10 cose che ogni nuovo responsabile del programma dovrebbe sapere

La gestione del programma è una scelta di carriera gratificante e ben pagata, ma può essere anche un ruolo impegnativo. Se hai appena ottenuto il tuo primo lavoro di gestione del programma o vuoi sapere se dovresti fare il salto a una carriera di gestione del programma, è importante capire cosa comporta la carriera. Considera queste 10 cose di cui ogni nuovo responsabile del programma dovrebbe essere a conoscenza prima di iniziare un ruolo di gestione del programma.

La gestione del programma differisce dalla gestione del progetto

Che si tratti di aprire un nuovo ufficio, di lanciare una nuova app o di costruire uno stadio olimpico, i progetti hanno una chiara serie di obiettivi e sequenza temporale. Un responsabile del programma, tuttavia, potrebbe supervisionare più progetti contemporaneamente e ognuno potrebbe avere un proprio team di progetto e un project manager. I programmi offrono qualcosa di valore all'organizzazione nel tempo ed evolvono mentre vanno avanti.

• Ampio ambito e tempo

• Più progetti contemporaneamente

• Evolversi nel tempo

• Portare alla trasformazione del business

• Start definito, medio e fine

• Pianifica lavoro e risorse

• Processo di controllo

• Consegnare un obiettivo chiaro

Aspettatevi incertezza

I programmi sono intrinsecamente incerti. Mentre potresti sapere qual è il quadro generale, è solo una dichiarazione di visione quando inizi. Il percorso esatto di come arrivarci e quali progetti saranno richiesti per un lungo periodo di tempo, è qualcosa che devi allenarti mentre vai.

Inizierai con una pianificazione dettagliata per ciò che sai e costruirai una foto su come affrontarne il resto mentre ti avvicini. Estendi progressivamente gli orizzonti di pianificazione e consegna fino a quando non puoi andare oltre.

Blocca il tempo a intervalli regolari per pianificare i passaggi successivi. Puoi anche sfruttare questa opportunità per assicurarti di essere ancora sulla buona strada per fornire valore commerciale.

Fai attenzione al burnout

Mentre un progetto potrebbe essere finito in circa un anno, i programmi possono allungare in modo indefinitamente indefinitamente.

I gestori del programma devono proteggere le loro squadre dal burnout. Non puoi lavorare all'infinito alla massima velocità, quindi assicurati che i membri del tuo staff ottengano tempi di inattività adeguati.

Ciò dovrebbe includere periodi di tempo più tranquillo al lavoro con meno risultati e un tempo adeguato dall'ufficio per le vacanze.

Gestisci da vicino il congedo per malattia, guarda i tuoi rapporti sugli straordinari e sii attento al fatto che il benessere della tua squadra è fondamentale se vuoi tagliare l'attrito e mantenere le persone di talento per la vita del programma.

Gestisci il ritmo

Quando si consegna un programma che ha una data di completamento distante, è necessario gestire il ritmo del lavoro. È difficile mantenere lo slancio per più anni, quindi il tuo ruolo di Program Manager è destreggiarsi tra le priorità e i progetti in modo che vi siano risultati misurabili in consegna regolarmente.

Mescola le vittorie rapide e il costante progresso verso gli obiettivi di grande immagine.

Mescola le vittorie rapide e il costante progresso verso gli obiettivi di grande immagine.

Questo aiuta il team a vedere che stai andando avanti e assicura che ci siano alcune storie di successo a breve termine da condividere per mantenere alta la motivazione. Infine, aiuta gli investitori e i dirigenti esecutivi a vedere che ci sono progressi.

Allena la tua squadra per il successo

I programmi spesso offrono qualcosa di nuovo, unico o trasformativo per un'organizzazione. Una sfida di lavorare su questo tipo di iniziative è che probabilmente non hai le competenze interne per essere in grado di completare tutte le attività e i progetti richiesti. Va bene e ci si aspetta.

Il tuo lavoro come nuovo Program Manager è assicurarti di poter aggiornare, riqualificare e sviluppare le persone che hai in modo che insieme puoi rispondere a tutti i requisiti delle risorse.

Potrebbero esserci alcune aree in cui hai bisogno solo di una certa risorsa per un periodo limitato. Ad esempio, non addestrerai uno del tuo staff come guidare un carrello elevatore se questa è un'abilità di cui hai bisogno per solo una settimana. Tuttavia, se stai trasformando il modo in cui viene gestita la presenza online della tua azienda, sarebbe prezioso avere le capacità di sviluppo del sito Web internamente insieme ad alcune competenze sui social media o sull'ottimizzazione dei motori di ricerca. Queste sono competenze su cui si affida il business a lungo termine.

Prendi decisioni su quale di questi devi aver incorporato nel team e quali dovrebbe essere esternalizzato, quindi assicurati che il tuo programma possa fornire le attività di formazione e assunzione necessarie per essere pronte a gestire i risultati man mano che ogni progetto offre.

La governance è più complessa

Se vieni da un background di gestione del progetto, allora la governance non sarà una sorpresa per te. È il modo in cui le strutture di progetto e di programma sono organizzate e controllate per garantire che il processo decisionale sia fatto nel modo giusto e che le persone giuste siano coinvolte. È fondamentale per garantire che il lavoro stia progredendo in un modo che si adatta al caso aziendale generale e aiuta a rendere responsabili le persone.

La governance è il modo in cui l'ufficio di gestione del progetto e i dirigenti senior possono garantire che un programma sia sulla buona strada per offrire benefici.

La governance fornisce un percorso formale per la chiusura di progetti o un intero programma se si può dimostrare che tali benefici non saranno più raggiunti.

La governance è più complessa in un ambiente di programma che in un ambiente di progetto. I consigli di progetto e i gruppi direttivi normalmente hanno un abbonamento a livello esecutivo. Questo è prevedibile perché il risultato finale di un programma è normalmente trasformazione aziendale.

La pianificazione è più difficile

I project manager, che sono coinvolti in un programma, in genere metteranno insieme i loro piani di progetto. Quindi un team di gestione del programma, la tua direzione come manager del programma-Meets e i piani sono integrati.

Questo è più facile a dirsi che a farsi. Richiede l'identificazione delle dipendenze tra progetti e attività di progetto. Ti costringe a esaminare i requisiti delle risorse per l'intero programma e a destreggiarsi tra le attività per soddisfare la disponibilità delle persone chiave.

Una volta stabilito il tuo piano di programma integrato, è possibile rintracciarlo in un grafico Gantt o in un altro strumento software. Mentre i tuoi project manager monitorano i loro progetti in tempo reale, dovrai apportare modifiche al piano del programma, mantenendo tutti informati dei cambiamenti e precisando cosa significhi per le loro aree di lavoro.

Non pianificare ogni riga

Come responsabile del programma, fai affidamento sui tuoi project manager per fare la pianificazione dettagliata. Non è pratico o desiderabile per te monitorare un programma con migliaia di attività.

Hai bisogno di una visione arrotolata e di alto livello dei progetti con abbastanza dettagli per mostrarti se qualcosa avrà un impatto a livello di programma.

Il modo più semplice per farlo è con le app software dedicate. Cercare di gestire il tuo programma multimilionario su un foglio di calcolo di base sarebbe troppo impegnativo.

Delegato, delegato, delegato

Per quanto sia bravo a delegare, essere in un ruolo di gestione del programma significa che devi migliorare ancora.

La buona notizia è che dovresti avere un team di project manager e potresti anche avere un ufficio di gestione del programma dedicato per supportare il tuo cambiamento trasformativo.

C'è molto lavoro da fare su un programma e impostare per garantire che tutte le parti in movimento si muovano insieme al momento giusto è uno sforzo enorme. Non puoi farlo da solo e non dovresti provare. Scopri quanto tempo devi fare l'iniziazione del programma e quindi assicurati di avere una squadra in atto per sostenerti.

Se non hai nessuno nell'ufficio di gestione del programma, chiedi che qualcuno sia assegnato al team di gestione del programma come seconda responsabilità. C'è molto da fare per loro. Ad esempio, qualcuno in un ruolo di coordinamento del progetto sarebbe perfettamente posizionato per fornire il coordinamento richiesto a livello di programma, liberandoti per essere coinvolto in compiti strategici.

Non aver paura del conflitto

I programmi hanno molti fili. Dai progetti con le parti interessate difficili a scadenze apparentemente inaffidabili, ogni giorno ti darà opportunità di conflitto. Fai attenzione alle cose che interrompono le prestazioni del progetto e preparati a intervenire quando necessario per scappare una situazione di conflitto prima che inizi.