Capacità di gestione di livello 1

Livello 1 delle capacità di gestione La piramide mostra le competenze di base che qualsiasi manager principiante deve padroneggiare. È il fondamento della piramide delle capacità di gestione, che mostra le competenze che un manager deve padroneggiare per avere successo e mostra come queste capacità di gestione si basano l'una sull'altra verso il successo.

Capacità di gestione di base

Esistono quattro capacità di gestione di base che chiunque deve padroneggiare per avere successo in un lavoro di gestione. Queste quattro competenze di base sono pianificare, organizzare, diretta e controllare e sono discusse separatamente in dettaglio di seguito.

Piano

La pianificazione è il primo e più importante passo in qualsiasi attività di gestione. È anche il passaggio più spesso trascurato o di volubile. Mentre la quantità di pianificazione e i dettagli richiesti varieranno da attività a attività, saltare questa attività è invitare un certo disastro se non per fortuna cieca.

Questo è ciò che fornisce il vecchio adagio delle 6 p della pianificazione: la pianificazione e la preparazione preventivi impediscono prestazioni scadenti (o le 7 P: corretto, prime, pianificazione, previene, piscio, scarso, prestazioni) a seconda di come si contano.

Sebbene la maggior parte delle persone associa il termine pianificazione alla pianificazione aziendale, esistono effettivamente tre diversi livelli di pianificazione:

• Pianificazione strategica
• Pianificazione tattica
• Pianificazione operativa

E diversi tipi di pianificazione vengono utilizzati per raggiungere livelli e aree di preparazione:

• Pianificazione del disastro
• Piani di successione
• Pianificazione delle crisi
• Pianificazione di compensazione

Competenze di gestione di base necessarie per una pianificazione efficace

Queste sono alcune abilità di esempio che devi pianificare efficacemente.

• Immaginare uno stato futuro
• Organizzare mentalmente la missione e la visione essenziali che ti sposterà nello stato futuro desiderato
• Determinare una strategia generale che raggiungerà lo stato futuro desiderato
• Seleziona obiettivi e attività a breve termine che ti porteranno lì

Organizzare

Un manager deve essere in grado di organizzare team, attività e progetti al fine di svolgere il lavoro del team nel modo più efficiente ed efficace. Come manager principiante, potresti organizzare un piccolo team di lavoro o un team di progetto. Queste stesse competenze saranno richieste più avanti nella tua carriera quando devi organizzare un dipartimento o una nuova divisione dell'azienda.

Chiaramente, esiste una sovrapposizione tra la pianificazione del lavoro e l'organizzazione. Laddove la pianificazione si concentra su ciò che devi fare, l'organizzazione è più operativa ed è più focalizzata su come fare il lavoro meglio.

Competenze di gestione di base necessarie per organizzare efficaci

Quando organizzi il lavoro, devi:

• Determina i ruoli necessari per realizzare il piano
• Assegnare compiti ai ruoli
• Determina la migliore risorsa (persone o attrezzature) per il ruolo
• Ottieni le risorse e assegnali ai ruoli
• Assegna risorse ai ruoli e delega l'autorità e la responsabilità.

Sia che ti sia stato assegnato un piccolo team o un progetto da gestire, i manager principianti devono anche essere in grado di organizzare uffici e sistemi di dati.

Più correlato all'organizzazione

Potresti non essere in grado di spostare fisicamente le persone per riunire la tua squadra, ma dovresti considerare la possibilità. D'altra parte, potrebbe essere necessario spostare diverse persone in un piccolo spazio e dovrai organizzare le cose in modo che il team possa lavorare in modo efficace in quello spazio. Più tardi nella tua carriera, potrebbe essere necessario organizzare un ufficio per accogliere team di diversi dipartimenti e le loro esigenze specifiche.

Dovrai anche essere in grado di organizzare tutti i sistemi informatici che gestiranno i dati di cui il tuo team ha bisogno per raccogliere o distribuire. È necessario decidere se, ad esempio, è necessario impostare pagine Web condivise sulla intranet dell'azienda o solo una cartella condivisa sul file server. Decidi come organizzare i sistemi in modo che chiunque abbia bisogno di informazioni abbia accesso ad esso (e che non sono disponibili per coloro che non dovrebbero vederlo, come i tuoi concorrenti).

Se il tuo team ha bisogno o produce qualcosa di diverso dalle informazioni, devi organizzare in modo che il tuo team ottenga ciò di cui ha bisogno, quando ne ha bisogno e può uscire agli altri ciò che il tuo team produce al momento giusto.

Organizza te stesso

Non dimenticare di organizzarti. Anche come manager principiante devi essere in grado di organizzarti, il tuo tempo e il tuo spazio in modo da poter essere più efficace.

Infine, scoprirai che è abbastanza raramente organizzare progetti una volta. Con costanti cambiamenti di risorse, obiettivi e fattori esterni, di solito dovrai riorganizzare per adattarsi a loro.

Diretto

La regia è il passaggio dell'azione. Hai programmato e organizzato il lavoro. Ora devi indirizzare il tuo team per svolgere il lavoro. Inizia assicurandosi che l'obiettivo sia chiaro per tutti i membri della squadra. Sanno tutti qual è l'obiettivo? Sanno tutti qual è il loro ruolo nel portare la squadra all'obiettivo? Hanno tutto ciò di cui hanno bisogno (risorse, autorità, tempo, ecc.) per fare la loro parte?

Tira, non spingere

Sarai più efficace nel dirigere la squadra verso il tuo obiettivo se tiri (guidi) piuttosto che spingere (siediti e fai ordini). Vuoi motivare le persone nella tua squadra e assisterle e ispirarle verso gli obiettivi della squadra.

Competenze di gestione di base necessarie per la regia

Quando dirigi il lavoro del team, devi:

• Fornire una direzione chiara in modo che la squadra possa avere successo
• Assicurati che i membri del team siano chiari sul ruolo di cui hanno bisogno per la squadra per avere successo
• Fornire la minima quantità di direzione alla squadra in modo che la squadra sia autorizzata a avere successo
• Fornire ispirazione e follow-up per mantenere una presenza a sostegno del team

Controllo

Alcuni scrittori cercano di "ammorbidire" questa abilità di gestione di base chiamandola "coordinata" o termini simili. Il termine più forte, il controllo, è essenziale, tuttavia, in modo che il manager sia in grado di controllare le attività del team.

Nei passaggi sopra, hai pianificato il lavoro, organizzato le risorse per farlo accadere in modo più efficiente e ha ordinato al team di iniziare a lavorare. Nella fase di controllo, monitori il lavoro svolto. Confronta il progresso effettivo con il piano. Verifica che l'organizzazione stia lavorando mentre la progettavi.

Se tutto sta andando bene, non è necessario fare altro che monitorare. Tuttavia, questo raramente accade. Un dipendente si stanca, l'ordinamento del database richiede più a lungo ogni iterazione rispetto a quella prevista, un concorrente chiave lascia cadere i loro prezzi, un incendio distrugge l'edificio accanto e devi evacuare per diversi giorni, o qualche altro fattore influisce sul tuo piano.

Risoluzione del progetto

La fase di controllo ora impone che devi agire per ridurre al minimo l'impatto e riportare il tuo progetto all'obiettivo desiderato il più rapidamente possibile. Spesso questo significa tornare alla fase di pianificazione e regolare i piani. A volte potrebbe richiedere un cambiamento nell'organizzazione. E dovrai reindirizzare tutti verso i nuovi obiettivi e ispirarli. Quindi, ovviamente, controlli il nuovo piano e regola se necessario. Questo ciclo continua fino a quando non completi l'attività.

Competenze di gestione di base necessarie per il controllo

Quando controlli il lavoro, devi:

• Monitorare i progressi del team e dei progetti
• Accertare che ogni ruolo sia svolto da un dipendente
• Imposta gli standard per prestazioni e qualità
• Aiuta il team a risolvere i problemi e rimuovere gli ostacoli al loro successo
• Fornire feedback sulle azioni intraprese e sui progressi del team
• Fornire premi e riconoscimento per i successi e i progressi della squadra
• Prendi le decisioni prese in fase di pianificazione, organizzazione e regia, se necessario

I manager controllano anche gli strumenti

Nella fase di controllo, si impostano gli standard per prestazioni e qualità e quindi monitorate per assicurarti che siano soddisfatti. Ci sono tanti strumenti disponibili quante ci sono cose che devi monitorare.

• Strumenti di pianificazione: numerosi strumenti software consentono di inserire il programma e quindi aggiornare regolarmente i progressi. Il programma evidenzierà le modifiche nel programma in modo da poter identificare le azioni correttive da intraprendere.
• Controlli finanziari: come manager, di solito avrai un budget. I rapporti del dipartimento delle finanze ti farà sapere come le tue spese (per persone e altre risorse) corrispondono al piano.
• Controllo delle persone: devi assicurarti che tutte le persone del tuo team si esibiscano come previsto. Se non lo sono, devi trovare e correggere la causa. Non capiscono l'obiettivo? Non hanno qualche risorsa o abilità di cui hanno bisogno? È il compito troppo grande per loro e deve essere modificato o assegnato a una risorsa diversa? Il tuo lavoro come manager significa dare un feedback ai membri del team su come le loro prestazioni soddisfa il piano. Quando non lo fa, devi intraprendere un'azione correttiva.

La linea di fondo

Le capacità di gestione iniziale: pianificare, organizzare, diretti e controllo sono fondamentali per la capacità di un manager di raggiungere gli obiettivi, i progetti e i prodotti di lavoro assegnati e i progressi della parte di un'organizzazione per la quale il manager è responsabile. Con successo in ciascuna di queste competenze di base, un manager è sulla buona strada per una carriera di gestione di successo.