Il miglior sistema di gestione del tempo

Molte persone confondono il tempo di monitoraggio per la gestione del tempo. Tengono religiosamente traccia di tutto ciò che fanno ogni giorno, per settimane o addirittura mesi. E poi smettono di farlo perché non hanno realizzato cambiamenti positivi. Certo, hanno eliminato alcuni eventi e dato la priorità ad altri. Ma non hanno gestito nulla; l'hanno appena riorganizzato. Alla fine della loro giornata, sono ancora impazziti e frustrati.

Ma tenere traccia di come trascorri il tuo tempo non è la gestione del tempo. La gestione del tempo è quella di apportare modifiche al modo in cui trascorri il tuo tempo. Per un'efficace gestione del tempo, devi applicare un sistema di gestione del tempo che ti aiuterà a vedere dove le modifiche possono e dovrebbero essere apportate ... il che significa che il primo passo della gestione del tempo è analizzare come trascorri il tuo tempo in modo da poter determinare quali cambia te vuole fare.

Usa le categorie per un sistema efficace 

Come gestisci il tempo? Il segreto di un sistema di gestione del tempo efficace è nelle categorie. Guarda il tuo calendario per domani. Probabilmente è già pieno di eventi e attività che speri di realizzare.

Mentre lavori o in seguito, riempirai gli spazi vuoti con i dettagli su ciò che hai fatto. Alla fine della giornata, guarda l'elenco ed etichetta ogni attività e/o evento con una delle seguenti categorie. Quanto tempo durante la giornata lavorativa hai speso:

Spegnere gli incendi

Una telefonata inaspettata. Un rapporto necessario per una riunione che avrebbe dovuto essere stampata ieri. Un file mancante che dovrebbe essere sulla tua scrivania. Quanto della tua giornata è stata spesa in modalità crisi? Per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa che prosciuga la propria energia e interferisce con la loro produttività.

Affrontare le interruzioni

Le telefonate e le persone che scendono dal tuo ufficio probabilmente in cima alla lista quando assegnano eventi a questa categoria. Ancora una volta, per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa perché interferisce con (e talvolta uccide) la produttività.

Svolgere compiti pianificati

È l'uso più positivo del tempo durante la giornata lavorativa. Hai il controllo e realizzi ciò che intendevi realizzare. Le attività pianificate possono includere telefonate, riunioni con il personale, anche rispondendo a un'e-mail-se queste sono attività che hai messo durante il tuo programma.

Funzionando ininterrotto

Potresti non lavorare su un compito che avevi intenzione di svolgere, ma stai realizzando qualcosa, e per la maggior parte delle persone, questa è una modalità di lavoro molto produttiva e positiva.

Tempi di inattività ininterrotti

Quei tempi durante la giornata lavorativa vengono utilizzati per rienergizzare e raggrupparsi. Il pranzo o una pausa a metà mattina possono contare se sono ininterrotti. Se sei abbastanza fortunato da lavorare con un'azienda che offre anche strutture di allenamento in loco o sale per navigare. Tutti hanno bisogno di una certa quantità di tempi di inattività ininterrotti integrati nel loro giorno per essere produttivi durante il loro tempo di lavoro.

Una settimana del tuo passato è la chiave del futuro

Ora che capisci le categorie di questo sistema di gestione del tempo, è tempo di usarle per analizzare la tua settimana lavorativa "tipica". Utilizzando qualsiasi sistema di calendario che usi per elencare gli appuntamenti e le attività nella tua vita quotidiana, torna indietro e seleziona una settimana tipica recente.

Passare attraverso le voci di ogni giorno lavorativo e classificarle in base alle categorie di gestione del tempo sopra se non l'hai già fatto. Mantenere un totale di corsa in fondo a ogni giorno renderà facile vedere come hai trascorso il tuo tempo di lavoro ogni giorno.

Ora hai i dati di cui hai bisogno per apportare modifiche al modo in cui trascorri il tuo tempo al lavoro. Stai trascorrendo troppo tempo a spegnere gli incendi? Quindi è necessario apportare le modifiche organizzative o fisiche per prevenire o differire queste crisi costanti. Pulisci e riorganizza la tua scrivania, ad esempio, in modo da poter trovare i file di cui hai bisogno facilmente e stabilire una routine per mettere i file di cui hai bisogno per il giorno successivo sulla scrivania prima di partire per il giorno.

Non ricevere abbastanza tempi di inattività ininterrotti durante la giornata lavorativa? Quindi devi programmare un orario per te durante la giornata lavorativa. Ad esempio, smettila di pranzare alla scrivania e lascia fisicamente l'edificio per l'ora di pranzo stabilita.

O programmare una "pausa" da 10 a 15 minuti nel tuo pomeriggio per fare uno spuntino e allungare nel tuo ufficio. I tempi di inattività programmati non devono essere lunghi. Solo cinque minuti trascorsi a fare qualcosa di completamente non lavoro non lavoro può essere sufficiente per aumentare la tua produttività e il tuo benessere.

Puoi gestire efficacemente il tuo tempo

Applicando le categorie di lavoro di gestione del tempo e apportando le modifiche che devi apportare per trascorrere più tempo durante la giornata lavorativa nelle categorie positive e meno tempo nelle categorie negative, sarai davvero in grado di gestire efficacemente il tuo tempo - e raggiungere il vero obiettivo della gestione del tempo, per sentirsi meglio.