Acquista per la panoramica della catena di approvvigionamento (P2P)

L'acquisto per il processo di pagamento, noto anche come processo P2P, collega l'approvvigionamento e interi processi della catena di approvvigionamento all'interno di una società attraverso il processo di ricezione delle merci e infine al pagamento emesso al fornitore.

Negli ultimi anni, le aziende hanno esaminato attentamente il loro acquisto per pagare i processi a:

• Ridurre i costi complessivi della catena di approvvigionamento e dell'inventario
• GRATIS UP necessario contanti
• Migliorare le prestazioni operative
• Prendere decisioni finanziarie migliorate

Oltre a ridurre i costi complessivi della catena di approvvigionamento e dell'inventario, il miglioramento dell'acquisto per pagare il processo può aggiungere una visibilità che consente alla gestione dell'opportunità di avere una migliore comunicazione con il fornitore su dove si trovano gli articoli nel processo di consegna e il pagamento al fornitore.

Elementi dell'acquisto per il processo di pagamento

Esistono molti elementi nel processo P2P, ognuno dei quali è importante nel processo complessivo. Il processo inizia con l'approvvigionamento di articoli e termina con il pagamento al fornitore selezionato.

Reperimento

Il processo P2P inizia con il reparto acquisti richiesto da ricerca e sviluppo o dal dipartimento di produzione per trovare un fornitore per un articolo o un servizio speciale. Il dipartimento di ricerca e sviluppo potrebbe aver prodotto una specifica all'interno della quale il venditore deve eseguire. 

In alcuni casi, l'articolo può essere un elemento azionario standard necessario per il processo di produzione e potrebbe richiedere solo al reparto acquisti di trovare l'articolo di migliore qualità al miglior prezzo. A seconda dell'elemento o del servizio richiesto, il dipartimento di acquisto può emettere una richiesta di preventivo (RFQ) o può selezionare fornitori adeguati in base alle relazioni precedenti.

Contratti

Quando il dipartimento acquisti ha selezionato un fornitore o un fornitore adeguato, ci sarà un processo di contratto in cui i fornitori e il dipartimento di acquisto negozieranno un contratto in base a prezzi, termini di pagamento e programmi di consegna.

Acquisto

Dopo che i contratti sono stati firmati tra la società e il venditore, gli ordini di acquisto possono essere raccolti e inviati al venditore. Per migliorare i tempi di consegna degli articoli, la società può inviare l'ordine di acquisto elettronicamente anziché inviare o fax.

Inviando un ordine di acquisto elettronico, le informazioni possono essere inserite direttamente nel sistema informatico del fornitore. Per garantire che vi sia visibilità, il fornitore dovrebbe fornire alle informazioni di avanzamento dell'azienda come date di consegna aggiornate e documenti come AVVERTENZA AVVISO SPEDIZIONE AVANZATO (ASN).

Ricevuta di merci

Dopo la spedizione degli articoli dal venditore, il passo successivo è che quegli articoli arrivino al cliente. Gli articoli verranno controllati per garantire che la quantità sia uguale all'ordine di acquisto, oltre a controllare gli articoli per danni e qualità.

In caso di problemi con gli articoli ricevuti, il cliente informerà il fornitore in modo che sia la restituzione dell'articolo o uno sconto organizzato.

Fatturazione

Il venditore può fatturare il cliente in qualsiasi momento dopo la spedizione degli articoli. Utilizzando una soluzione di fatturazione elettronica, il processo P2P può essere semplificato in modo che le informazioni vengano inserite nel sistema contabile del cliente.

Quando gli articoli vengono ricevuti, abbinati contro la fattura e l'ordine di acquisto, l'elaborazione della fattura può iniziare.

Elaborazione della fattura

Nel processo P2P, l'elaborazione delle fatture dovrebbe essere effettuata in modo da ottenere eventuali sconti offerti dal fornitore. Nel contratto negoziato, il fornitore può offrire sconti per il pagamento effettuato dal cliente prima che il pagamento sia dovuto.

Ad esempio, il venditore può offrire uno sconto del cinque percento per i pagamenti effettuati meno di dieci giorni dopo la ricezione degli articoli.

Analisi

Come parte del processo P2P, un'azienda dovrebbe avere una massima redditività della sua spesa acquisti. Il monitoraggio costante della spesa identificherà le aree che potrebbero essere motivo di preoccupazione come i fornitori che aumentano i prezzi o la spesa canaglia.

Un processo P2P che incorpora le migliori pratiche può risparmiare denaro alle aziende. Dovrebbe includere limitazioni su ciò che può essere acquistato al di fuori del processo P2P standard.

Consentendo acquisti non standard, le incidenze di costi non necessarie aumentano e sorvegliano questi acquisti possono sprecare risorse che potrebbero essere salvate se fosse utilizzato il processo P2P corretto.