Quali informazioni sono archiviate nelle cartelle cliniche dei dipendenti?

La dose medica dei dipendenti è il repository per tutto ciò che ha a che fare con la salute, i benefici per la salute, il congedo relativo alla salute dei dipendenti e le selezioni e la copertura dei benefici per il dipendente. Il datore di lavoro mantiene un file medico separatamente per ciascun dipendente. I contenuti di questi file non sono mai mescolati con nessun altro file di dipendenti come il file del personale.

Poiché il file medico contiene informazioni sensibili e riservate, deve risiedere in una posizione sicura, bloccata e inaccessibile. Il file gabinetto che ospita i file medici dei dipendenti dovrebbe anche bloccare e il personale delle risorse umane dovrebbe avere le uniche chiavi. L'accesso alle file mediche dei dipendenti è limitato solo al personale delle risorse umane.

La legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria del 1996 (HIPAA) impone ai datori di lavoro di proteggere le cartelle cliniche dei dipendenti come riservate; Le cartelle cliniche devono essere archiviate separatamente e oltre ad altri registri aziendali. Non memorizzare mai le cartelle cliniche dei dipendenti nel file del personale generale del dipendente.

A causa della riservatezza delle informazioni, i record devono essere isolati dai file a cui i dipendenti come supervisori o manager possono accedere. (In realtà, questo è anche raccomandato per i file del personale in generale Accesso al personale delle risorse umane.)

Contenuto del file medico dei dipendenti

Questi sono i tipi di articoli che dovrebbero essere archiviati in modo sicuro nel file medico del dipendente. In caso di dubbio, erria dalla parte della protezione delle informazioni relative al medico dei tuoi dipendenti. 

• Applicazioni e moduli di assicurazione sanitaria
• Applicazioni e moduli di assicurazione sulla vita
• Informazioni sui beneficiari designati
• Domande per qualsiasi altro beneficio per i dipendenti che potrebbe richiedere informazioni mediche come la visione
• Richieste di foglie mediche non pagate o non pagate
• Rapporti Family Medical and Leave Act (FMLA) e applicazioni e documenti correlati
• Scarichi di fMLA firmati dal medico
• Documentazione sulle malattie di un membro della famiglia o di un bambino per il quale si richiede il tempo di FMLA per fornire cure in corso
• Documentazione di congedo correlata dal punto di vista medico per i dipendenti non ammissibili per il tempo libero da FMLA
• Esami, note, corrispondenza e raccomandazioni del medico
• Scuse legate al medico per l'assenteismo o il ritardo di un medico
• Restrizioni del lavoro medico con la documentazione del medico raccomandato
• Rapporti sugli incidenti e sugli infortuni, inclusi i documenti richiesti da OSHA
• Rapporti di indennizzo dei lavoratori di lesioni o malattie
• Qualsiasi altro modulo o documento che contiene informazioni mediche private su un dipendente

Se mantieni questi file riservati, i tuoi dipendenti si fidano di te e difenderai lo spirito e il significato della legge. 

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e i regolamenti sull'occupazione variano da stato a stato e paese a paese. Si prega di chiedere assistenza legale o assistenza dalle risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per orientamento, idee e assistenza.