Capacità lavorative importanti per i segretari legali

Da non confondere con i paralegali, i segretari legali ricoprono ruoli vitali negli studi legali in tutto il paese. Mentre i paralegali svolgono spesso doveri legali sotto la supervisione di un avvocato, i segretari legali devono tenere traccia di tutti i dettagli che circondano lo studio legale.

La legge è stata e sarà sempre un mondo di burocrazia e semantica. Gli avvocati devono essere pienamente preparati per ogni procedimento legale. In quanto tale, avvocati e paralegali dipendono fortemente dai loro segretari legali.

Che tipo di competenze hai bisogno per essere un segretario legale?

Il ruolo dei segretari legali, noto anche come assistenti amministrativi o assistenti legali, si è evoluto negli ultimi due decenni. Come per tutto il resto, la tecnologia continua a trasformare lo studio legale tradizionale.

I segretari legali devono trascendere ruoli convenzionali di digitazione e risposta ai telefoni per supervisionare le attività di alto valore tra avvocati e clienti e per quanto riguarda i procedimenti legali.

I segretari legali fanno ciò che qualsiasi assistente amministrativo potrebbe fare, tranne per il fatto che il mondo legale è un po 'più complicato. Eseguono doveri di segreteria utilizzando terminologia, procedure e documenti legali. I segretari legali preparano anche documenti legali e corrispondenza, tra cui convocazioni, reclami, mozioni e citazioni. Possono anche aiutare nella ricerca legale.

Tipi di competenze del segretario legale

I ruoli del segretario legale si sono evoluti nel tempo. Queste abilità ti aiuteranno ad avere successo in singoli uffici degli avvocati e in studi legali più grandi.

Competenze tecnologiche

Molti avvocati non hanno né il tempo né le competenze per gestire bene la tecnologia degli uffici legali. Si basano su segretari legali esperti di tecnologia per svolgere una varietà di compiti basati su computer come la costruzione di fogli di calcolo, la preparazione di presentazioni, la revisione contabile, la gestione delle fatture, la creazione di documenti, la manutenzione di calendari e il monitoraggio delle scadenze.

Pertanto, i segretari legali che sono esperti in una varietà di applicazioni di software avranno il maggior numero di opportunità di carriera. Alcune delle tecnologie più comuni che i segretari legali devono padroneggiare includono:

• Software di elaborazione testi
• Microsoft Office Suite
• Presentazione
• Gestione dell'informazione
• Organizzazione dei file digitali
• Software di backup dei dati
• Fatturazione
• Fatturazione
• Trascrizione
• Desktop publishing
• Videoconferenza
• Gestione e -mail

Abilità interpersonali

I segretari legali interagiscono quotidianamente con avvocati, paralegali, personale, clienti, consulenti opposti, personale giudiziario, venditori e altro ancora.

Le capacità interpersonali e comunicative di prim'ordine sono essenziali. Oltre al contatto faccia a faccia, i segretari comunicano tramite e-mail, telefoni e videoconferenze.

• Ricezione
• Etichetta telefonica
• Comunicazione orale
• Intelligenza emotiva
• Iniziativa
• Formalità
• Cuscinetto

Comunicazione scritta

Pensi che gli avvocati compongano la propria corrispondenza scritta? Pensa di nuovo. I segretari legali sono spesso responsabili della redazione di corrispondenza di routine e di memo di file, oltre a correggere i documenti legali per memorie, slip, scoperte e scopi transazionali.

La scrittura è parte integrante del lavoro del segretario legale; Coloro che sviluppano forti capacità di scrittura diventeranno indispensabili per gli avvocati che assistono.

• Composizione e -mail
• Seguire rigorosi formati di documenti
• Attenzione ai dettagli
• Lettere di copertura
• Forti abilità grammaticali
• Trascrizione

Capacità organizzative

Poiché i segretari legali sono la persona "a destra" dell'avvocato, le capacità organizzative sono essenziali per gestire in modo efficiente una pratica legale o un dipartimento legale aziendale.

I segretari legali devono mantenere file cartacei ed elettronici, gestire progetti, tenere traccia di più scadenze, mantenere calendari, pianificare riunioni, organizzare eventi e mantenere tutto ciò che è ordinato e accessibile.

• Attenzione ai dettagli
• Gestione del calendario
• Gestione dei file
• Gestione delle informazioni riservate
• Trascrizione
• Processo di imballaggio e invio di documenti legali
• Ricevere e organizzare giuramento
• Prendere appunti

Capacità di trascrizione

Le capacità di trascrizione sono fondamentali per la pratica di segreteria. Oltre a una velocità di digitazione rapida (i requisiti del datore di lavoro variano da 50 a 100 parole al minuto), sono necessarie capacità di ascolto attivo per comprendere i file di dettatura vocale.

Sono necessarie forti capacità di grammatica, ortografia, vocabolario e linguaggio, nonché una comprensione della terminologia legale. Come accennato in precedenza, i segretari devono essere competenti nelle applicazioni di elaborazione testi e nelle apparecchiature di trascrizione.

• Ascolto attivo
• Digitando
• Software di elaborazione testi
• Dispositivi di registrazione audio
• Memoria
• Comunicazione scritta

Attenzione ai dettagli

L'attenzione ai dettagli è fondamentale nella professione legale. Ad esempio, digitare $ 600.000 in un'offerta di transazione anziché $ 60.000 potrebbe costare alla tua azienda un cliente. I segretari legali gestiscono le minuzie della pratica del diritto quotidiano e l'attenzione ai dettagli è importante in quasi tutti i compito di segreteria dalla stesura e dalla redazione di documenti per la pianificazione di riunioni e le scadenze di calendario.

• Prendere appunti
• Attento
• Auditing
• Ragionamento induttivo
• Ragionamento deduttivo
• Inserimento dati
• Precisione
• Proattivi

Familiarità con documenti legali e terminologia

Qual è la differenza tra un segretario e un legale segretario? I segretari legali hanno familiarità con tutte le cose relative alla legge e ai procedimenti giudiziari. Termini come "citazione", "Pro Se" e "Voir Dire" non confondono i segretari legali. 

Comprendono le sfumature della procedura legale e hanno la capacità di creare e formattare memorie, scoperta e documenti transazionali.

• Brief di prova
• Brief di amicus
• Brief d'appello
• Brief di risposta
• Interrogatori
• Processo di ricorso
• Wills & Testaments
• Reclami legali, ricorsi e risposte
• Atto di sussulto
• Certificato di garanzia
• Richiesta di citazioni

Lavoro di squadra

Il lavoro di squadra è cruciale per il ruolo dei segretari legali nel fornire servizi legali. In tutte le pratiche, i grandi dipartimenti legali aziendali ai segretari dei praticanti da solista-legali devono collaborare con avvocati, paralegali, segretari, impiegati, venditori e altri per fornire servizi legali in modo efficace.

I segretari legali più efficienti sanno come andare d'accordo con i colleghi e collaborare con terzi per svolgere il lavoro.

• Ascolto attivo
• Comunicazione orale
• Comunicazione scritta
• Sensibilità al problema
• Collaborazione

Abilità multitasking

La maggior parte dei segretari legali lavora per più di una persona su più di un file.

Eseguire più attività contemporaneamente dovrebbe essere una seconda natura per un segretario legale competente. 

Sanno come destreggiarsi tra incarichi e priorità concorrenti e come gestire carichi di lavoro in crescita nell'ufficio legale di oggi, dove una persona svolge spesso il lavoro di tre.

• Attenzione ai dettagli
• Gestione del tempo
• Priorità
• Delegazione
• Programmazione
• Tolleranza allo stress

Abilità di ricerca

I segretari legali eseguono ricerche su Internet per una moltitudine di compiti come la ricerca di indicazioni, la raccolta di informazioni sui clienti, la ricerca della concorrenza e l'individuazione di testimoni di esperti.

Molti segretari legali, in particolare quelli dei piccoli uffici legali, svolgono anche mansioni paralegale, tra cui la ricerca legale, citano il controllo e il rintracciamento della giurisprudenza della giurisprudenza. Apprendimento di piattaforme di ricerca legale come Westlaw o Lexis/Nexis possono darti un vantaggio competitivo.

• Comprensione della lettura
• Intervista
• Prendere appunti
• Notare tendenze
• Analisi dei dati
• Ragionamento induttivo
• Ragionamento deduttivo
• Software di diritto di ricerca

Più capacità di segretario legale

• Risoluzione dei problemi
• Gestione dei social media
• Correzione di bozze
• Revisione
• Redazione
• Ortografia
• Uso corretto dei motori di ricerca
• Segnala la scrittura
• Produzione manoscritta finale
• Mark-up
• Sviluppare e mantenere le procedure operative standard (SOP)
• Scadenze
• Multilingue
• Cordialità
• Adattabilità
• Efficienza
• Pensiero critico
• Conformità
• Contabilità
• Professionalità
• Assistenza clienti
• Resilienza
• Accordi preliminari
• Macchine per fax
• Mantenere le biblioteche della legge
• Gestisci i file dei casi
• LexisNexis
• Pacer

Come far risaltare le tue abilità

Aggiungi le competenze pertinenti al tuo curriculum: Assicurati di evidenziare le abilità sopra nel tuo riepilogo e cronologia del lavoro. Gli studi legali si preoccupano della tua esperienza e attenzione ai dettagli, in particolare di come costruisci il tuo curriculum.

Evidenzia le abilità nella tua lettera di accompagnamento: Non sprecare parole nella tua lettera. Poiché la creazione di lettere di copertura è una parte significativa del tuo lavoro come assistente legale, attenersi al punto e dimostrare la tua capacità di essere chiara e diretta.

Usa le parole di abilità nel tuo colloquio di lavoro: Preparati a discutere tipi di progetti che hai gestito in altri ruoli senza violare la riservatezza di un cliente in altri studi legali. Non aver paura di descrivere come hai usato le competenze sopra in altri ruoli al di fuori del mondo legale se l'esperienza è applicabile al ruolo che cerchi.