I proprietari dei record dovrebbero conservare per le tasse

Uno dei grandi vantaggi di essere un proprietario sono le detrazioni fiscali di cui puoi trarre vantaggio. Queste detrazioni, tuttavia, possono essere complicate, quindi è importante tenere registrazioni dettagliate di tutti i documenti, le entrate e le spese importanti durante tutto l'anno. Essere organizzati e mantenere i documenti adeguati può aiutarti a massimizzare le detrazioni e ridurre lo stress.

Quattro motivi per tenere i registri

1. Renderà molto più semplice presentare le tasse.
2. Avere tutto ciò che è registrato ti aiuterà a impedirti di perdere eventuali detrazioni, il che ti farà risparmiare denaro.
3. Ti aiuterà a assicurarti di presentare reclami accurati. Invece di indovinare, "Penso di aver pagato quell'appaltatore $ 1.000", tirando rapidamente un foglio di calcolo, saprai che gli hai pagato $ 850 il 17 luglio.
4. Nel caso in cui tu sia controllato o l'IRS ha domande sugli articoli sulla dichiarazione dei redditi, avrai la prova per sostenere il reclamo. Se non hai questa documentazione, ti ritroverai a spendere del tempo e dei soldi cercando di trovare la prova. Peggio ancora, se non sei in grado di trovare una ricevuta, il tuo reclamo non sarà onorato e potresti anche dover pagare tasse e sanzioni aggiuntive.

Di quali record dovresti tenere traccia?

La risposta breve è che dovresti tenere traccia di tutto. L'IRS è noto per il controllo delle piccole imprese, in particolare quelle che mostrano una perdita in anni consecutivi. Inoltre, molti agenti dell'IRS non comprendono le sfumature fiscali che si applicano agli investitori immobiliari, rendendoli più propensi a mettere in discussione il deposito. Dovrai avere prove se l'IRS mette in discussione uno dei tuoi articoli o, anche nel corso di tutti i giorni se qualcuno cerca di mettere in discussione un pagamento.

I due tipi di record che dovrai conservare sono record permanenti e record a breve termine.

Record permanenti

Quali sono alcuni esempi di record permanenti? Questi sono documenti che vorrai mantenere indefinitamente e saranno rilevanti e preziosi per te ben oltre l'anno fiscale in corso, come ad esempio:

• Tutti i contratti di locazione degli inquilini
• Qualsiasi tipo di documenti legali: multe, relazioni di ispezione, apparizioni in tribunale
• Qualsiasi tipo di permesso che hai effettuato sulla proprietà
• Qualunque cosa tu deprezzeresti, come proprietà o miglioramenti
• Se hai la tua azienda incorporata come LLC, LP, S Corporation o altro, vorrai conservare tutti i record relativi a questo
• Polizze assicurative
• Documenti di prestito come mutui
• Tasse degli anni passati
• Titolo/atto della proprietà

Record a breve termine

Ti consigliamo di mantenere tutti i documenti che ritieni abbastanza importanti da richiedere le tasse per un minimo di cinque anni. Quanto tempo li tieni dopo dipende dal tuo livello di comfort. Questo ti aiuterà nel caso in cui tu sia mai controllato o citato in giudizio.

Alcuni esempi di record a breve termine sono qualcosa che conta come reddito o una spesa per l'anno fiscale dato, come ad esempio:

• Costi pubblicitari per la tua attività o proprietà
• Spese di intrattenimento come cene o pranzi per clienti attuali o potenziali
• Interessi pagati su un mutuo e qualsiasi carta di credito per uso aziendale
• Commissioni legali/professionali per contabili, avvocati, agenti assicurativi e agenti immobiliari
• Spese per ufficio come accesso a Internet, seconda linea telefonica per affari, forniture per uffici, detrazione degli uffici per la casa se si dispone di un ufficio a casa utilizzato esclusivamente per le imprese
• Affitto ricevuto
• Riparazioni eseguite
• Depositi di sicurezza ricevuti: quando il contratto di locazione di un inquilino termina se si tiene parte del deposito cauzionale, è necessario registrarlo come reddito. Se ne tieni un po 'di pagamento per le riparazioni, il denaro che spendi per la riparazione è considerato una spesa, che puoi detrarre sulle tue tasse
• Spese di viaggio per affari, come miglia guidate per le attività di noleggio
• Utilità pagate
• Salari pagati ai dipendenti o agli appaltatori indipendenti

Come dovresti tenere traccia dei tuoi record?

Dovresti tenere una copia digitale (computer) e una copia cartacea (carta) di tutti i tuoi record.

Copia digitale

Ti consigliamo di utilizzare un foglio di calcolo o un programma come Quicken Rental Property Manager per tenere traccia delle tue entrate e delle tue spese. Dovresti farlo non appena arriva il reddito o le spese si verificano. Ti consigliamo di includere quante più informazioni dettagliate possibili:

• Data
• Tempo
• A chi è stato pagato o chi ti ha pagato
• Natura del reddito o delle spese
• Quantità
• Puoi anche includere come è stato pagato o sostenuto (contanti, numero di assegno, carta di credito, ordine di denaro, ecc.)

Il livello di dettaglio dipenderà dal software che usi o crei. Alcuni programmi si collegheranno direttamente ai tuoi conti bancari e registreranno le tue entrate e le tue spese per te.

Anche se scegli un programma meno costoso o mantieni i tuoi record su fogli di calcolo personale, dovresti comunque impostare record separati per ciascuna proprietà, per ogni tipo di spesa e per tipi di reddito separati. Il punto è registrare quante più informazioni possibile al momento della transazione in modo da poter creare facilmente report finanziari in futuro.

Dovresti sempre eseguire il backup su CD, su un disco rigido esterno, in una nuvola e persino con una copia cartacea. Dovrebbero essere stampati alla fine di ogni mese e/o alla fine dell'anno.

Copia cartacea

Ti consigliamo di avere una copia cartacea dei tuoi documenti più importanti. Se possibile, ti consigliamo di conservarli in una sorta di sistema di archiviazione del ritardante incendio o cassetta di sicurezza. Se non riesci a trovarne uno abbastanza grande per tutti i tuoi file, vorrai mantenere quelli più importanti, come i titoli della proprietà in questa casella. Classificare tutto per anno e quindi ordinare in ordine alfabetico i file in modo che siano facili da trovare.