Prepararsi per un audit di componente dei lavoratori fisici

Come molti imprenditori, potresti temere il pensiero di un audit di compensazione dei lavoratori fisici. La prospettiva di un audit può sembrare meno scoraggiante se si sa di quali registri l'assicuratore avrà bisogno e li organizzerà in anticipo. Qualche preparazione avanzata da parte tua contribuirà a garantire che l'audit vada rapidamente e senza intoppi.

Pianificazione dell'audit

Se l'assicuratore di compensazione del lavoratore prevede di condurre un audit fisico, dovrebbe avvisarti per lettera o telefono poco dopo la scadenza della politica di compensazione del lavoratore. L'audit dovrebbe essere programmato per una data conveniente per te. Avrai bisogno di tempi di consegna adeguati per raccogliere le informazioni necessarie. Chiedi all'assicuratore un elenco dei dati richiesti dal revisore per l'audit. 

Si noti che il revisore assegnato può o meno essere un dipendente dell'assicuratore. Alcuni assicuratori mantengono un dipartimento di audit interno con i propri dipendenti. Altri esternalizzano la funzione di audit a una società di revisione indipendente. Il processo dovrebbe essere lo stesso, sia che un dipendente dell'assicuratore o un appaltatore eseguisca l'audit.

Record di cui avrai bisogno

Il revisore avrà bisogno di dati finanziari per il periodo di tempo coperto dalla politica controllata. Ecco il tipo di informazioni che ti potrebbero essere chiesto di fornire:

• Contabilità contabile
• I moduli fiscali, in particolare il modulo 941 e 944, rispettivamente, la dichiarazione dei tassazioni dei datori di lavoro (trimestrale e annuale)
• Registri degli esborsi in contanti
• Pagamenti per i servizi forniti da appaltatori indipendenti. Il revisore dovrà verificare che questi lavoratori non siano i tuoi dipendenti.
• Pagamenti per i servizi forniti dai subappaltatori
• Certificato di assicurazione per ogni subappaltatore che hai assunto
• Forme W-2 e 1099
• Descrizione del lavoro per ogni lavoratore. Assicurati che descriva accuratamente i doveri del lavoratore.
• Descrizione delle operazioni aziendali
• Registri sui salari per il periodo della politica. Il revisore dovrà verificare tutte le fonti di retribuzione fornite a ciascun lavoratore (stipendio, bonus, ecc.).
• Limitazioni sui salari applicabili a dirigenti, partner, proprietari unici o altri presidi coperti dalla politica
• Il tuo foglio di lavoro di valutazione dell'esperienza

Dopo aver raccolto i dati necessari, dovrai organizzarli. Metti insieme tutti i tuoi record di gestione stipendi (come moduli W-2, buste paga e record straordinari) in modo che le informazioni siano facilmente accessibili. Allo stesso modo, posizionare tutte le informazioni relative ai subappaltatori, inclusi importi di pagamento e certificati di assicurazione, in un unico posto. I tuoi sforzi ripagheranno, rendendo l'audit più semplice e più veloce.

Incontro con il revisore

Quando arriva il revisore, dirigilo in una posizione tranquilla in cui l'individuo può lavorare senza essere disturbato. Cerca di essere cooperativo e rispondere alle domande del revisore. Se chiedi a un dipendente di fiducia di incontrare il revisore per tuo conto, assicurati che lui o lei:

• conosce bene la tua attività
• comprende tutte le fasi delle operazioni della tua azienda
• sa quali compiti vengono eseguiti da ogni dipendente
• comprende la politica di compensazione dei lavoratori della tua azienda, comprese le classificazioni che contiene
• Comprende i registri finanziari della tua azienda, compresi i dati sui salari, in modo che possa rispondere alle domande del revisore

Se la tua azienda utilizza un'azienda di contabilità fuori sede per gestire le funzioni contabili e sui salari, puoi inviare il revisore dei revisori all'ufficio del contabile? NO! Il tuo contabile può fornire i registri finanziari le esigenze del revisore, ma un audit fisico deve essere condotto presso i tuoi locali.

Cosa è incluso nel libro paga?

La base dei premi di compensazione del lavoratore è compenso (libro paga), il valore monetario dei servizi che i tuoi dipendenti forniscono alla propria organizzazione. L'assicuratore calcola il tuo premio moltiplicando una velocità con la remunerazione e dividendo il risultato per 100. Le autorità di compensazione di NCCI e alcuni lavoratori statali forniscono una definizione scritta di compenso. Mentre la definizione varia da stato a stato, generalmente include quanto segue:

• Stipendi lordi e salari, compresi stipendi e salari retroattivi
• Commissioni totali ricevute da un lavoratore che include eventuali pareggi contro di loro
• Bonus compresi i piani di bonus azionario
• Vacanza, vacanza e retribuzione malata
• Pagare gli straordinari. Nella maggior parte degli stati, la retribuzione degli straordinari viene calcolata al tasso di fila rettilineo. Ad esempio, se la tariffa oraria di un lavoratore è di $ 20 e viene pagato $ 600 per 20 ore di straordinario, solo $ 400 della retribuzione degli straordinari verrebbero inclusi come retribuzione.
• Pagamenti effettuati da te che altrimenti sarebbero stati trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti come richiesto dalla legge per la sicurezza sociale, Medicare o un piano pensionistico
• Pagamento ai lavoratori su una base diversa dal tempo lavorato. Gli esempi sono piani a pezzi, condivisione degli utili o incentivi.
• Pagamento o indennità per strumenti manuali o strumenti elettrici portatili che i lavoratori usano per svolgere il proprio lavoro
• Valore di noleggio di un appartamento o una casa fornita a un dipendente. Inoltre, il valore di altri alloggi e pasti ricevuti da un lavoratore come parte della sua retribuzione
• Pagamenti detratti dalla retribuzione lordo dei lavoratori per la pensione, la caffetteria o i piani di risparmio
• Coaterio per i dipendenti di subappaltatori non assicurati (vedi commenti sotto)

Ciò che è escluso dal libro paga?

Il significato di compenso in genere esclude determinati costi. Mentre le esclusioni variano da uno stato all'altro, la maggior parte degli stati esclude quanto segue:

• Suggerimenti e altre mance ricevute dai dipendenti
• Pagamenti da parte del datore di lavoro per i piani di assicurazione o pensionamento di gruppo
• Severance Pay (diverso da quello per il tempo lavorato)
• Sconti sui beni acquistati dal datore di lavoro
• Spese aziendali rimborsate
• Paga per il servizio militare attivo
• Indennità uniformi

Classificazioni

Uno dei compiti principali di un revisore è assicurarsi che la tua attività sia adeguatamente classificata. Per effettuare questa valutazione, il revisore esaminerà le operazioni della tua azienda e quindi determinerà se le classificazioni sulla politica sono appropriate.

Il revisore in genere inizia valutando il tuo Classificazione di base. È la classificazione che meglio descrive la tua attività generale. È spesso lo stesso del Classificazione di governo, che è la classificazione assegnata al libro paga più. Ad esempio, supponiamo di gestire un'officina meccanica. Alcuni dei tuoi dipendenti lavorano con torni mentre altri gestiscono presse per trapani o macchine per stampare. Le attività svolte dai tuoi dipendenti variano da lavoratore a lavoratore, ma tutte si adattano alla classificazione di base, offerta meccanica. Dal momento che la maggior parte del tuo libro paga va a Machine Shop Speeds, Machine Shop è la tua classificazione di governo.

Alcuni dipendenti possono svolgere attività che richiedono classificazioni separate. Ad esempio, supponiamo che la tua offerta di macchine impieghi un lavoratore clericale che svolge il suo lavoro in un ufficio chiuso lontano da altri lavoratori. A questo dipendente verrà probabilmente assegnato il dipendente dell'ufficio clericale di classificazione piuttosto che una offerta di macchine.

I sistemi di classificazione delle compensazione dei lavoratori si basano su regole complesse che possono essere difficili da comprendere per gli assicurati. Se il tuo revisore riclassifica la tua attività o calcola il tuo premio in un modo che non capisci, chiedigli per una semplice spiegazione. Se sei ancora confuso, chiedi assistenza al tuo agente o al broker.

Subappaltatori

Molti stati hanno leggi che impongono responsabilità agli appaltatori che assumono subappaltatori non assicurati. Queste leggi si applicheranno a te se la tua azienda opera come appaltatore e i subappalti funzionano ad altri.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda, ABC Construction, assuma un subappaltatore chiamato P&J Plumbing per fare i lavori di tubazioni in un edificio che stai ristrutturando. Un dipendente di P&J è ferito sul posto di lavoro e tenta di raccogliere i benefici per la compensazione dei lavoratori dal suo datore di lavoro. Il lavoratore non ha successo perché P&J non ha acquistato la copertura di compensazione dei lavoratori. Nella maggior parte degli stati, il lavoratore ferito può cercare benefici ai sensi della politica di compensazione del lavoratore.

Gli assicuratori sono tenuti per legge per fornire benefici a dipendenti feriti di subappaltatori non assicurati assunti dai loro assicurati. Pertanto, il tuo revisore esaminerà i tuoi documenti fiscali, inclusi tutti i 1099 moduli che hai emesso ai subappaltatori. Lui o lei verificherà di ottenere un certificato di assicurazione da ciascun subappaltatore che hai assunto. Se un subappaltatore non ha fornito prove dell'assicurazione di compensazione dei lavoratori, il revisore addebiterà un premio aggiuntivo per la copertura assicurativa di quel contraente.

Il tasso addebitato per un subappaltatore non assicurato dipende dal tipo di lavoro eseguito dal subappaltatore. Ad esempio, se il subappaltatore ha eseguito il lavoro di copertura, verrà utilizzata la tariffa per la classificazione del tetto applicabile. La tariffa verrà applicata a tutto o a una parte del costo del lavoro subappaltato. Se il denaro che hai pagato al subappaltatore era solo per manodopera, l'intero costo (diviso per 100) verrà utilizzato come base del premio.

Appaltatore contro subappaltatore

Se la tua attività non è un appaltatore, sei responsabile di infortuni sostenuti dai dipendenti di appaltatori indipendenti che assumi? La risposta è generalmente no. Un contraente gestisce un'azienda indipendente ed è responsabile della fornitura di prestazioni di compensazione dei lavoratori ai suoi dipendenti feriti.

Ad esempio, supponiamo di possedere un negozio al dettaglio. Assumi un pavimento favoloso, un appaltatore di pavimenti, per strappare un vecchio pavimento nel tuo negozio e sostituirlo con uno nuovo. Descrivi il risultato che desideri (un nuovo pavimento) e Fabulous fa il lavoro. Un supervisore favoloso sovrintende al lavoro, stabilisce programmi di lavoro e dettato come i dipendenti svolgono il proprio lavoro. Se un dipendente favoloso viene ferito durante l'installazione del tuo nuovo pavimento, Fabulous (non la tua azienda) sarà obbligato a fornire benefici.

Ci sono alcune situazioni in cui una società potrebbe essere ritenuta responsabile per lesioni ai dipendenti di un appaltatore indipendente. Pertanto, dovresti insistere sul fatto che tutti gli appaltatori indipendenti forniscano un certificato di assicurazione affermando di aver acquistato l'assicurazione di compensazione dei lavoratori.