Trasforma questi 5 tipi comuni di riunioni di business in eventi produttivi

Non devi guardare molto lontano per trovare articoli di esperti sulla gestione del tempo. Guru e altri esperti di riunioni e suggeriscono di evitare, restringere o altrimenti rinunciare a questi sprechi di tempo aziendale spesso laboriosi.

Tuttavia, a volte dobbiamo solo incontrarci. Durante le riunioni, ci sono alcuni metodi ben definiti per condurre una riunione produttiva. Alcune tecniche che puoi utilizzare durante l'utilizzo di questi metodi aiuteranno le riunioni a diventare più produttive e fluide.

Elimina gli aggiornamenti di "Vai attorno al tavolo"

Conosci questo incontro. Cram diciotto persone in una stanza e poi richiedono a ogni persona di condividere un aggiornamento che in genere sembra tentativo di giustificare l'esistenza.

Gli amministratori delegati e i leader senior sono famosi per la gestione di questi incontri, credendo ingenuamente che questo sia un ottimo modo per tutti ascoltare ciò che sta accadendo in tutta l'azienda. In realtà, le persone si sintonizzano per lo più e si concentrano sulla pianificazione del proprio aggiornamento che nessuno ascolterà. 

Potresti invece condividere notizie pertinenti, tra cui risultati finanziari, vittorie di grandi clienti o aggiornamenti sulle iniziative a livello di organizzazione. Inoltre, estendere l'offerta alle persone per sollevare questioni importanti.

Se si è verificato qualcosa di degno di nota e non ampiamente noto, qualcuno dovrebbe condividerlo. Se un gruppo ha bisogno di aiuto da un altro gruppo, aumenta la richiesta. Altrimenti, non costringere tutti i partecipanti a condividere.

Aggiornamenti tramite la tecnologia

Non è necessario chiamare un incontro per qualcosa che puoi cercare. Sfrutta gli strumenti tecnologici del giorno per garantire che i team di lavoro mantengano un aggiornamento di stato attuale e visibile in cui tutti possono vederlo con il clic di un mouse.

Se devi incontrarti, tagliare a metà il tempo di riunione previsto o utilizzare approcci agili e eseguire brevi sessioni di "stand-up". Sii draconiano riguardo alle digressioni e alle distrazioni che allunga queste sessioni. Concentrati sulla condivisione dello stato "e richiedono alle persone di affrontare questioni al di fuori di questo forum.

Incontri di brainstorming non strutturati

Lavorare per definire l'argomento di brainstorming e condividerlo con invitati in vista della sessione. Raccogli il loro contributo e consolidalo e pubblicalo o condividilo senza attribuzione alle idee. Usa la sessione live per saltare e basarsi sulle idee presentate, aggiungendo all'elenco.

Resistere all'impulso di valutare le idee in questa sessione. Incorporare altre tecniche che minimizzino le pressioni di socializzazione, come la scrittura del cervello. E soprattutto, consolidare le idee e creare un processo di tipo non raggiunto per valutarle. Una volta che sono debitamente valutati, archiviali per un facile riferimento di gruppo in sessioni e situazioni future.

Recensioni di operazioni approfondite

Mantieni private le immersioni profonde e gli esami aziendali e concentrati sulla condivisione di indicatori operativi, problemi e opportunità chiave. La riunione del gruppo non è il tempo o il luogo per strappare un'area o un individuo poco performanti.

Imposta un incontro di follow-up sul posto, ma non sottopone tutti gli altri al tuo esame incrociato visibile su questo problema. Non ritirare la responsabilità per il miglioramento, ma elimina il vergogna pubblica dai tuoi incontri. 

Rimuovere il processo decisionale spontaneo

Stranamente, la sala riunioni è uno dei posti peggiori per decisioni rapide. Sollevare un problema per la prima volta e chiedere una decisione mette le persone sul posto. Le decisioni di solito richiedono informazioni e preparazione. Potrebbero non avere le informazioni appropriate di fronte a loro o sono stati portati a velocità sulla questione.

Potresti invece lavorare prima delle riunioni di gruppo per coinvolgere le principali parti interessate su questioni e opzioni. Sollecitare il loro contributo, offrire le tue prospettive e il lavoro per i broker di interessi condivisi. Usa il forum della riunione per convalidare gli interessi delle parti interessate e identificare le loro raccomandazioni.

Anche se potresti ancora non avere la decisione immediata senza un altro passo o due, avrai rafforzato i tuoi rapporti di lavoro con il tuo lavoro pre-sessione e risparmiato tempo nel processo.

Pensieri finali

Gli umani sono creature comuni per natura. Sebbene esistano una varietà di strumenti tecnologici che ci consentono di connetterci senza essere nello stesso posto, a volte aiuta a essere faccia a faccia.

Sfrutta saggiamente e mostra il tuo rispetto per i partecipanti producendo riunioni che minimizzino il tempo investito e massimizzano la condivisione delle informazioni di alta qualità in un ambiente non minaccioso.