Cosa c'è in un documento di portata del progetto

Quando stai dando il via a una nuova iniziativa, il documento di portata del progetto è un'informazione fondamentale per l'intero team. Definisce il prodotto finale da consegnare al cliente, quando deve essere consegnato e a quale costo.

In sostanza, questo documento definisce i confini del lavoro, in modo che ogni membro del team e il cliente comprendano tutti cosa comporta il progetto. Altrettanto importante, capiscono cosa fa non comportare.

I benefici

Una dichiarazione di portata del progetto una volta condivisa con ogni membro del team e dei clienti del progetto, è parte integrante della gestione del progetto. Tra i suoi benefici:

• Una comprensione comune tra tutte le caratteristiche previste delle caratteristiche, della qualità e dei tempi previsti del progetto
• Un mezzo per comunicare con altre parti interessate nel progetto per ottenere il loro supporto e il loro coinvolgimento
• Uno strumento per focalizzare gli sforzi del team sul lavoro richiesto per soddisfare le esigenze del cliente

Inoltre, se vengono suggeriti cambiamenti che vanno oltre i confini dell'ambito originale, la dichiarazione diventa la base per stimare e proporre modifiche. Se le modifiche sono accettate da tutte le parti interessate, la dichiarazione di portata può essere rivista. 

Iniziare

Il project manager deve cercare input da membri del team, clienti, sponsor esecutivo e altre parti interessate chiave per comprendere e descrivere l'output richiesto dall'iniziativa del progetto. Questo è spesso chiamato consegnabile.

La descrizione del risultatobile deve includere un costo o un intervallo di costo accettabile per il progetto. Definisce inoltre le funzionalità chiave da includere e il telaio per la consegna.

Una volta concordato dal cliente, il project manager, il team di progetto e lo sponsor esecutivo, eventuali modifiche alla dichiarazione del progetto devono essere apportate utilizzando un processo di modifica attentamente controllato e documentato. 

Un impatto a cascata

Una volta concordato la dichiarazione o il documento di portata, ogni parte del team la utilizza come base per le proprie stime del lavoro, dei tempi e dei costi coinvolti. Più precisa e accurata è l'affermazione dell'ambito, più è probabile che i team di lavoro produrranno stime accurate e requisiti delle risorse. 

Le esclusioni possono essere importanti

Non è raro per un documento di portata del progetto elencare elementi specifici che devono essere esclusi dal consegnabile. Ad esempio, il documento di portata di un appaltatore per costruire una casa potrebbe stabilire che il proprietario i permessi ambientali debbano essere ottenuti e non sono responsabilità del contraente che costruisce la casa.

Cosa può andare storto?

La mancanza di chiarezza è una fonte comune di stress e fallimento del progetto. Un documento vago o ambiguo di portata lascia molte questioni aperte al dibattito e alle chiamate di giudizio non informate. Questi possono influire sulle caratteristiche, la qualità, i tempi e il costo del progetto. 

Un'altra trappola da evitare è noto come "Creep dell'ambito."Se la dichiarazione di portata è vaga, il cliente è tentato di fare richieste che vanno oltre l'intento o i confini dei piani originali. 

Regolare l'ambito

Mentre le frequenti modifiche all'ambito ritardano il completamento del progetto e possono aggiungere costi significativi, a volte sono necessari e ragionevoli. I project manager si affidano a un processo di "gestione delle modifiche" che identifica la modifica richiesta, rivede tutto il tempo corrispondente, i costi e le stime del carico di lavoro e rivaluta il progetto per nuovi rischi data la modifica.

Il project manager e lo sponsor esecutivo di solito prendono la decisione finale di modificare l'ambito solo quando la situazione è stata completamente analizzata. Le modifiche sono documentate in un registro delle decisioni e quindi comunicate al team di progetto più ampio.