Quando utilizzare i servizi di elaborazione delle buste paga

Quali sono i motivi per esternalizzare l'elaborazione dei salari?

Anche se hai solo pochi dipendenti, puoi decidere di esternalizzare il tuo libro paga, cioè, capovolgi l'elaborazione dei salari e altre responsabilità dei salari a qualcun altro. Di seguito sono riportate alcune considerazioni per aiutarti a decidere se esternalizzare.

Prima guarderemo le situazioni in cui potresti voler prendere in considerazione l'outsourcing il tuo libro paga, quindi alcune opzioni di outsourcing.

Il libro paga in outsourcing riduce i costi di lavoro

Se stai semplicemente pagando gli impiegati, puoi calcolare la retribuzione moltiplicando ore per tariffa e determinare se è dovuto eventuali straordinari.

Ma se stai producendo un prodotto, devi conoscere il costo del lavoro su ciascun prodotto, in modo da poter determinare il costo delle merci vendute.

Lascia che il servizio si occupi di più stati, località

Se hai dipendenti in più di uno stato, devi soddisfare i requisiti per il pagamento e la segnalazione delle imposte sul reddito statale. Se la tua azienda opera in diverse città, potresti anche avere imposte sul reddito locali per trattenere, pagare e segnalare.

I calcoli trattenuti sono difficili

Calcolare gli importi della ritenuta per i dipendenti è complicato. In breve, devi:

• Determina la ritenuta federale delle imposte sul reddito in base al modulo W-4 del dipendente (che può essere cambiato tutte le volte che il dipendente desidera).
• Determinare la ritenuta allo stato per gli Stati con le imposte sul reddito, in base allo stato W-4.
• Determina le tasse FICA sui salari a 7.65% (e devi guardare dipendenti altamente pagati per essere sicuri che la loro ritenuta alla sicurezza sociale sia limitata al massimo per l'anno e per iniziare a trattenere la tassa di Medicare aggiuntiva.

Anche fare un libro paga per un solo dipendente può richiedere molto tempo, perché è necessario effettuare pagamenti e archiviare i rapporti richiesti allo stesso modo in cui avessi molti dipendenti.

Evita di cercare di tenere traccia delle scadenze

Il pagamento e la segnalazione delle tasse sui salari (federale e statale, ritenuta alla fonte, tasse FICA, disoccupazione e compensazione dei lavoratori e opzioni di buste paga statali individuali) possono essere intimidatorie.

Ricorda, tuttavia, che una scadenza mancata per il pagamento o il reporting può costarti denaro in multe e sanzioni. Il libro paga in outsourcing, anche con pochi dipendenti, è un'opzione che molti datori di lavoro considerano all'inizio delle loro attività. Potrebbe essere l'opzione giusta per la tua attività, a seconda delle circostanze.

Come addebitano i servizi di elaborazione dei salari?

Molti servizi di elaborazione delle buste paga addebitano una commissione di base in modo che anche se hai un solo dipendente che stai pagando di più perché il servizio ha tutti gli stessi documenti per un dipendente che farebbe per 10. Ad esempio, dovrebbero comunque presentare un modulo 941 ogni trimestre, anche se hai un solo dipendente.

Il costo incrementale per ogni dipendente aggiuntivo è piuttosto piccolo. Con questo in mente, di seguito sono riportate alcune informazioni sui servizi di elaborazione dei salari, con i loro costi e ciò che forniscono.

Servizi di gestione stipendi assistiti 

Alcuni servizi fanno tutto il tuo deposito per te. Ad esempio, aziende come Paychex e ADP addebitano per assegno per periodo di paga, inclusi deposito, deposito diretto e assegni tagliati. Puoi inserire informazioni online e assegnano uno specialista del libro paga per aiutarti. Ad esempio, puoi vedere l'intera gamma di servizi di ADP sul loro sito Web.

Payroll self-service online

Altri servizi ti aiutano a fare il tuo deposito. Ad esempio, il servizio di gestione stipendi online di Intuit ti consente di compilare i moduli di gestione stipendi online. Prima di selezionare questi servizi, controlla assicurarsi che siano compatibili con il sistema operativo e l'hardware. (Alcuni non lavorano sui sistemi Macintosh.)

Alcune aziende ti consentono di fare il tuo libro paga online. Si addebitano dal numero di dipendenti e dal numero di stati.

Alcuni potrebbero avere funzionalità aggiuntive di cui potresti aver bisogno per una situazione specifica (input di TimeCard, ad esempio). Leggi le informazioni sui siti Web e contatta i rappresentanti delle società. Questo è sempre un buon modo per dire quanto saranno amichevoli. Ho presentato solo alcuni dei tanti servizi che puoi trovare online, ma l'IRS ha maggiori informazioni sui servizi di gestione stipendi e sui fornitori che potresti voler guardare.

Il libro paga in outsourcing vale il costo?

Anche se hai un solo dipendente, potresti voler considerare seriamente un servizio di gestione stipendi per aiutarti a preparare gli stipendi e pagare e segnalare le tasse sui salari. Ricorda, una multa o una penalità per un pagamento o un rapporto mancato potrebbe essere più di un anno di servizio per un anno intero. La creazione di un sistema di gestione stipendi per la tua attività non è la tua prima priorità, ma se hai un servizio, è una cosa in meno a cui devi pensare.

Per ulteriori informazioni sui servizi di gestione stipendi, consultare questo articolo dell'IRS con un elenco di partner di gestione stipendi e professionisti. Ad esempio, controlla il sito Web per la National Association of Enrorted Agents per un agente iscritto per aiutare con le attività sui salari.

Avvertimento! Il libro paga è ancora tua responsabilità

Anche se assumi un servizio di gestione stipendi, tu come datore di lavoro sei ancora responsabile per i depositi fiscali e le passività fiscali federali. Se il servizio di gestione stipendi non effettua pagamenti fiscali federali, ad esempio, l'IRS può valutarti - non il servizio di gestione stipendi - per sanzioni e interessi dovuti.

Inoltre, la parte responsabile (forse tu, come proprietario) della tua azienda può anche essere ritenuta responsabile per determinate tasse federali non pagate.