione "Costi proposti" e continuare a guidare il cliente attraverso gli aspetti di questo evento articolando attentamente i costi, pettinando i prezzi in tutta la proposta. Aiuta il tuo cliente a vedere la tua proposta come una serie di passaggi, ognuno con servizi diversi e costi correlati. Fornire un riepilogo dettagliato che elenca il prezzo per ciascun articolo e il suo scopo in modo che il cliente possa immaginare l'evento e comprendere il costo correlato.

Un'ultima parola

L'ultimo pezzo della tua proposta è un ringraziamento per la loro considerazione. Fornisci le informazioni di contatto, tra cui il tuo sito Web, indirizzo e-mail e numero di telefono, in modo che i potenziali clienti possano metterti in contatto con te per qualsiasi domanda o, ancora meglio, per assumerti per il lavoro.