Leggi chiave sull'occupazione interessate dalla pandemia di coronavirus

Durante la pandemia di Covid-19, le principali leggi sull'occupazione sono state aggiornate con nuove normative e importanti cambiamenti nei benefici e nei diritti dei dipendenti, abbinando la salute e la sicurezza alle foglie e alla pulizia medica e militare. Questi sono alcuni dei cambiamenti più significativi che i datori di lavoro dovrebbero conoscere. 

Act di sicurezza e salute sul lavoro (OSHA)

La legge sulla sicurezza e la salute del lavoro (OSHA) richiede ai datori di lavoro di proteggere i loro luoghi di lavoro per i lavoratori in diverse aree di salute e sicurezza dei dipendenti. I regolamenti OSHA si applicano a tutte le aziende con anche un solo dipendente.

Sebbene gli standard OSHA originali siano stati scritti per gli operatori sanitari e i primi soccorritori, sono applicabili a tutte le aziende che hanno dipendenti esposti a pericolosi agenti patogeni o malattie infettive. Ad esempio, è necessario fornire attrezzature per la protezione personale (DPI), tra cui protezione del viso e indumenti protettivi, ai dipendenti in cui possono essere esposti a Covid-19 e altri pericoli sul posto di lavoro. 

OSHA ha una guida per aiutarti a preparare il tuo posto di lavoro per Covid 19, in base al livello di rischio di esposizione nella tua attività. L'opuscolo "All About OSHA" è una guida generale per datori di lavoro e dipendenti.

Atto di congedo familiare e medico e prestazioni di congedo per malattia durante la pandemica del coronavirus

La Family and Medical Leave Act (FMLA) richiede che i datori di lavoro più grandi (quelli con 50 o più dipendenti) forniscano fino a 26 settimane di congedo non pagato. Il congedo deve essere utilizzato per le gravi condizioni di salute del dipendente, per la nascita di un bambino, per prendersi cura di un familiare immediato o di un genitore con una grave condizione di salute o per fornire assistenza se un membro della famiglia deve denunciare un servizio militare attivo.

I datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti che sono in congedo approvato dalla FMLA (ad eccezione del congedo retribuito del coronavirus descritto di seguito), ma devono continuare la copertura sanitaria del gruppo dei dipendenti e il dipendente deve continuare a pagare la propria quota di premi. Alla fine del congedo, il datore di lavoro deve ripristinare il dipendente alla stessa o una posizione equivalente se ritornano in modo tempestivo.

Requisito di congedo per malattia retribuito e credito d'imposta

La Famiglie del 2020 First Coronavirus Response Act impone ai datori di lavoro di pagare ai dipendenti la retribuzione malata e il congedo retribuito per motivi correlati a Covid-19. La tua azienda può ricevere crediti d'imposta per compensare questi costi. Devi pagare i dipendenti in queste situazioni:

I dipendenti possono dedicare del tempo retribuito per un massimo di due settimane, o 80 ore, di congedo per malattia retribuito al tasso di retribuzione regolare, se: 

• Sono messi in quarantena o in ordine casalingo
• Avere sintomi covid-19 e sono alla ricerca di una diagnosi 

I dipendenti possono dedicare tempo a retribuire fino a due settimane, o 80 ore, di congedo per malattia retribuito a due terzi della loro tariffa regolare, se lo sono: 

• Prendersi cura di qualcuno che è messo in quarantena o in ordine casalingo 
• Prendersi cura di un bambino la cui sede di scuola o di assistenza all'infanzia è chiusa o se l'assistenza all'infanzia non è disponibile

Più di una dozzina di stati e Washington, D.C., richiedere un congedo per malattia retribuito in alcune circostanze e molti di questi stati hanno temporaneamente ampliato la disponibilità di ferie per malattia retribuita. 

Accesso a pagamento e credito d'imposta aggiuntivo

Oltre alla retribuzione malata discussa in precedenza, i datori di lavoro devono offrire ai dipendenti 10 settimane di congedo per la famiglia e medica estesi a due terzi il tasso di retribuzione regolare, per motivi legati al coronavirus. Il dipendente deve essere stato impiegato almeno 30 giorni di calendario.

Per compensare alcuni dei costi di queste nuove foglie retribuite, la tua azienda potrebbe essere idonea per un credito d'imposta (diverso da quello sopra menzionato). Questo credito d'imposta è per i datori di lavoro di piccole e medie dimensioni (fino a 500 dipendenti) e si applica ai costi per le foglie prelevate tra il 1 aprile 2020 e il 31 dicembre 2020.

I crediti di ferie a pagamento sono stati estesi fino al settembre 2021 dall'American Rescue Plan Act, firmato in legge nel marzo 2021. Questi sono crediti in dollari per dollari fino a $ 5.000.

COBRA ASSICURAZIONE PER STRAZIONI CHE SALUTE

La legge sulla riconciliazione del bilancio omnibus consolidato del 1974 (COBRA) offre ai dipendenti la possibilità di continuare i benefici per la salute con il loro datore di lavoro quando vengono licenziati o chiusi. Se la tua azienda ha 20 o più dipendenti e hai una copertura del piano sanitario, devi offrire COBRA ai dipendenti se vengono lasciati andare (ad eccezione della cattiva condotta grave) o se una riduzione delle loro ore li rende non ammissibili per il tuo piano sanitario. Devi continuare la loro copertura per un tempo limitato, ma non devi pagare i costi premium.

Mentre i dipendenti normalmente hanno 60 giorni per eleggere la copertura e 45 giorni dopo averlo eletto per effettuare il loro primo pagamento, queste scadenze sono state estese durante l'epidemia di Covid-19.

Quando interrompi i dipendenti o riduci le loro ore, devi avvisarli di questa copertura Cobra. L'IRS ha un avviso generale del modello che puoi utilizzare. Il Dipartimento del Lavoro offre anche una guida per il datore di lavoro a Cobra.

Benefici per la salute e la pensione ERISA

ERISA è la legge sulla pensione e sul reddito dei dipendenti (1974). Se la tua azienda ha un piano sanitario o un piano pensionistico/pensionamento per i dipendenti, è necessario rispettare gli standard ERISA per proteggere i partecipanti al piano e i loro beneficiari, anche durante Covid-19. Ciò richiede agli amministratori del piano di: 

• Fornire ai partecipanti informazioni importanti sui benefici del piano
• Impostare i requisiti di responsabilità fiduciaria per gli amministratori del piano e i datori di lavoro
• Impostare i processi di reclamo e ricorsi
• Dai ai partecipanti il ​​diritto di fare causa per benefici e violazioni fiduciarie 

Se hai bisogno di cambiare o tagliare il tuo piano sanitario

I datori di lavoro offrono benefici per la salute su base volontaria e la legge federale non impedisce ai datori di lavoro di tagliare o ridurre i benefici. Se è necessario modificare il piano sanitario che offri ai dipendenti a causa della colpa della tua azienda da Covid-19, è necessario fornire ai dipendenti un preavviso e informazioni sulla copertura COBRA se si qualificano. Verificare con l'amministratore del piano per vedere se ci sono restrizioni per apportare modifiche al piano. 

Il Dipartimento del Lavoro ha rilasciato una guida ai datori di lavoro ai sensi della notifica di soccorso in caso di catastrofe EBSA 2020-01 per alcune disposizioni ERISA per i piani sanitari e i piani pensionistici in tutta la pandemia di Coronavirus, le linee guida estendono i tempi per i partecipanti e i beneficiari per prendere decisioni di benefici e funzionari del piano sanitario avere più tempo per fornire avvisi e divulgazioni se fanno uno sforzo di buona fede per fornire i documenti il ​​più presto possibile.

L'avviso è dettagliato e include maggiori indicazioni su altri argomenti. Verificare con l'amministratore del piano per assicurarti che la tua azienda sia conforme a questi requisiti. 

È possibile utilizzare il sito Web del consulente per le prestazioni sanitarie del Dipartimento del Lavoro per vedere se si è conformi alle leggi federali che si applicano al piano sanitario della tua azienda. 

Vantaggi Userra per i membri del servizio 

L'Uniformed Services Employment and Reployment Rights Act (Userra) garantisce i diritti di occupazione e reimpiego per i membri militari, comprese le unità della Guardia Nazionale e delle Riserva richieste durante il Pandemicic.

Quando la tua attività riceve un preavviso scritto di call-up, è necessario rilasciare il dipendente per questo servizio. Quando il membro del servizio ritorna dal servizio attivo, è necessario riconostrare questa persona se: 

• Ritorno entro cinque anni (servizio cumulativo) 
• Tornare in modo tempestivo dopo la fine del loro servizio 
• Non avere una scarica squalificante 

La persona deve tornare entro un numero specifico di giorni, a seconda dei loro giorni di servizio militare. 

Se un membro del servizio ritorna dal servizio attivo, non devi renderli se fossero stati licenziati o il loro lavoro non fosse più disponibile. Se la persona potrebbe essere stata esposta a Covid-19, devi comunque fare ogni sforzo per qualificarli per il loro corretto reimpiego. Potrebbe essere necessario dare a questa persona un congedo retribuito, lavoro remoto o un'altra posizione. 

Vedere la scheda informativa sull'impatto Userra Covid-1 del Dipartimento del Lavoro per maggiori dettagli sull'impiego di membri del servizio di ritorno.

La linea di fondo

Durante tutto Covid-19, molte leggi sull'occupazione sono state colpite e cambiate per aiutare sia i datori di lavoro che i dipendenti in modo sicuro la pandemica. Linee guida per la salute e la sicurezza come l'OSHA e la Family and Medical Leave Act, nonché i benefici per i servizi di pensionamento e in uniforme, sono state tutte colpite durante il coronavirus e sicuramente cambieranno continuamente durante questo tempo senza precedenti. Tieni d'occhio ulteriori informazioni dal Dipartimento del Lavoro, dell'IRS e di altre agenzie federali e considera di lavorare con un avvocato per il lavoro per ulteriore aiuto con la situazione specifica della tua azienda.