Pro e contro di 3 strutture organizzative del progetto

Il modo in cui la tua organizzazione è strutturata influenza il modo in cui gestisci e gestisci progetti. Può anche influenzare la quantità di autorità e raggiungere il tuo lavoro come project manager.

Esistono tre strutture organizzative comuni e i project manager lavorano in tutti: funzionali, progetti e matrice. Diamo un'occhiata ai vantaggi e agli svantaggi di ciascuno in modo da sapere cosa ti trovi contro quando ti unisci a una nuova struttura.

Struttura organizzativa funzionale 

In una struttura organizzativa funzionale, il project manager e tutte le risorse lavorano nella stessa divisione aziendale, come il dipartimento di vendita e marketing. In generale, il gestore funzionale ha più autorità del project manager.

Vantaggi

La struttura funzionale offre il minimo potere come project manager, ma offre molti altri vantaggi:

• Funziona bene per piccoli team e piccoli progetti perché la funzione ha il pieno controllo dei membri del team e di altre risorse richieste.
• Puoi accedere facilmente agli esperti di cui hai bisogno perché si trovano nella stessa area funzionale.
• È veloce riunire tutti per risolvere i problemi relativi al progetto.
• È possibile limitare gli strumenti di comunicazione del progetto che devi utilizzare perché il team è relativamente piccolo e semplice.
• Spesso ottieni membri del team entusiasti che sono desiderosi di lavorare sul progetto perché offre loro opportunità di carriera. Il lavoro del progetto può essere un ottimo modo per motivare il tuo team.
• Se stai consegnando il progetto a un team funzionale, sarà il team funzionale in cui lavori, il che può semplificare la chiusura di un progetto.

Svantaggi

Sebbene questa struttura abbia molti vantaggi, considera anche alcuni aspetti negativi: 

• Il lavoro si svolge in un silo, il che potrebbe significare che non hai accesso a persone al di fuori della tua divisione funzionale.
• Le persone nel team del progetto potrebbero essere più fedeli al proprio dipartimento o al team manager che al loro lavoro sul progetto, che può creare conflitti.
• Un grande progetto può finire con un project manager funzionale per ogni funzione. Può provocare il lavoro che cade attraverso le fessure se tutti i project manager non funzionano armoniosamente insieme.
• Il lavoro funzionale può essere isolato in quanto non hai l'opportunità di fare rete ampiamente con l'azienda. Mantenere un focus strategico può essere più difficile.

Struttura organizzativa del progetto

I team dedicati sono messi insieme per lavorare su progetti in una struttura organizzativa del progetto. Il project manager ha probabilmente la responsabilità di gestione delle linee per i membri del team di progetto. Esempi di questo includerebbero grandi costruzioni, ma anche iniziative aziendali che richiedono un team dedicato. Il project manager ha l'autorità definitiva, che riferisce allo sponsor del progetto e al consiglio di progetto. Le persone nel team lavorano direttamente per il project manager.

Vantaggi

L'ovvio vantaggio di una struttura del progetto è che hai un maggiore controllo sul team, ma sono in atto anche altri vantaggi:

• Le squadre possono avere un forte senso di identità. È la struttura più semplice all'interno della quale creare una forte cultura di squadra.
• L'intero team è focalizzato sugli obiettivi della squadra, quindi esiste un conflitto di lealtà con il lavoro quotidiano per le persone che lavorano al progetto. Il loro lavoro quotidiano è il progetto.
• Le risorse sono dedicate al progetto, quindi è molto più facile programmare il lavoro. Saprai quando i membri del team sono disponibili e non vi è alcun rischio che vengano tirati fuori con breve preavviso per un lavoro commerciale come un altro manager.
• I progetti gestiti in questa struttura sono ottimi ambienti per migliorare le capacità di gestione dei progetti e più capacità di leadership tecnica.

Svantaggi

La struttura del progetto è la più semplice con cui lavorare, ma ha ancora alcuni svantaggi:

• Avere un team dedicato a un progetto è un impegno costoso. Tende ad essere un'opzione solo su grandi progetti.
• Se rimuovi le persone dai loro lavori funzionali, potrebbero avere difficoltà a tornare indietro, soprattutto se il progetto è lungo. Il lavoro del progetto ti allunga, quindi tornare al tuo ruolo precedente dopo aver lavorato in un ambiente multidisciplinare su un nuovo progetto impegnativo, non è una prospettiva accattivante per molte persone. Pertanto, gestire la transizione del team quando si chiude un progetto diventa ancora più importante.
• A volte chiudere un progetto può significare perdere il lavoro se l'azienda è passata e un altro ruolo non è disponibile per te.
• Per loro natura, i team dedicati fanno schifo per lavorare su una sola cosa. Possono limitare il numero di progetti che l'azienda può fare in qualsiasi momento, soprattutto quando diversi progetti richiedono le stesse competenze.
• I project manager in questo tipo di struttura eseguono la gestione delle linee anche per i loro team, il che significa passare del tempo e sforzi per le attività delle risorse umane che non dovresti fare in altre strutture. Se ti piace questo elemento di lavoro con le persone, questo fattore potrebbe essere un vantaggio. 

Struttura organizzativa di Matrix 

La terza opzione è una struttura a matrice. Le risorse sono condivise sia nel lavoro commerciale come al solito che nel lavoro di progetto. Potrebbe significare avere due manager o responsabilità "tratteggiata" nei confronti di un project manager e del team manager. La struttura della linea di gestione funzionale è normalmente in atto prima e il project manager prende la linea tratteggiata.

Questa struttura divide il potere e l'autorità tra il team manager funzionale o di divisione e il project manager. Dovrai usare le tue capacità di negoziazione per il loro pieno potere.

Vantaggi

Le strutture a matrice sono molto comuni perché consentono ai manager di fare scelte flessibili con il modo in cui le persone trascorrono il loro tempo. Probabilmente lavorerai in un ambiente a matrice ad un certo punto della tua carriera. I vantaggi di questa struttura sono:

• Le risorse vengono utilizzate in modo efficiente e possono spostarsi tra i progetti secondo necessità.
• Puoi lavorare su molte cose diverse, a volte in parallelo, anche se questo punto può essere sostenuto anche come svantaggio. 
• Team e individui possono essere molto reattivi. Se arriva un nuovo progetto che deve avere la priorità, è abbastanza facile da ruotare e improvvisamente concentrarsi su qualcos'altro. Non puoi farlo facilmente in una struttura del progetto, che richiede più tempo per sciogliersi e raggrupparsi.
• La struttura richiede che tutti utilizzino lo stesso ciclo di vita e metodologia di gestione del progetto, quindi spostarsi tra i progetti è facile. Le persone possono unirsi a un team di progetto con onboarding relativamente poco richiesto quando la terminologia e i processi sono comuni. 

Svantaggi

Come per tutte le configurazioni, anche questo ha le sue insidie. Nonostante sia una struttura comune, non molti luoghi di lavoro moderni hanno rotto i problemi di sovraccarico. Dare alle persone troppo da fare può essere facile se non si dispone di sistemi per gestire e monitorare l'intero carico di lavoro. Altri svantaggi sono:

• Il conflitto tra progetti è comune perché potresti combattere per le stesse risorse di un altro progetto.
• L'altro progetto potrebbe aver analizzato le migliori risorse: le persone più appropriate con le competenze giuste o il loro manager di linea potrebbe non renderle disponibili per il lavoro del progetto.
• Ci possono essere alcuni conflitti tra attività commerciali come al solito e lavoro di progetto per le persone, specialmente quando entrambi i manager danno loro diverse priorità.
• Le risorse potrebbero avere un conflitto su quale percorso di sviluppo prendono per le loro future carriere. Anche se potresti sapere che vuoi rimanere nella gestione del progetto, potresti avere la possibilità di progredire in un ruolo funzionale più senior o un ruolo più orientato al progetto. Ma avere molte opzioni di carriera è una buona cosa, anche se prende decisioni difficili.

Una struttura organizzativa che funziona perfettamente per tutto il lavoro commerciale come al solito non funziona sempre per i progetti e devi gestire all'interno dell'ambiente in cui lavori. Ottenere un po 'di esperienza in ciascuna di queste strutture è una buona idea in modo da poterle provare in prima persona. Ti aiuterà a decidere quale ambiente ti si adatta meglio e si adatta alle tue abilità e preferenze. Quindi puoi fare una scelta informata se hai la possibilità di decidere il tuo ambiente di lavoro futuro.

Comprendere i pro e i contro di ogni progetto organizzativo della struttura organizzativa ti dà la possibilità di capire dove dedicare al meglio il tuo tempo e influenza per ottenere il massimo dal tuo team e aiutare il tuo progetto a concludere con successo.