I ruoli e le responsabilità di un leader della riunione

Il leader della riunione è il dipendente che è responsabile della pianificazione, dell'organizzazione, della gestione dei dettagli e dell'invitare i partecipanti a una riunione. Lui o lei è l'impiegato che è responsabile e responsabile del progresso della riunione effettiva. Intraprendono azioni specifiche prima, durante e dopo l'incontro per garantire che l'incontro raggiunga con successo i suoi obiettivi.

Cos'è un leader della riunione?

Il leader della riunione è fondamentale per rendere riunioni e squadre di successo. In alcuni incontri, il leader è già il capo dipartimento, il leader del team o la persona nominata dal senior management per guidare un'iniziativa. Questi dipendenti sono stati selezionati per il loro ruolo di leadership a causa delle loro capacità percepite come manager o leader.

Altre volte, un dipendente può emergere come leader naturalmente. Questi leader sono dipendenti che altri dipendenti guardano e rispettano. In altre occasioni, una squadra può decidere di ruotare il ruolo di leadership tra tutti i membri. Ciò consente a tutti i membri del team di continuare a sviluppare le proprie capacità come incontri con i leader e nella creazione di riunioni di successo, in generale.

Responsabilità del leader della riunione

Ecco alcune delle responsabilità chiave di un leader della riunione.

• Il leader della riunione determina l'obiettivo, il compito o lo scopo che devono essere raggiunti nella riunione. Questo è spesso un incarico o parte della descrizione del lavoro del leader.
• Il leader della riunione decide se un incontro è il miglior metodo possibile per ottenere l'obiettivo o lo scopo o raggiungere il risultato desiderato. Rispondi alla domanda: è necessario un incontro?
• Il leader della riunione determina chi ha bisogno di aiutare a pianificare l'incontro.
• Il leader della riunione decide all'ordine del giorno della riunione. (Nelle riunioni in corso, questo compito è svolto alla fine dell'attuale riunione.)
• Il leader della riunione determina la data, l'ora e la posizione più frequentemente utilizzando un calendario organizzativo condiviso.
• Il leader della riunione mette insieme la riunione pre-lavoro come lettura, informazioni finanziarie, storia, verbale di riunioni del team correlate e così via.
• Il leader della riunione invita i partecipanti e distribuisce incarichi e pre-lavoro, consentendo il maggior tempo possibile in modo che i partecipanti vengano preparati alla riunione.
• Il leader della riunione garantisce che l'incontro abbia un registratore o un minuto per documentare il procedimento e qualsiasi impegno, articoli d'azione o decisioni. Nomina anche un cronometrista quando necessario per la condotta ordinata di una riunione.
• Il leader della riunione può utilizzare un rompighiaccio per riscaldare i partecipanti e creare un ambiente in cui i partecipanti alla riunione si sentono a proprio agio a comunicare tra loro e scambiare idee e informazioni.
• Il leader della riunione arriva presto e guida l'incontro mantenendolo sulla buona strada e coinvolgendo tutti i partecipanti, quindi ognuno sente che la loro presenza fosse essenziale durante la riunione. Ciò garantisce la loro partecipazione al prossimo incontro
• Il leader della riunione aumenta l'incontro dell'azienda in modo che i partecipanti non si sentano noiosi e annoiati. Che si tratti di usare rompighiaccio, umorismo o esempi divertenti, nessun incontro dovrebbe finire senza ridere.
• Il leader della riunione garantisce che i prossimi passi e gli elementi di azione siano assegnati e gestiti.
• Il leader della riunione ricomincia la riunione e pianifica l'agenda per la prossima riunione.
• Il leader della riunione segue i partecipanti tra le riunioni per assicurarsi che gli articoli di azione siano sulla buona strada e per offrire assistenza e/o risorse se il volontario sta riscontrando problemi.

Ruoli leader aggiuntivi

Il leader della riunione assume queste responsabilità ma ha anche ruoli relativi alla comunicazione, ai rapporti e alle prestazioni del compagno di squadra.

Ogni membro di una squadra o di una riunione che è interfunzionale ha l'obbligo di mantenere informato il proprio dipartimento o la sua funzione sulle attività e sul progresso di una riunione o di una squadra in corso. Hanno anche la responsabilità di cercare input da colleghi che non fanno parte della squadra o nella riunione. Non tutti i dipendenti possono partecipare a ogni incontro.

Se un partecipante alla riunione si esibisce in modo inefficace durante l'incontro, il leader ha la responsabilità di correggere il comportamento attraverso efficaci tecniche di leader della riunione durante l'incontro e un coaching efficace al di fuori della riunione. Un partecipante alla riunione che monopolizza l'incontro con le sue opinioni o critica gli altri membri per il loro deve essere corretto prima che il singolo sabota il successo dell'incontro.

La linea di fondo

Un leader di incontro efficace non garantisce che un progetto o un team si esibisca con successo, ma è un fattore chiave che contribuisce quando progetti, dipartimenti, riunioni o team hanno successo.