Strutture di governance del progetto

La governance potrebbe essere una delle materie più secche nella gestione del progetto, ma è anche uno dei più importanti. È il modo in cui il senior management sa che i loro team stanno facendo un buon lavoro e li rassicura che il progetto si sta svolgendo come dovrebbe. Fornisce inoltre gli assegni e i saldi necessari per i manager per sapere che il denaro viene speso in modi appropriati e allineati al business case.

In definitiva, è responsabilità dello sponsor del progetto garantire che vi sia una governance adeguata, ma i project manager possono anche assumere un ruolo attivo in questo. Qualunque sia il tuo ruolo, aiuta a comprendere la governance del progetto e come aiuta i team a raggiungere i loro obiettivi.

Definizione della governance dei progetti

"Governance", in termini di gestione del progetto, si riferisce alle politiche, ai processi, agli standard, alle procedure e alle linee guida che determinano come i progetti sono guidati, gestiti e controllati dall'organizzazione. È il framework all'interno del quale un progetto avanza. Include gli aspetti finanziari del progetto, nonché la logistica, il personale e i materiali relativi al progetto.

La governance può essere estesa e "pesante", con molta burocrazia o "luce", con una supervisione minima. I manager dovrebbero mirare al giusto livello di governance per l'ambiente e la cultura. Assicurarsi che le politiche di governance si adattino allo scopo del progetto è un fattore chiave per garantire che siano efficaci.

La governance inizia in cima. Nelle grandi aziende, ciò dovrebbe includere un impegno per le linee guida per la governance del progetto del consiglio di amministrazione dell'azienda. L'atteggiamento e gli standard previsti dai membri del consiglio di amministrazione si filtreranno ai consigli di progetto, ai leader del progetto e ai team.

Perché la governance del progetto è importante

Il tuo sponsor del progetto e altre parti interessate chiave vogliono sapere che stai spendendo il budget del progetto nel modo giusto. Vogliono vedere che stai monitorando efficacemente i progressi del tuo progetto e interrompendo per gestire il rischio del progetto come necessario, ma la logica per una buona governance del progetto va oltre.

La governance non è solo un problema interno. La governance è richiesta dai clienti, in particolare quelli nel settore pubblico. I governi e i regolatori chiedono (e in alcuni casi, applicano) determinati standard per determinati progetti. Molte aziende devono aderire alla guida dalla legislazione esterna, come la legge di Sarbanes-Oxley, che è stata approvata nel 2002 per richiedere alle aziende di adottare determinate misure per garantire audit, responsabilità e trasparenza accurate. La forte governance del progetto è solo un piccolo modo per dimostrare che la tua azienda opera in modo efficace e nelle linee guida e regolamenti specificati per il tuo settore.

La governance del progetto ti aiuta anche:

• Migliora il tuo ritorno sugli investimenti e traccia tali investimenti in modo efficace
• Ottieni il buy-in per i progetti
• Evita cause comuni per il fallimento del progetto creando più opportunità di riconoscerle all'inizio del processo
• Comunicare in modo più efficace
• Introdurre la standardizzazione tra i progetti, rendendo più facile confrontare le prestazioni
• Ridurre al minimo il rischio
• Sviluppare e motivare il personale in un ambiente strutturato

Che aspetto ha la governance del progetto

Allora come appare il buon governo di governance in un progetto? Riconoscerai determinate attività e qualità quando un progetto ha una corretta governance.

C'è un ciclo di vita di gestione del progetto disciplinato Ciò include punti definiti per l'approvazione. Questi sono punti in cui viene discussa la redditività del progetto e viene presa una decisione se continuare con il lavoro o meno.

I progetti hanno un chiaro business case, e i casi aziendali hanno informazioni sufficienti per consentire ai team di gestione di prendere le giuste decisioni. Tali decisioni sono adeguatamente documentate e comunicate.

Le persone che lavorano su progetti hanno ruoli e responsabilità definite. Le persone che compongono il team di progetto sono esperte e qualificate nei loro ruoli pertinenti. I processi e le procedure dovrebbero consentire ai team di progetto di rivedere il loro progetto e di chiedere un supporto indipendente, se necessario.

C'è un Cultura dell'apprendimento continuo Ciò consente ai team di progetto di migliorare continuamente e discutere le lezioni apprese in un ambiente senza colpa.

Le parti interessate sono coinvolte e si fidano del processo. La governance di un progetto è legata alle strutture di governance nell'organizzazione in generale. L'obiettivo principale della governance dei progetti è garantire che i progetti vengano realizzati nel modo giusto, il che è intrinsecamente legato alla governance finanziaria a livello aziendale, gestione del rischio aziendale e altro ancora.

La governance del progetto dovrebbe Adattarsi perfettamente ai tuoi attuali processi organizzativi. In altre parole, non creare un nuovissimo processo di gestione finanziaria quando ne hai già uno che funziona in altre aree! Utilizzare ciò che attualmente esiste e modificare i processi aziendali per renderli adatti a utilizzare in un ambiente di progetto.

5 aree di interesse per la governance del progetto

Quando inizi a esaminarlo, ti renderai conto che la governance del progetto è pervasiva attraverso tutti gli elementi della gestione del progetto. Tuttavia, ci sono alcune aree di interesse chiave in cui la governance è particolarmente rilevante.

• Metodologie e processi: questi ti aiutano a fornire lavoro in modo affidabile e sostenibile.
• Gestione della conoscenza: questo è cruciale per garantire che l'organizzazione apprenda dall'esperienza del progetto. La gestione della conoscenza è essenziale se si desidera smettere di fare gli stessi errori più volte.
• Maturità della gestione del progetto: man mano che la gestione organizzativa del progetto matura attraverso l'esperienza, anche la tua capacità di offrire con successo.
• Buy-in di livello senior: l'impegno per la governance dei progetti inizia dall'alto. Se si dispone di supporto manageriale, questo crollerà attraverso tutti i livelli dell'azienda e l'approccio alla governance sarà più sostenibile.
• Cultura di supporto: una cultura del supporto, non la colpa, assicurerà che i project manager abbiano l'ambiente giusto in cui prosperare. Una cultura di supporto, guidata dall'ufficio di gestione del progetto o dal direttore del progetto, aiuterà i project manager a raggiungere i loro obiettivi e quelli del progetto.

Cosa fare se non esiste uno standard aziendale

Molti project manager di organizzazioni più piccole si trovano a gestire progetti in un ambiente di supporto e in cui vi è un buy-in per il concetto di gestione del progetto, ma c'è una mancanza di strutture organizzative formali da cui nutrirsi.

In quella situazione, che non è esclusiva per le piccole organizzazioni, progetterai da zero il modello di governance del progetto. Se non esiste un approccio di governance del progetto che puoi togliere dallo scaffale e adattare il tuo progetto, dovrai costruire il tuo.

Non è così difficile come potrebbe sembrare. Inizia con la configurazione delle basi:

• Crea un documento "Ruoli e responsabilità".
• Assicurati di avere uno sponsor del progetto.
• Assicurati di avere un progetto di progetto o un gruppo di sterzo e organizza riunioni regolari per le quali prendi e distribuisci minuti.
• Imposta un processo di gestione del rischio.
• Imposta un processo di gestione delle modifiche.
• Crea punti nel programma del progetto in cui controlli la fattibilità del progetto rispetto agli obiettivi originali del business case (la fine di ogni fase della fase è il punto naturale per mettere questi controlli).