Le cinque fasi di un progetto

Ogni grande progetto di lavoro attraversa cinque fasi. La lunghezza e i dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti seguiranno lo stesso framework di base. Mentre alcune metodologie di progetto come gli approcci agili comprimono o ripetono le seguenti fasi in cicli iterativi più rapidi, il lavoro di ogni fase è visibile e distinto in ogni progetto.

Le cinque fasi

Le fasi formali di un progetto sono le seguenti:

1. Iniziazione: Formazione del team di progetto, chartering del progetto e calcio d'inizio
2. Pianificazione: Finalizzazione dell'ambito del progetto, definire la rottura dettagliata del lavoro, valutare il rischio, identificare i requisiti delle risorse, finalizzare il programma e prepararsi per il lavoro effettivo
3. Esecuzione: eseguire il lavoro effettivo richiesto dalla definizione e dall'ambito del progetto
4. Monitorare e controllare: La gestione effettiva, il reporting e il controllo delle risorse e dei budget durante la fase di esecuzione
5. Progetto Close: Consegna del progetto, valutazione delle lezioni apprese, aggiornamento del team di progetto

Un project manager guiderà il loro team attraverso queste cinque fasi in successione senza limiti di dimensioni del progetto, fino a quando il progetto è completo. Per progetti di tipo di sviluppo agili o iterativi, la pianificazione e l'esecuzione si svolgono in brevi spruzzi o sprint, con le fasi che si ripetono fino al completamento del progetto per la soddisfazione del cliente.

Diamo un'occhiata a queste fasi in modo più dettagliato.

Iniziazione

Una solida iniziazione del progetto non solo imposterà il tuo progetto per il successo, ma getterà anche le basi per tutte le fasi future. Durante l'iniziazione, riceverai i membri del team di progetto assegnati, informali sugli obiettivi complessivi del progetto e chiedi al cliente o al proprietario del progetto il maggior numero possibile di domande in modo da poter pianificare il progetto in modo efficiente. È anche un ottimo momento per costruire entusiasmo del team per il progetto e raccogliere dettagli dell'ultimo minuto che potrebbero influenzare la pianificazione del progetto. I passaggi aggiuntivi includono:

• Analisi delle parti interessate
• Assegnazione di uno sponsor esecutivo
• Sviluppo e comunicazione dei documenti charter
• Riunione formale di kick-off

Pianificazione

Una volta avviato il progetto e raccolto tutte le informazioni pertinenti, inizierai quindi a pianificare il tuo progetto. La fase di pianificazione dipende dalle dimensioni del tuo progetto, da quante informazioni devi organizzare e di quanto è grande il tuo team. Il risultato della pianificazione dovrebbe essere un chiaro piano o un programma di progetto, da cui tutti seguiranno le attività assegnate.

L'uso di un programma di pianificazione del progetto come Microsoft Project o BaseCamp è estremamente utile quando si pianifica un progetto. Ci sono anche altre opzioni gratuite disponibili online. Tuttavia, anche se l'utilizzo di un programma di pianificazione del progetto è utile, non è sempre necessario. Usare Excel e Word per creare il tuo piano e comunicarlo al team è altrettanto efficace.

Compiti specifici nella fase di pianificazione includono:

• Creazione di un piano di comunicazione per i vari stakeholder coinvolti
• Sviluppare una struttura di rottura del lavoro dettagliata
• Identificare il percorso critico
• Tracciare le risorse sul piano di progetto e perfezionare il sequenziamento del lavoro in base alle dipendenze del progetto e ai vincoli delle risorse
• Sviluppare un programma dettagliato
• Valutare i rischi e sviluppare un piano di priorità e mitigazione del rischio

Esecuzione

Ora che hai un solido piano di progetto, il team può iniziare a eseguire il progetto rispetto alle attività assegnate. Questo è il palcoscenico in cui tutti iniziano a fare il lavoro. Ti consigliamo di iniziare ufficialmente la fase di esecuzione con le riunioni di persona per garantire a tutti ciò di cui hanno bisogno per iniziare a eseguire la loro parte del progetto. Iniziare il team sulla strada giusta è parte integrante del successo di un progetto, quindi articola chiaramente il programma di programma e le comunicazioni. 

Monitorare e controllare

Mentre il progetto è in fase di esecuzione, inizierai a monitorarlo e controllarlo per assicurarsi che si muova come previsto. Esistono vari modi in cui puoi monitorare e controllare un progetto. Check-in casuali con leader di squadra, "stand-up", organizzati quotidianamente, o più riunioni di stato settimanali formali sono efficaci. Le informazioni che escono da queste riunioni o canali di comunicazione informeranno il circuito di feedback e, in definitiva, eventuali re-pianificazione e aggiustamenti che potrebbero essere necessari al progetto.

Ulteriori attività importanti in questa fase includono:

• Aderendo al tuo piano di comunicazione prestabilito per garantire la consapevolezza delle parti interessate sullo stato del progetto
• Monitoraggio dei team di lavoro e attività di lavoro sul percorso critico
• Identificare le opportunità per migliorare le prestazioni di programmazione mediante il tracciamento rapido o il completamento delle attività in parallelo o, ove necessario, in crash il programma aggiungendo risorse
• Monitoraggio effettivo vs. costi pianificati
• In alcuni casi, monitoraggio, calcolo e segnalazione sul valore guadagnato per il piano di progetto
• Monitoraggio e mitigazione dei rischi e perfezionamento del piano di rischio secondo necessità

Progetto Close

Una volta che tutti i dettagli e le attività del progetto sono completati e approvati dal cliente o dal proprietario del progetto, puoi finalmente chiudere il progetto. Questa può sembrare una formalità, ma la chiusura di un progetto è importante quanto la sua iniziazione, pianificazione e esecuzione.

Un buon project manager documellerà tutte le informazioni dal progetto e lo organizzerà in modo ordinato in modo che possano tornare ad esso se necessario. Questo è anche un buon momento per tenere un post-mortem sul progetto in modo che tutti i membri del team possano riflettere su ciò che è andato bene o sbagliato durante il progetto. Tutte le note importanti del progetto dovrebbero anche essere documentate in modo che il risultato possa essere condiviso con altri membri del progetto e depositato in una cartella di cronologia del progetto. Infine, è importante aggiornare formalmente il team di progetto, fornendo feedback e valutazioni delle prestazioni come indicato dalla politica della tua azienda.