Qual è il processo di revisione del documento legale?

La revisione del documento è spesso la fase più ad alta intensità di lavoro e costosa del processo di contenzioso, del processo di discorso elettronico e del modello di riferimento di scoperta elettronica (EDRM). Durante questa fase, ogni pagina di dati in una raccolta viene esaminata e analizzata per determinare quali documenti devono essere trattenuti dalla produzione al consulente opposto.

Chi esegue la revisione dei documenti

Spesso, i revisori dei documenti sono avvocati che comprendono le questioni legali e fattuali nel contenzioso e possono effettuare le chiamate di giudizio necessarie in merito al privilegio e alla reattività. Per ridurre al minimo i costi, sono spesso impiegati squadre di avvocati o paralegali.

Il processo di revisione consiste spesso in diverse fasi. Il team legale può condurre una revisione del primo passaggio per analizzare i documenti per la pertinenza e il codice o contrassegnarli per un argomento pertinente. Il personale di supporto del contenzioso carica quindi i dati codificati in un database ricercabile che consente ai team di contenzioso di individuare facilmente i documenti chiave in ogni fase del processo di contenzioso.

I motivi dei documenti potrebbero essere trattenuti

Dopo l'elaborazione delle informazioni, il team legale conduce una seconda revisione più dettagliata per determinare quali documenti dovrebbero essere trattenuti dalla produzione. I documenti possono essere trattenuti per diversi motivi, tra cui:

Rilevanza

Sono le informazioni rilevanti per le questioni nel caso? Se è irrilevante per i fatti e le questioni del reclamo, della causa o delle indagini, non è necessario essere prodotti a parti avversarie.

Reattività

Le informazioni sono sensibili alle richieste di scoperta delle parti avversarie o alle richieste investigative degli organismi regolamentari? In tal caso, a quale richiesta di produzione è reattiva le informazioni? I revisori dei documenti potrebbero anche taggare i documenti "hot", che contengono informazioni cruciali nel caso e stanno particolarmente reattivo nella fase di revisione del documento.

Privilegio 

Le informazioni sono soggette al privilegio di avvocato-cliente, alla dottrina del prodotto di lavoro dell'avvocato e/o alle regole di riservatezza e alle leggi sulla privacy? In tal caso, è anche trattenuto dalla produzione.

Riservatezza

Se il documento è confidenziale, deve essere escluso dalla produzione. Ad esempio, se un documento discute un segreto commerciale, come la ricetta per la firma del cioccolato del produttore di caramelle, il team legale non è obbligato a consegnarlo a parti avversarie. Il revisore del documento analizzerà il documento per determinare se contiene informazioni riservate. In tal caso, il revisore determinerà se alcune parti di tale documento debbano essere redatte per proteggere il prodotto di lavoro confidenziale del cliente o se il documento dovrebbe essere escluso del tutto dalla produzione.

Come parte del processo di revisione del documento, il team di revisione può identificare documenti che dovrebbero essere redatti o contrassegnati in modo interamente o parzialmente come confidenziale per proteggere il contenuto di tali documenti dalla divulgazione. Il team può anche preparare i registri di privilegio e/o redazione per tracciare tali informazioni.

Oltre a rivedere per la pertinenza, la reattività, il privilegio e la riservatezza, il team di revisione può anche analizzare le informazioni per mettere in relazione i documenti chiave con presunti fatti o questioni legali chiave nel caso. I revisori dei documenti possono anche tentare di mettere in relazione i documenti chiave con i principali attori che possono testimoniare sui documenti o identificare altre informazioni soggettive.

Scopo della revisione del documento

Sulla base della revisione e dell'analisi dei documenti nella raccolta, il team legale può iniziare a ottenere una maggiore comprensione delle questioni fattuali in un caso, formulare teorie legali e identificare i testimoni chiave da depositare o chiamare al processo.

Attraverso l'abbattimento, la ricerca di parole chiave, la prima revisione passata e altre tecniche per restringere il volume del set di dati, i documenti alla fine rivisti dal team legale di solito rappresentano solo una piccola frazione della raccolta originale. Per ridurre ulteriormente le spese, un numero crescente di tecnologie che automatizzano il processo di revisione è in streaming sul mercato.