Assistente delle migliori competenze di Office con esempi

Le posizioni degli assistenti di ufficio sono disponibili in tutti i settori e condividono una vasta gamma di competenze. Gli assistenti d'ufficio sono talvolta noti come segretari o assistenti amministrativi, ma quello che fanno è aiutare nel funzionamento di un ufficio.

Sia che l'ufficio appartenga a uno studio legale, una pratica medica, un'istituzione educativa o una società, le esigenze sono simili: qualcuno deve presentare registri, mantenere programmi e prendersi cura della comunicazione di routine per conto delle persone che usano l'ufficio.

Alcuni assistenti d'ufficio lavorano in remoto. Gli assistenti virtuali in genere lavorano da casa, svolgendo compiti che normalmente farebbero un assistente amministrativo o un segretario.

Responsabilità del lavoro assistente di ufficio

Mentre le posizioni degli assistenti d'ufficio sono generalmente simili tra loro, il lavoro è ancora variabile, varia solo di giorno in giorno, piuttosto che dall'ufficio all'ufficio all'ufficio. Oggi potresti agire come receptionist, domani potrebbe richiedere la riparazione della stampante e il giorno successivo, dovrai trasferire l'intero archivio nel cloud. Avrai bisogno di un'abilità molto ampia per avere successo.

Gli assistenti d'ufficio sono tra i grandi eroi non celebrati del mondo degli affari, perché quando fai bene il tuo lavoro, nessuno se ne accorge: l'ufficio sembra funzionare. Ma ad alcune persone piace il lavoro frenetico ma flessibile, la sensazione di essere al centro di tutto. Un buon segretario può trovare lavoro quasi ovunque, in qualsiasi tipo di organizzazione.

Assistente delle migliori capacità di Assistente d'ufficio

Ecco alcune delle migliori competenze che i datori di lavoro cercano quando assumono il personale dell'ufficio.

Capacità di comunicazione verbale

La comunicazione è un'abilità morbida critica per un assistente di ufficio. Dovrai interagire con il tuo supervisore, il personale degli uffici, i professionisti che assistono e possibilmente clienti o persone in altri uffici della stessa organizzazione. Lavorate tutti come una squadra e siete il suo principale hub di comunicazione.

Dovrai essere allegro, disponibile, ben informato, articolato e un buon ascoltatore ogni giorno.

• Risposta i telefoni
• Relazioni con i clienti
• Comunicazione
• Inoltro di telefonate
• Messaggi
• Instradamento delle telefonate
• Centralino
• Telefono
• Comunicazione verbale

Capacità comunicative scritte

La maggior parte degli assistenti d'ufficio scrive molto. Potrebbero scrivere memo, compilare moduli o redigere lettere o e -mail. Alcuni creano contenuti per il sito Web dell'azienda o modificano il testo per altri. La comunicazione scritta chiara e professionale è un must.

• Corrispondenza
• E-mail
• Posta
• Mailing
• Digitando
• Elaborazione di testi
• Comunicazione scritta

Cordialità

Un assistente di ufficio potrebbe essere la prima persona che un cliente vede entrando in ufficio. Se al momento l'occupante principale dell'ufficio è fuori, l'assistente dell'ufficio potrebbe essere l'unica persona con cui il visitatore interagisce. Devi essere pronto a salutare ogni visitatore con un sorriso e una parola gentile e per aiutarli con tutto ciò di cui hanno bisogno per quanto sei in grado. Quindi, le buone capacità interpersonali sono una necessità.

• Assistenza clienti
• Dirigere i visitatori
• Flessibile
• Amichevole
• Saluta gli ospiti
• Interpersonale
• Attitudine positiva
• Affidabilità
• Benvenuti visitatori

Competenze tecnologiche

Ai vecchi tempi, i segretari hanno digitato molto. I tempi sono cambiati e così anche la tecnologia, ma gli assistenti d'ufficio possono ancora aspettarsi di trascorrere molto tempo davanti a una tastiera. Invece di una macchina da scrivere, dovrai conoscere una varietà di applicazioni software. Sapere come eseguire un po 'di supporto tecnico leggero e come correggere una stampante recalcitrante non fa male.

• Computer
• documenti Google
• Google Drive
• Moduli di Google
• Fogli di Google
• Slide di Google
• Gmail
• Internet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft Powerpint
• QuickBooks
• Lento
• Tecnologia
• Videoconferenza
• Ingrandisci

Organizzazione

Gli assistenti d'ufficio devono essere estremamente organizzati per destreggiarsi in modo efficace i loro numerosi compiti. Avrai bisogno di aiutare a evitare anche altre persone organizzate dal mantenimento di calendari a mantenere ordinato l'ufficio.

• Supporto amministrativo
• Appuntamenti
• Fatturazione
• Calendari
• Clericale
• Inserimento dati
• Consegnare la posta
• Archiviazione elettronica
• Rapporti sulle spese
• Archiviazione
• Operazioni di reception
• Gestione dei soldi
• Doveri d'ufficio
• Attrezzatura da ufficio
• Inventario delle forniture per ufficio
• Forniture per ufficio
• Supporto per ufficio
• Organizzazione
• Documenti
• Spedizione

Capacità di risoluzione dei problemi

La risoluzione dei problemi o le capacità di pensiero critico, sono importanti per qualsiasi assistente di ufficio, poiché spesso sarai la persona che gli altri vengono con domande o problemi.

• Coordinare le attività dell'ufficio
• Incontri
• Capacità di risoluzione dei problemi
• Rispondere alle richieste
• Programmazione
• Screening e direzione delle chiamate
• Fogli di calcolo
• Lavoro di squadra
• Gestione del tempo
• L'organizzazione del viaggio

Riprendere e esempi di lettere di presentazione

Revisione Esempi di curriculum e lettere di accompagnamento e ottenere modelli da scaricare, per una varietà di posizioni dell'ufficio:

• Curriculum assistente amministrativo
• Lettera di accompagnamento Assistente amministrativo
• Riprendere assistente personale
• Receptionist riprende
• Lettera di presentazione della receptionist
• Esempi di curriculum del business

Come mostrare le tue abilità

• I nomi di queste abilità funzionano come parole chiave, quindi usa più possibili quando scrivi il tuo curriculum.
• Puoi usare queste stesse parole chiave nella tua lettera di accompagnamento. Concentrati specificamente su quelli che il tuo potenziale datore di lavoro si preoccupa di più.
• Assicurati di avere almeno un esempio di tempo che hai dimostrato le competenze da ciascuna categoria pronte a condividere con gli intervistatori.