Elenco di controllo per la pianificazione per piccoli eventi

Piccoli eventi hanno molta più flessibilità quando si tratta di opportunità con luoghi, attività e interazione. Alla fine, è semplicemente più facile lavorare con le esigenze di un gruppo più piccolo. Naturalmente, i pianificatori devono ancora essere creativi se vuoi che la giornata fluisca bene. Una lista di controllo di dettagli importanti aiuta il flusso dell'evento e fornisce preziose informazioni su ciò che può funzionare meglio la prossima volta.

Inizia con le basi

Le idee migliori iniziano con una solida base, quindi è importante impostare il quadro del tuo evento prima di guardare troppo lontano. Cose come date, tempi e itinerari dovrebbero essere completati prima di passare a eventuali dettagli intricati. Assicurati di utilizzare le numerose app e programmi gratuiti utilizzati per tracciare le date e le chiamate necessarie.

Scegli il luogo giusto

Avrai più tempo a trovare una stanza per un gruppo più piccolo, ma le soglie di capacità saranno più strette. Se il tuo evento si espande da 50 a 100, potresti dover trasferirti in una stanza più grande a seconda delle capacità della tua sede. In generale, è più facile andare più piccolo in un pizzico, quindi acquista una stanza che può ospitare la tua più grande proiezione di frequenza e ridimensionare se necessario fintanto che non influisce sul budget.

Mappare una strategia di marketing

Anche se stai ospitando un "evento gratuito", devi ancora presentarlo in modo da attirare le registrazioni. Le persone vogliono sapere come trarranno beneficio dalla partecipazione all'occasione e il modo in cui si parla dei tuoi inviti e materiali di marketing può avere un grande impatto sul fatto che si presenteranno o meno. Mentre il tuo evento probabilmente ti sembra eccitante, la vera sfida è anche far eccitare gli altri.

Budget a persona

L'unico aspetto negativo per piccoli eventi è che in genere costano di più a persona perché i prezzi dell'hotel e della ristorazione diminuiscono all'aumentare delle quantità. Per rendere le cose ancora più complicate, un calo del 20 percento di numeri per un piccolo evento ha il potenziale per influire sullo stato dei prezzi del gruppo. Con questo in mente, si desidera un budget di costi per persona ai sensi della figura di frequenza prevista più bassa. Se lo fai con precisione, il tuo margine di profitto aumenterà effettivamente per ogni persona che aggiungi sulla proiezione.

Gioca ai tuoi punti di forza

I piccoli gruppi offrono maggiori opportunità per discussioni organizzate, quindi usa questo a tuo vantaggio quando si pianifica l'itinerario. Non è molto divertente essere "parlare" tutto il giorno, motivo per cui molti piccoli eventi offrono sessioni di gruppo o opzioni di breakout. Anche i progetti di gruppo possono essere integrati nelle giuste circostanze. Pensa ai modi per coinvolgere i tuoi partecipanti nel dialogo in quanto ciò aumenterà il tasso di conservazione di ogni presentazione.

Includi sessioni di domande e risposte e moduli di feedback

Il modo migliore per fare un salto sulla pianificazione del tuo prossimo evento è ascoltare il feedback da quello attuale. Lascia un sacco di tempo per le domande alla fine di ogni segmento. Puoi anche mettere le domande del tuo staff per iniziare la conversazione. I moduli di feedback sono abbastanza facili da includere nei pacchetti di informazioni, ma assicurati di istruire i partecipanti su come si desidera inviati.

Aggiungi opportunità di networking post-evento

Una buona funzione di networking può aggiungere un valore enorme a tutti i partecipanti. Se eri efficace nel deviare un dialogo tra i partecipanti, tutti dovrebbero conoscere qualcosa l'uno sull'altro entro la fine della giornata. Aiuta sempre a rendere il cibo disponibile in una funzione come questa e potresti persino voler reclutare impegni prima del giorno dell'evento. Come si suol dire, nulla attira una folla come una folla, quindi sii proattivo nel promuovere tutte le funzioni post-evento.

Piccoli eventi hanno il potenziale per essere un'esperienza ricca e gratificante per tutti, ma devi pianificare ogni minuto con il pubblico in mente. La buona notizia è che diventa sempre più facile perché capirai esattamente cosa sperano i tuoi ospiti.