Passaggi per la preparazione di una guida alla pianificazione della conferenza

La pianificazione di una conferenza richiede un set di competenze che include incredibili capacità organizzative, capacità di multitasking, energia, creatività, risparmio aziendale, capacità interpersonali e attenzione ai dettagli. Richiede anche una guida completa per la pianificazione della conferenza che non solo ti manterrà nei tempi previsti, ma fornirà la certezza necessaria che non hai dimenticato qualcosa lungo la strada.

Come differisce dalla pianificazione di altri eventi

La pianificazione della conferenza è diversa dagli altri tipi di pianificazione degli eventi e include ulteriori passaggi. Le conferenze tendono ad essere eventi su larga scala che in genere richiedono un anno o più per pianificare. La tua lista di cose da fare può includere la selezione di un luogo, la prenotazione di camere d'albergo, la creazione di registrazione online, la protezione degli altoparlanti, l'organizzazione di suite di ospitalità, l'hosting di una sala espositiva, le riunioni di programmazione, la gestione di cibo e bevande e altro ancora. Preparare una guida di pianificazione della conferenza ben organizzata che mappa i passaggi è un must per qualsiasi pianificatore di conferenze di successo.

La Guida alla pianificazione della conferenza funge da progetto per la pianificazione di qualsiasi conferenza. Personalizza e modifica la guida in base all'evento in cui si sta pianificando e tienila vicina. Se preparato e utilizzato correttamente, diventerà presto il tuo strumento di pianificazione delle conferenze più prezioso.

Inizia con le basi della pianificazione della conferenza

La prima parte della tua guida alla pianificazione della conferenza dovrebbe includere le basi relative alla conferenza:

• Data e ora dell'evento
• Posizione dell'evento (se noto)
• Scopo dell'evento

Includi altri elementi noti, come date alternative o numero di partecipanti.

Qual è il piano? 

Prima di entrare nella pianificazione dei vari elementi di una conferenza, devi capire quali sono quei diversi elementi e dove si adattano allo schema generale del tuo evento. Quindi togli una penna e un cuscinetto o siediti davanti al computer e inizia a scrivere tutto ciò che mi viene in mente.

Non preoccuparti di elencare le cose in ordine di importanza o in qualsiasi tipo di sequenza cronologica. Che arriverà più tardi. In questo momento, sostanzialmente creerai una versione molto lunga ma semplice della tua lista di cose da fare, che verrà suddivisa in diversi componenti autonomi da gestire singolarmente durante il processo di pianificazione. 

Questa sezione può elencare una delle seguenti:

• Selezione del luogo
• Selezione dell'hotel
• Spazio di incontro
• Suite di ospitalità
• Conference Exhibit Hall e cabine
• Cerimonia d'apertura
• Relatore/Registrazione dell'espositore
• Registrazione dei partecipanti
• L'organizzazione del viaggio
• Badge dei partecipanti
• Programma di eventi
• Cibo e bevande
• Audiovisivo
• Personale in loco

Prenditi un po 'di tempo in più per compilare questo elenco in modo da non trascurare nulla e vai avanti e aggiungi tutto ciò che viene fuori in seguito. Non essere sopraffatto dalle molte aree di responsabilità elencate; Lo scopo qui è quello di pensare a tutto ora in modo da poter pianificare e gestire ogni articolo in modo efficiente.

Seleziona un luogo

Una volta determinato quando la conferenza deve essere tenuta e comprendere l'ambito generale dell'evento, il passo successivo è selezionare un luogo. A seconda delle dimensioni della conferenza, potresti essere in grado di selezionare una sede per tutte le esigenze della conferenza, dalla sala espositiva alle sale riunioni, alle sale per banchetti e alle camere d'albergo.

Se la conferenza è troppo grande per essere ospitata in una posizione, cerca una sede in prossimità di hotel esterni o siti di ristorazione in modo che i partecipanti alla conferenza non debbano viaggiare troppo lontano per spostarsi da un evento della conferenza a un altro.

Pensa alla registrazione dei partecipanti

Considera il modo migliore per i partecipanti di registrarsi per questa conferenza e come confermerai la loro registrazione. Potresti voler esaminare la creazione di badge o tag dei nomi per i partecipanti. Mentre si passa alla registrazione, assicurati di rivedere e aggiornare la Guida alla pianificazione.

Se un evento dovrebbe attirare grandi folle, allora un sistema di registrazione della conferenza online è la strada da percorrere. Il sistema può elaborare i pagamenti, tenere traccia delle registrazioni e organizzare altre informazioni pertinenti e aiutare a generare report ed elenchi di partecipanti.

Espositori e sale espositive per conferenze

Le aree espositive sono una caratteristica comune nelle conferenze, offrendo a sponsor e venditori per noleggiare spazio per promuovere i loro prodotti e servizi. Questa è anche un'opportunità per l'host della conferenza di ottenere entrate se la funzione di esposizione viene effettivamente promossa e ben accolta. A seconda delle dimensioni della tua conferenza, la gestione degli espositori e la sala espositiva richiederà tempo e risorse aggiuntive, quindi pianifica di conseguenza.

Come notato sopra, i sistemi di registrazione della conferenza online sono il modo migliore per tenere traccia delle registrazioni, quindi se ti aspetti un gran numero di espositori, prendi in considerazione l'incorporazione della registrazione degli espositori nel sistema di registrazione dei partecipanti. Gli espositori avranno anche bisogno di quanto segue:

• Distintivi per espositori
• Mappa della conferenza Exhibit Hall con numeri di stand elencati
• Manuali per lo stand di esposizione impostato e abbattuto
• Contratti di Greak Booth
• Elenco dei venditori in loco disponibili per assistere con affitti e servizi di esposizioni

Come pianificatore della conferenza, sarai responsabile dell'assunzione di sicurezza per garantire la sicurezza dei materiali situati nella sala espositiva.

Pianifica i dettagli della conferenza

Con alcune delle più grandi responsabilità affrontate, come la selezione della sede della conferenza e la registrazione dei partecipanti, è possibile spostare la tua attenzione per la pianificazione dei dettagli della conferenza. Come nel caso della pianificazione di un evento di qualsiasi natura, essere organizzati è altrettanto fondamentale quanto l'attenzione ai dettagli.

Ora è il momento di estrarre quel lungo elenco di articoli da fare che hai messo insieme all'inizio del processo di pianificazione della conferenza. Guarda attraverso l'elenco e apporta modifiche o aggiunte necessarie per riflettere le ultime attività e le responsabilità. Successivamente metti questi elementi in ordine cronologico, a partire da oggetti che possono o devono essere completati molto in anticipo. Per esempio:

• Book Block of Hotel Camere
• Riserva lo spazio della sala espositiva
• Ricerca sistemi di registrazione della conferenza online
• Pianifica un piano di marketing della conferenza

Inizia dall'inizio e vai da lì. Per ogni dettaglio che deve essere curato per includere un follow-up per essere sicuri che i contratti siano firmati e ricevuti. Con l'avvicinarsi della data della conferenza, i tuoi articoli di azione includeranno attività a breve termine come:

• Seleziona combinazione di colori e arredamento
• Prendi arrangiamenti floreali
• Cthe Hoose Menu
• Organizzare il trasporto aeroportuale per altoparlanti o VIP

Considera la tua guida alla pianificazione della conferenza come il tuo manuale di riferimento per tutto ciò che è incluso nella pianificazione di una conferenza, non importa quanto piccolo. Questa guida diventerà rapidamente uno strumento inestimabile che non solo ti terrà organizzato e nei tempi previsti, ma lenire i nervi mentre la grande data si avvicina e ti chiedi se hai dimenticato qualcosa.