Assistente personale riprende il campione e l'elenco delle competenze

Gli assistenti personali sono simili agli assistenti esecutivi o agli assistenti d'ufficio in quanto svolgono tutti compiti di tipo amministrativo di routine in modo che qualcun altro non debba. È probabile che i doveri includano lo screening o la risposta alle telefonate, alle lettere e alle e -mail, alla gestione degli orari e alla presa di appunti alle riunioni.

La differenza con gli assistenti personali è che assistono solo una sola persona e possono anche aiutare con compiti personali come lo shopping o la pianificazione degli impegni sociali.

Alcune persone delegano il progetto lavorano ai loro assistenti o hanno i loro assistenti in attesa di loro in loro assenza.

Requisiti di lavoro per gli assistenti personali

Sebbene non vi siano requisiti minimi stabiliti per gli assistenti personali in termini di istruzione, un background nel lavoro commerciale o amministrativo aiuta. Una seconda o terza lingua può essere importante anche in alcuni casi. In generale, le competenze che hai sono più importanti della tua istruzione. Una discussione su alcune di queste competenze necessarie può aiutarti a decidere se questo tipo di lavoro è per te.

Ecco un elenco di abilità di assistente personale per curriculum, lettere di copertura, applicazioni di lavoro e interviste. Le competenze richieste varieranno in base al lavoro per il quale stai applicando, quindi rivedi anche il nostro elenco di competenze elencate per lavoro e per tipo di abilità. Guarda questi elenchi e vedi se hai utilizzato queste competenze nei lavori precedenti o le hai acquisite attraverso la formazione.

Prendi appunti su quando e come hai usato o sviluppato queste abilità. Quindi aggiungili al tuo curriculum e alla lettera di accompagnamento o tieni a portata di mano per compilare applicazioni di lavoro. Le persone che screenranno le applicazioni spesso cercheranno abilità chiave. Abbina le tue abilità con quelli pubblicati come richiesto per il lavoro. Quindi assicurati che siano menzionati nella tua lettera di accompagnamento ed elencati nel tuo curriculum.

Dovresti anche sviluppare risposte al colloquio su come hai usato le tue abilità nelle posizioni precedenti. Avere un esempio di come hai risolto un problema sul posto di lavoro usando una o più di queste abilità. Mostra come l'uso delle tue abilità ha contribuito al successo di un progetto.

Esempi di abilità necessarie

Questo elenco non è esaustivo ma include alcune delle abilità più importanti e ricercate per gli assistenti personali.

Organizzazione e gestione del tempo

Come assistente personale, gran parte del tuo lavoro sarà quella di mantenere qualcun altro organizzato e nei tempi previsti. Pertanto, devi essere ben organizzato. Fortunatamente, le capacità organizzative possono essere apprese. Ci sono tecniche specifiche che puoi adattarsi per rendere il tuo uso più efficiente e per mantenere altrimenti la tua vita e quella del tuo manager in ordine.

Comunicazione scritta e verbale

Dovrai capire e seguire le istruzioni e dovrai trasmettere informazioni in modo chiaro e onesto. A seconda dei dettagli della tua posizione, potresti anche dover accogliere i clienti, rispondere alla corrispondenza o creare report e presentazioni. Tutti questi compiti richiedono abilità comunicative di prim'ordine tra cui parlare e scrivere, ascoltare e leggere.

Precisione e attenzione ai dettagli

L'attenzione ai dettagli è una componente fondamentale sia di rimanere organizzato che di comunicazione bene.

La vaghezza o la inesattezza crea nella migliore delle ipotesi un'inefficienza e potrebbero anche causare seri errori o alienare i colleghi del tuo manager.

Conoscenza del software pertinente

Quale software dovrai gestire potrebbe variare, ma probabilmente includerà l'elaborazione testi, i fogli di calcolo, i database, i calendari, l'editoria desktop e il powerpoint o qualcosa di equivalente. Essere in grado di fornire un supporto tecnico almeno minimo è un vantaggio. Potrebbe essere necessario valutare diversi programmi e app da scegliere per te che fornisce gli strumenti migliori per raggiungere gli obiettivi del tuo manager. Sempre, il tuo compito è rendere il lavoro del tuo manager più semplice e più semplice, e ciò potrebbe richiedere un sacco di risoluzione dei problemi dietro le quinte.

Tatto e discrezione

Come assistente personale, sarai spesso esposto a materiale sensibile, dai segreti commerciali a informazioni altamente personali che dovrai mantenere confidenziale.

 Un'abilità correlata è essere delicata, la capacità di reagire delicatamente o per niente alle informazioni che altre persone potrebbero trovare difficili o imbarazzanti. In altre parole, devi essere una persona sicura per il tuo manager essere vulnerabile. Dopotutto, solo tu saprai quanta assistenza hanno bisogno.

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Elenco delle competenze

Capacità amministrative

Queste abilità fanno spesso parte della descrizione del lavoro per un assistente personale o sono abilità di valore aggiunto. Il tuo datore di lavoro potrebbe aver bisogno di qualcuno che possa svolgere questi compiti per lei.

• Amministrativo
• Appuntamenti
• Corrispondenza
• Commissioni
• Eventi
• Pianificazione degli eventi
• Archiviazione
• Procedure di implementazione
• Mantenimento di programmi
• Incontri
• Gestione dell'ufficio
• Gestione del progetto
• Ricerca
• Programmazione
• Prendendo la dettatura
• Prendere messaggi
• Prendere appunti
• L'organizzazione del viaggio
• Pianificazione dei viaggi

Capacità di comunicazione

Come assistente personale, tutti gli aspetti delle comunicazioni sono importanti per il lavoro. Sii pronto a mostrare la tua esperienza o formazione.

• Rispondi al telefono
• Comunicazione
• E-mail
• Salutare i visitatori
• Gestione delle richieste
• Networking
• Comunicazione non verbale
• Chiamate di screening
• Comunicazioni verbali
• Comunicazioni scritte

Competenze finanziarie

Hai esperienza o formazione per questi compiti?

• Contabilità
• Budget
• Acquisto
• Reperimento
• Shopping

Competenze tecnologiche

Sei in grado di utilizzare diverse piattaforme e dispositivi e eseguire la risoluzione dei problemi di base?

• Computer (PC, Mac, Tablet)
• Gestione del database
• Microsoft Office
• Preparazione di presentazione
• Rapporti
• Elaborazione di testi

Abilità di padronanza personale

Queste abilità fanno spesso parte della tua personalità. Mostra come li hai usati e sviluppati.

• Riservatezza
• Diplomatico
• Riservatezza
• Flessibilità 
• Interpersonale
• Multitasking
• Organizzazione
• Attitudine positiva
• Risoluzione dei problemi
• Comportamento professionale
• Auto-motivato
• Giocatore di squadra
• Gestione del tempo
• Lavorare indipendentemente

Se non hai usato queste competenze in un lavoro precedente, guarda come le hai sviluppate in lavori volontari o non pagati o usale nella tua vita personale. Usi queste abilità come parte di una comunità di fede o per un progetto studentesco a scuola? Hai sviluppato abilità come parte di una squadra sportiva o di uno sport individuale? Quell'esperienza può anche essere preziosa e renderti un candidato migliore per la posizione.

Nel seguente curriculum del campione progettato per un assistente personale, prendi nota di come molte delle competenze sopra menzionate sono incorporate nel testo, in particolare le "qualifiche di base."

Esempio di ripresa dell'assistente personale

Questo è un esempio di curriculum per una posizione di assistente personale. Scarica il modello di curriculum (compatibile con Google Docs e Word Online) o vedi sotto per ulteriori esempi.

Esempio di ripresa dell'assistente personale (versione di testo)

Richiedente Carly
999 Main Street
New York 10003
(123) 555-1234
[email protected]

OBIETTIVO DI CARRIERA

Assistente personale orientato ai dettagli e altamente organizzato esperto nel fornire un supporto senza soluzione di continuità ai dirigenti di livello C, oltre a eseguire in modo indipendente le responsabilità amministrative, di appuntamento e di viaggio, shopping e pianificazione degli eventi con efficienza senza sforzo cerca una posizione assistente personale con una parte superiore ditta.

Qualifiche di base

• In grado di elaborare dati sensibili e gestire tutta la corrispondenza e la dettatura con integrità e riservatezza senza compromessi.
• Posso facilmente costruire un rapporto con clienti, venditori e stakeholder di progetto sia di persona che per iscritto.
• In grado di sfruttare l'istruzione in contabilità per bilanciare accuratamente libri ed eseguire funzioni di budget e acquisto.
• Mantiene sempre un comportamento positivo e comodo professionale, con la capacità di infondere la fiducia e il coinvolgimento degli altri.

ESPERIENZA PROFESSIONALE

Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Assistente personale del presidente, Settembre 2016-Presente

Fornire un supporto amministrativo e personale completo al fondatore della società di consulenza finanziaria Boutique, con una portata di responsabilità che include dettatura, corrispondenza, gestione degli uffici, relazioni con i fornitori, programmazione degli appuntamenti, coordinamento dei viaggi e funzioni di pianificazione degli eventi.

• Pianificati tutti i dettagli per eventi di relazioni con i clienti di grande successo tra cui weekend di golf e tennis resort, seminari sulla pianificazione finanziaria e banchetti azionisti.
• Venditori di viaggi e intrattenimento offerti e garantiti che riducono le spese di viaggio del 15%.
• Utilizzato Adobe Creative Suite per creare nuovi brochure di marketing visivamente coinvolgenti e una newsletter mensile.

FORMAZIONE SCOLASTICA

Bachelor of Science in Business Administration (Minore: contabilità)2016; GPA 3.9
Università del Missouri, Columbia, MO
La lista di Dean; Summa cum graduato lode

Comprensioni tecniche: Microsoft Office Suite, QuickBooks e Adobe Creative Suite. Fluente nello spagnolo.