Come scrivere punti di discussione

I punti di discussione sono come un cheat sheet per chiunque comunica per conto di un'azienda, un'organizzazione, un politico o persino se stessi. Forniscono un modo rapido e semplice di rimanere in pista, non vagare fuori tema e assicurarsi che le comunicazioni siano coerenti in tutto il gruppo.

Spesso sono usati come materiale seme per lettere, comunicati stampa, discorsi, dibattiti e altro ancora. I punti di discussione sono comunicazioni interne e non condivise con il pubblico previsto.

Cosa includere

In un certo senso, i punti di discussione sono simili a uno schema, ma non sono così densi. I funzionari delle comunicazioni che li usano per discorsi, dibattiti o interviste dal vivo devono essere in grado di fare riferimento rapidamente. I punti di discussione progettati per guidare le comunicazioni scritte come i comunicati stampa possono essere un po 'più dettagliati.

I punti più ampi in genere saranno argomenti che devono essere affrontati. Ad esempio, qualcuno che viene intervistato in televisione potrebbe voler essere sicuro di affrontare due o tre argomenti di importanza specifica per l'organizzazione che rappresenta. I punti di discussione servono come promemoria per guidare il più possibile la conversazione su questi argomenti. Mentre qualcuno che parla a nome di un'organizzazione dovrebbe essere in grado di parlare degli argomenti elencati in modo intelligente e completo, i punti di discussione potrebbero anche includere dettagli o statistiche che non sono così facilmente memorizzate.

Per chiunque sia sulla telecamera o parlando con un pubblico dal vivo, i punti di discussione non dovrebbero essere più di una pagina, rendendoli facilmente e rapidamente referenziati. Potrebbero persino adattarsi a qualcosa di non più grande di una scheda indice.

Punti di discussione efficaci

Quando scrivi i tuoi punti di discussione, è importante tenere presente alcuni dettagli chiave che ti aiuteranno a fare il miglior lavoro possibile a preparare te stesso o gli altri a comunicare il tuo messaggio:

• Priorità: L'unica cosa, soprattutto, vuoi che il tuo pubblico toglie il tuo messaggio deve essere la tua massima priorità e la cosa migliore elencata sui tuoi punti di discussione. Da lì, dà la priorità, in ordine, a ciò che si desidera affrontare, ma comprendi che la qualità del tuo messaggio è in genere più importante del numero di punti affrontati. Quindi potresti non arrivare a tutto ciò che è notato sui tuoi punti di discussione, ma se hai affrontato a fondo la tua massima priorità e anche toccato altre due o tre priorità, ciò può essere considerato efficace. E il tuo pubblico è più probabile che ricordi uno o due punti completamente coperti di una dozzina di argomenti.
• Preparare: I punti di discussione sono utili solo quando quelli che li usano già conoscono i dettagli del messaggio che deve essere trasmesso. Prima ancora di arrivare al palcoscenico della scrittura di punti di discussione, assicurati che tu e gli altri che comunicherete il messaggio siete educati a fondo sui dettagli. I punti di discussione sono lì per servire da promemoria e per evidenziare alcuni dettagli specifici che potrebbero dover essere recitati. Nessuno dovrebbe fare affidamento sui punti di discussione per ampiezza e profondità.
• Prevedere: Soprattutto nelle interviste o sui dibattiti quando quelli che parlano saranno interrogati sul loro messaggio, è importante anticipare quali saranno quelle domande. Ad esempio, presenta statistiche o altri dati e ti aspetti che tu stesso o sull'altoparlante stai preparando per essere interrogato sulla validità della tua fonte, preparati a difendere la tua fonte e includi alcune parole nei punti di discussione per servire da promemoria.
• Concentrati sui fatti: I comunicatori professionisti dovrebbero sapere come coinvolgere senza punti di discussione, ma affinché un messaggio sia memorabile ed efficace, ha bisogno di sostanza e ciò significa fatti. Sapere quali fatti vuoi condividere con il tuo pubblico e preparati a spiegare al tuo pubblico in che modo questi fatti hanno un impatto su di loro. I tuoi punti di discussione sono lì per ricordarti i fatti che devi condividere.
• Sii diretto: Anche se il tuo messaggio è negativo, arriva direttamente al punto e possiedi quello che stai dicendo. Se è una cattiva notizia che stai condividendo, i tuoi punti di discussione dovrebbero anche includere promemoria su come stai rispondendo alla situazione negativa e lavora per renderlo migliore. Se sei onesto sulle cattive notizie e condividi un piano per affrontarlo, è più probabile che il tuo pubblico ti veda come risolutore di problemi. Se batti intorno al cespuglio o provi a zuccherare la situazione, è più probabile che il tuo pubblico ti veda inaffidabile.

Cosa evitare

Proprio come ci sono cose che i punti di discussione dovrebbero includere, ci sono anche cose che i punti di discussione dovrebbero evitare:

• Lunghezza: Non stai scrivendo un discorso. Se hai bisogno di fare affidamento sui tuoi punti di discussione per aiutare a formulare frasi e paragrafi, non sei ancora abbastanza preparato per scrivere punti di discussione ancora. Coloro che usano i punti di discussione devono semplicemente essere in grado di dare un'occhiata al foglio o alla scheda rapidamente per ricordare a se stessi argomenti da affrontare o di dettagli da citare.
• Frasi complete: Ogni punto non deve essere più di una parola o di una frase breve, proprio abbastanza da innescare il ricordo dell'altoparlante. Se si tratta di un numero o di altri dati, non devono essere inclusi più la figura effettiva e un'etichetta a una o due parole per tali dati.
• Eccessivo audace, sottolineatura, uso del corsivo, ecc.: Per qualcuno che si basta rapidamente a una pagina, questi tentativi di evidenziare le informazioni non sono altro che rumore e spesso distraggono. Se fai un buon lavoro per dare la priorità e mantenere le cose brevi e semplici, non dovrebbe essere necessario aggiungere molto in termini di evidenziazione aggiuntiva.