Elenco di controllo per la pianificazione del seminario

Il seminario è forse l'evento più comune che i pianificatori organizzeranno. E la maggior parte dei seminari sono programmati come 1/2 giorno o un giorno intero. Per coloro che sono interessati a creare una lista di controllo per la pianificazione di un seminario, quanto segue offre una struttura di alto livello per la pianificazione e l'esecuzione di un seminario.

E per coloro che stanno pianificando una conferenza di più giorni o multi-sessione, considera di adottare un approccio simile. Tuttavia, l'elenco di controllo della pianificazione del seminario sarà più lunga.

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Conferma lo scopo dell'evento

 Immagini morsa / immagini getty 

Prima di condurre qualsiasi ricerca nella selezione dei locali, assicurati di avere familiarità con gli obiettivi di base dell'evento:

• Chi è il pubblico?
• Qual è l'argomento del seminario?
• Dove dovrebbe essere localizzato?
• Perché le persone parteciperanno?
• Qual è l'agenda del seminario?

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Rivedi la guida alle specifiche degli eventi Apex

Il Consiglio del settore della Convenzione ha istituito una serie di strumenti che dovrebbero essere considerati un'eccellente fonte di migliori pratiche che aiuteranno l'evento o l'incontro con il pianificatore a tenere traccia dei dettagli per gli eventi di pianificazione. Con gli strumenti di download gratuiti, aiuterà qualsiasi pianificatore di eventi a creare un elenco di dettagli pertinenti. Questo include, ma non è limitato a:

• Profilo dell'evento (data, orario, posizione, contatti, ecc.)
• Informazioni di contatto con organizzatore di eventi/host
• Informazioni di contatto del fornitore
• Profilo dei partecipanti
• Spazio necessario
• Cibo e bevande
• Requisiti A/V
• Setup funzione/camera

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Crea un profilo dell'evento

Una volta che un pianificatore ha alcune delle domande di base sull'evento coperto, è tempo di ricercare possibili luoghi per l'incontro. È importante lavorare a stretto contatto con l'evento organizzatore/host per determinare il tipo di sede e in cui il seminario può essere più conveniente sia per l'organizzatore che per gli ospiti (l'elenco delle idee può essere infinito):

• Hotel locale
• Struttura della conferenza locale
• Spazio di ristorante privato
• Museo del club privato/galleria d'arte

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Descrivi le esigenze del seminario e le proposte del luogo più.

La maggior parte dei luoghi è felice di fornire una stima per un possibile seminario. Il contatto di catering o vendite avrà bisogno delle seguenti informazioni BEO:

• Possibili data per l'evento
• Numero di partecipanti
• Stile di configurazione della stanza (classe, a forma di U, ecc.)
• Tempo dell'evento (account di configurazione/strappare)
• Requisiti di cibo e bevande
• Bisogni di A/V (compresi schermi, microfoni, ecc.)
• Setup della stanza

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Confermare e/o sviluppare l'agenda

È fondamentale che il pianificatore di eventi lavori a stretto contatto con l'organizzatore/host di eventi perché l'agenda degli eventi cambierà spesso dalla conversazione iniziale fino al giorno effettivo dell'evento. Il pianificatore di eventi deve essere pronto a regolare il piano e lavorare a stretto contatto con il luogo per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.

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Conferma l'accordo BEO

Una volta che il pianificatore conosce il numero mirato di partecipanti e requisiti logistici per il seminario, dovrebbero garantire lo spazio degli eventi e i requisiti correlati. La maggior parte degli accordi dovrebbe consentire al pianificatore l'opportunità di ridurre/aumentare i requisiti di cibo e bevande fino a un certo numero di giorni prima dell'evento. Tuttavia, molti accordi limiteranno a quanto consentiranno a un gruppo di ridurre le quantità, quindi stimare bene.

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Crea comunicazioni e materiali per eventi

Questo è un oggetto con cui alcuni pianificatori possono essere coinvolti, mentre altri potrebbero non farlo. In sostanza, alcuni pianificatori delle riunioni saranno responsabili per ciascuno dei seguenti:

• Creazione di inviti per eventi
• Agenda di stampa e altro materiale
• Assicurarsi regali/lotterie dei partecipanti
• Produrre badge di nome
• Segnale e display per eventi di spedizione

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Lavora a stretto contatto con l'evento host per finalizzare la logistica

Prima dell'evento, ci sono un paio di passaggi importanti che un pianificatore di incontri completa prima dell'evento. Ciò include la conferma di quanto segue:

• Altoparlanti dell'evento
• Requisiti di evento A/V
• Conteggio dei partecipanti all'evento
• Ruoli e responsabilità ospitanti
• Bisogni di materiali per eventi (controlla più volte)

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Configurazione degli eventi

Assicurati di consentire il tempo nel programma BEO per la configurazione dell'evento e si consiglia di arrivare circa due ore prima dell'evento.

Mancia: Se il seminario è programmato al mattino, chiedi al contatto delle vendite della sede per consentire al tuo gruppo di impostare la sera prima (ma non lasciare nulla di prezioso nel sito pubblico).

Tutti i materiali per eventi, dispense, segnaletica, display, regali, tabelle di registrazione, badge di nome e altro devono essere pronti per l'evento.

Avvertimento: A volte gli altoparlanti cambiano le diapositive la sera prima e forniscono nuove presentazioni che devono essere aggiunte al PowerPoint 10 minuti prima dell'evento.

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Esecuzione degli eventi

Dopo aver preparato, è tempo per il seminario. Aspettati quanto segue:

• Alcuni partecipanti arriveranno sempre presto.
• Alcuni partecipanti arriveranno sempre in ritardo.
• C'è spesso un problema tecnico.