Competenze importanti per i lavori clericali

Il lavoro clericale assicura che un ufficio funzioni senza intoppi ed efficiente. Implica i compiti amministrativi quotidiani di un ufficio, come rispondere ai telefoni, pianificare gli appuntamenti, inviare fax e archiviare documenti.

Le capacità clericali e amministrative sono utili per quasi tutti coloro che lavorano in un ufficio. La maggior parte dei dipendenti deve fare almeno un po 'di lavoro clericale. Pertanto, queste competenze sono importanti indipendentemente dal titolo professionale ufficiale. Gli impiegati e i segretari dell'ufficio devono avere capacità clericali particolarmente forti. I dipendenti in queste posizioni svolgono la maggior parte delle attività quotidiane di un ufficio.

Tipi di lavori clericali

Mentre alcune persone usano questi titoli di lavoro in modo intercambiabile, gli impiegati e i segretari differiscono dagli assistenti amministrativi. Gli assistenti amministrativi hanno spesso bisogno di un diploma universitario e ricevono più responsabilità, compresi i progetti di guida e talvolta la gestione dei team.

Al contrario, gli impiegati e i segretari in genere non hanno bisogno di un'istruzione estesa oltre un diploma di scuola superiore (sebbene ci siano programmi di istruzione superiore che si concentrano sul lavoro clericale e di segreteria). I commessi e i segretari gestiscono le operazioni quotidiane di un ufficio ma generalmente non hanno responsabilità manageriali.

I commessi e i segretari lavorano in una varietà di settori, tra cui finanza, affari, medicina, governo e legge.Alcune di queste posizioni richiedono abilità specifiche. Tuttavia, ci sono competenze di base che sono necessarie per quasi tutte le posizioni assistenti clericali e amministrative.

Le migliori capacità clericali

L'elenco seguente descrive le capacità clericali che i datori di lavoro cercano nei candidati per l'occupazione. Incluso è un elenco dettagliato delle cinque più importanti competenze clericali, nonché elenchi supplementari di competenze amministrative correlate.

Attenzione ai dettagli

Il lavoro clericale prevede di prestare attenzione ai dettagli quotidiani di un ufficio, altre persone potrebbero trascurare, come rispondere e tenere traccia delle e-mail, monitorare gli appuntamenti e rivedere i documenti. Come impiegato o segretario, è importante concentrarsi su questi dettagli e non lasciare che nulla scivoli attraverso le fessure. Ad esempio, gli impiegati dovrebbero rivedere i documenti per eventuali errori o errori prima di uscire dalle parti interessate.

• Ascolto attivo
• Analitico
• Diligenza
• Identificazione del rischio
• Prendere accordi di viaggio
• Osservazione
• Organizzazione
• Pianificazione
• Priorità
• Risoluzione dei problemi
• Ragionamento
• Conservazione dei registri
• Programmazione degli appuntamenti
• Gestione del tempo
• Digitando

Comunicazione

I lavoratori dei clericali devono avere forti capacità comunicative scritte e orali con superiori, colleghi e clienti. In genere risponderanno telefoni, scriveranno memo, invieranno e -mail e salutano clienti e clienti.Devono essere in grado di parlare e scrivere in modo chiaro ed efficace, e in un modo facile da capire. I commessi e i segretari comunicano con molte personalità diverse su base giornaliera, quindi sapere come comunicare efficacemente con i colleghi significherà la differenza tra una carriera a lungo termine e quella a breve termine. 

• Rispondendo ai telefoni
• Comunicazione
• Corrispondenza
• Assistenza clienti
• Delega
• E-mail
• Fax
• Fronta scrivania
• Abilità linguistiche
• Ascoltando
• Comunicazione orale
• Correzione di bozze
• Lavoro di squadra
• Comunicazione scritta

Competenze informatiche

Al giorno d'oggi, le competenze informatiche sono fondamentali per qualsiasi lavoro clericale. Impiegati e segretari devono essere dattilografici rapidi e accurati. In genere sono inoltre tenuti a eseguire un po 'di immissione dei dati, quindi dovrebbero avere familiarità con Microsoft Excel e altri software di immissione dei dati. Dovrebbero anche avere familiarità con altri software Microsoft Office, come Word e PowerPoint. Qualsiasi capacità informatica aggiuntiva, come la possibilità di progettare o modificare le pagine Web, sarebbe considerata un grande vantaggio.

• Conti pagabili/crediti
• Inserimento dati
• Gestione dati
• Visualizzazione dati
• Fluidità del database
• Desktop publishing
• Calendari digitali (Google, Outlook, ecc.)
• Comunicazione via e -mail
• Microsoft Office
• Macchine per ufficio
• Fogli di calcolo
• Digitando
• Elaborazione di testi

Numerazione

Il lavoro clericale prevede la numerazione, che richiede abilità matematiche di base per comprendere le informazioni numeriche. Alcuni impiegati sono responsabili, fino a una laurea, di contabilità e/o di contabilità per un'azienda, tra le altre funzioni numeriche. Gli impiegati che sono in grado di trasportare queste funzioni in modo rapido ed efficiente prospereranno in questi ruoli. Se non sei un grande matematico, non preoccuparti. Assicurati solo di avere abilità matematiche di base e pensiero analitico. 

• Contabilità
• Precisione
• Aritmetica
• Calcolo
• Fatturazione
• Contabilità
• Budget
• Analisi dei dati
• Stima
• Spese
• Pensiero logico
• Organizzare informazioni
• Fogli di calcolo
• Tecnologia
• Comprensione delle tendenze
• Pesare diverse opzioni

Organizzazione

I commessi e i segretari devono essere organizzati perché sono incaricati di assicurarsi che l'ufficio funzioni senza intoppi. Le loro attività implicheranno il tenere traccia della pianificazione del datore di lavoro, la risposta alle e -mail e alle telefonate e alla manutenzione di file.

Avere forti capacità organizzative ti permetterà di svolgere questi compiti in modo efficace. Sarà utile fare il punto delle aree in cui sei organizzato e su cosa dovresti lavorare. Ad esempio, scrivere compiti e cose da ricordare su note appiccicose è un modo per garantire che nulla venga trascurato.

• Valutazione
• Collaborazione
• Il processo decisionale
• Delegazione
• Consegnare la posta
• Documentazione
• Efficiente
• Archiviazione
• Gestione
• Multitasking
• Gestione dell'ufficio
• Supervisione
• Fotocopiatura e raccolta
• Organizzazione fisica
• Pianificazione
• Prioritario
• Registrazione
• Ordinamento
• Gestione del tempo

Risoluzione dei problemi

Essere un forte risolutore di problemi è la chiave per svolgere efficacemente le funzioni e le questioni clericali quando si presentano. A seconda della portata del tuo ruolo, dovrai risolvere i problemi con i clienti, tra colleghi o difetti tecnici. Farlo in modo tempestivo, pur rimanendo calma sotto pressione, garantirà il miglior risultato ogni volta.

• Ascolto attivo
• Adattabilità
• Analizzando
• Comunicazione
• Pensiero creativo
• Pensiero critico
• Reclami dei clienti
• Il processo decisionale
• Delega
• Abilità emotive
• Interpersonale
• Level-Headeness
• Resilienza
• Gestione del rischio
• Risoluzione dei problemi tecnici

Intraprendenza

Come impiegato, essere in grado di adattarsi ti aiuterà a prosperare in un ambiente frenetico. Ci si aspetta che tu abbia svolto il lavoro durante i periodi di cambiamento ed essere una risorsa affidabile per i tuoi colleghi. Farlo in modo efficace richiederà una serie di abilità, dal multitasking e dal pensiero critico all'apertura mentalità. Potrebbero esserci alcuni casi in cui il tuo capo o un superiore non è in grado di aiutarti a risolvere i problemi. Se hai la possibilità di lavorare in modo indipendente sotto pressione, sarai un dipendente di spicco.

• Acume amministrativo
• Pensiero creativo
• Flessibilità
• Gestione delle richieste
• Indipendenza
• Monitoraggio dell'inventario degli uffici
• Multitasking
• Apertura mentale
• Persistenza
• Fotocopiatura/scansione
• Proattivi
• Risoluzione dei problemi 
• Ricerca
• Autodisciplina

Importanti abilità morbide

Oltre a queste prime cinque capacità clericali, i migliori impiegati possiedono anche competenze trasversali che sono spesso tratti di personalità innati piuttosto che competenze apprese.

Questi includono forti capacità interpersonali, lavoro di squadra, flessibilità, affidabilità, adattabilità e creatività. Sono caratteristiche essenziali per gestori di uffici, receptionisti, assistenti personali, assistenti d'ufficio e assistenti esecutivi. 

Takeaway chiave

Leggi attentamente la descrizione del lavoro: Ogni lavoro richiederà competenze ed esperienze diverse, quindi concentrati sulle competenze elencate dal datore di lavoro. Puoi rivedere i nostri altri elenchi di competenze elencate per lavoro e per tipo di abilità.

Usa le parole chiave nel tuo curriculum: I datori di lavoro utilizzano sistemi di monitoraggio dei candidati per cercare parole chiave specifiche, quindi riprende che le incorporano avranno maggiori probabilità di essere selezionati per un'ulteriore revisione.

Aggiungi parole chiave alla lettera di accompagnamento: Nel corpo della tua lettera di presentazione, prova a menzionare una o due di queste abilità e dai un esempio specifico di tempo in cui le hai dimostrate al lavoro.

Menzionare le parole di abilità nell'intervista: Assicurati di avere almeno un esempio di tempo che hai dimostrato ciascuna delle prime cinque abilità elencate qui per la tua intervista.