Cosa succede quando un'organizzazione integra con successo i cambiamenti?

Benvenuti nella fase 6 nella serie di articoli che discutono della gestione del cambiamento. Hai raggiunto la fase finale di apportare e gestire il cambiamento all'interno della tua organizzazione: Integrazione. Durante questa fase, sei in grado di incorporare completamente le modifiche su cui hai lavorato nelle cinque fasi iniziali che hanno costruito l'impegno dei dipendenti per cambiare.

Fase 6: integrazione dei cambiamenti

Durante la fase di integrazione, l'organizzazione apporta le modifiche a cui ha lavorato diventa parte del modo in cui l'organizzazione fa affari. I cambiamenti diventano parte integrante di come funziona l'organizzazione. I dipendenti potrebbero non ricordare più come l'organizzazione ha funzionato prima delle modifiche. Oppure, i loro ricordi sono sbiaditi al punto da non preoccuparti dei vecchi modi di fare le cose. Hanno affrontato e superare le loro paure per il fallimento e non progredire.

Per realizzare questa fase finale, è necessario costruire le modifiche in tutti i sistemi e i processi nell'organizzazione in modo che le modifiche siano fondamentali per come lavori. Quindi, le modifiche avranno un impatto su come assumi i dipendenti, su come si forniscono il riconoscimento e su cosa riconosci e su come misuri il successo e i contributi dei dipendenti.

Rimpatriare la tua organizzazione in seguito al cambiamento

Nella fase di iniziazione/consapevolezza e nella fase di indagine, sei stato introdotto al concetto di sbloccare la tua organizzazione in modo da poter disimparare i tuoi vecchi modelli di comportamento prima che potessero accadere i cambiamenti. Hai incontrato Kurt Lewin che ha dato suggerimenti su come la tua organizzazione potrebbe sbloccare per consentire l'introduzione delle modifiche.

Durante questa fase, Lewin raccomanda che la tua organizzazione debba rifredire a seguito delle modifiche che sono avvenute. Per fare ciò, la direzione deve fare tutto il possibile per stabilizzare la tua organizzazione al nuovo livello di funzionamento. Prima che lo facciano, tuttavia, devi valutare se le modifiche che hai apportato si stanno comportando al nuovo livello desiderato.

Il passaggio del tempo, il rafforzamento dei cambiamenti e la comprensione sono necessari per riorganizzare l'organizzazione al nuovo livello. Le persone hanno la tendenza a ricadere nella zona di comfort dei comportamenti vecchi e provati a meno che manager e membri del personale. 

Identifica ulteriori esigenze per le modifiche

Questa fase può richiedere molto più tempo del previsto poiché i nuovi comportamenti dei dipendenti sono rafforzati, riconosciuti e premiati. Si noti inoltre che è probabile che le modifiche iniziali creino la necessità di ulteriori modifiche. 

L'integrazione permanente delle modifiche all'organizzazione richiede che i cambiamenti e i manager affrontino queste ulteriori modifiche necessarie nel resto dell'organizzazione in risposta alle modifiche iniziali. Ponetevi domande come quali altri sistemi avranno bisogno di un aggiornamento?

Ad esempio, se le modifiche apportate coinvolgono il passaggio da un luogo di lavoro pieno di singoli collaboratori alla formazione di dipendenti nei team di lavoro, molto dovrà cambiare. Dovrai affrontare i premi e i sistemi di riconoscimento per premiare i dipendenti per aver contribuito efficacemente come membri del team.

Dovrai cambiare il sistema di gestione delle prestazioni per rafforzare il lavoro di squadra. Dovrai cambiare i sistemi di pagamento dei dipendenti per rendere parte degli aumenti o dei bonus dipendenti dal loro contributo al team generale. Invece di stabilire tutti gli obiettivi individuali, dovrai avere obiettivi di squadra condivisi.

È difficile integrare completamente le modifiche a meno che non si modifichi gli altri processi di lavoro per supportare e rafforzare le modifiche apportate.

Sistemi e processi che dovranno cambiare

Durante la fase di integrazione, i manager e i membri del team dovrebbero concentrarsi sui seguenti sistemi.

Assumere

• La tua organizzazione potrebbe aver bisogno di assumere dipendenti che abbiano nuove competenze ed esperienze a causa della necessità del supporto continuo dei cambiamenti.
• L'orientamento per i nuovi dipendenti dovrà incorporare le modifiche.
• Dovrai riscrivere il manuale dei dipendenti per incorporare le modifiche.

Formazione

• È probabile che tu abbia bisogno di lezioni di formazione tecnica in corso per i nuovi assunti e per migliorare le competenze dei tuoi attuali dipendenti.
• Dovrai continuare a formare i dipendenti nella gestione del cambiamento e in tutte le capacità di relazioni umane che necessitano di un aggiornamento per la tua organizzazione cambiata.

Struttura organizzativa

• Prendi decisioni su come dovrai strutturare la tua organizzazione seguendo le modifiche. Impegnarsi a comunicare il cosa, perché e come le modifiche rapidamente e in dettaglio ai dipendenti.
• Considera le reazioni personali dei membri organizzativi che possono perdere potere, autorità o status nella nuova struttura organizzativa; Indagare sui modi per compensare o migliorare la loro perdita.

Premi e riconoscimento

• Sviluppare nuovi sistemi di ricompensa, comprese le modifiche ai processi di gestione delle prestazioni, per rafforzare l'integrazione del cambiamento nella tua organizzazione.
• Considera come il tuo sistema di riconoscimento informale dei dipendenti ricompenserà o reagirà alle modifiche.
• Pianifica e celebra con i tuoi dipendenti mentre integri pienamente i cambiamenti nella tua organizzazione. Sì, questa sesta fase merita celebrazioni oltre a quelle che hai tenuto lungo la strada.

Comunicazione

• Sviluppare approcci in corso e coerenti alla comunicazione come riunioni settimanali per tutte le compagnie, riunioni di dipartimento settimanali, aggiornamenti scritti su Yammer o qualsiasi sistema di comunicazione elettronica che usi.
• Fornire un feedback continuo ai tuoi dipendenti sullo stato delle modifiche organizzative.
• Fornire un feedback continuo ai tuoi dipendenti sullo stato delle proprie prestazioni all'interno dei sistemi che sono stati appena creati per ottenere le modifiche.

Cosa succederà se l'organizzazione non riesce a integrare le modifiche?

La mancata modifica dei processi e dei sistemi per supportare e rafforzare le modifiche renderà difficile o impossibile per la tua organizzazione integrare completamente le modifiche. Allo stesso modo, il mancato rispetto dell'organizzazione nel panorama in evoluzione influenzerà la tua capacità di integrare i cambiamenti.

Non vuoi che i dipendenti vedano che non eri seriamente nell'implementazione delle modifiche. Hanno investito l'energia non raccontata sia psichica e altrimenti in movimento attraverso queste sei fasi di cambiamento. Se si consentono alle modifiche di cadere a bordo strada, stai creando un ambiente in cui i dipendenti saranno meno probabili e persino non disposti a cambiare di nuovo in futuro. Ricorda, preparami una volta, vergogna per te, preparami due volte, vergogna per me.

I tuoi dipendenti svilupperanno il cambiamento ennui o stanchezza se chiedi loro di cambiare troppo spesso. Ma nulla rallenta i cambiamenti necessari in modo più significativo dei dipendenti che sentono che li hai ingannati in passato.

Vedi le sei fasi coinvolte nella gestione del cambiamento.