6 modi per rendere i messaggi di posta elettronica di business ancora più professionali

Molti proprietari di piccole imprese si affidano all'e -mail come modalità primaria di comunicazione aziendale. Questo non è sorprendente; L'e -mail è veloce, facile e fornisce una pista di carta. Ma ciò non significa che i tuoi messaggi di posta elettronica, specialmente quando si tratta di comunicazione aziendale, dovrebbero essere rilassati. In effetti, una scarsa comunicazione via e -mail può costare ai clienti il ​​tuo marchio e la tua reputazione.

L'invio di e -mail di business professionale si riduce alla creazione di abitudini che si concentrano sulla comunicazione chiara, succinta e appropriata. 

1. Usa un indirizzo email aziendale

Quando sei un imprenditore, conducendo attività per conto della tua azienda, assicurati di utilizzare un indirizzo email aziendale. Idealmente, ciò significa che hai un indirizzo commerciale (io.e., [email protected]) che usi per tutte le comunicazioni aziendali.

Se ciò non è possibile, puoi creare un indirizzo email gratuito che includa il nome della tua attività (i.e., [email protected]). L'uso di un indirizzo email personale chiaramente non correlato alla tua attività può, nel peggiore dei casi, danneggiare la tua professionalità e in molti casi potresti non essere preso sul serio.

2. Mantieni i messaggi brevi e dolci

Non c'è niente di sbagliato nello spiegare le cose in modo molto dettagliato; Può fornire chiarezza e ridurre i malintesi. Ma quando un messaggio di posta elettronica inizia a sembrare un romanzo, puoi perdere rapidamente l'attenzione del destinatario e confondere il problema con le informazioni irrilevanti. Per evitarlo, attenersi a un argomento per e -mail e quando è necessario includere ulteriori informazioni, utilizzare i sottotitoli in grassetto in modo che i dettagli più importanti siano chiari.

3. Usa le righe dei soggetti descrittive

Hai mai aperto un messaggio di posta elettronica basato sull'argomento e sei finito completamente confuso e un po 'infastidito quando si trattava di qualcosa di completamente diverso? Dato che stai già mantenendo ogni e -mail che scrivi limitata a un argomento per la punta sopra, dovresti anche assicurarti che la riga dell'oggetto rifletta quell'argomento e nient'altro. Questo non solo aiuterà il destinatario, ma ti aiuterà anche a rendere più facile gestire la tua casella di posta elettronica.

4. Abbassare i toni

È facile lasciare volare le cose quando invii un'e -mail perché potresti sentirti protetto dallo schermo del tuo computer, ma alcune conversazioni possono essere facilmente fraintese nell'e -mail. In effetti, senza segnali di comunicazione verbale per mitigare il messaggio che stai inviando, qualsiasi e -mail può essere presa nel modo sbagliato. Se stai inviando un messaggio che potrebbe essere discutibile, rileggilo prima di inviare e se non sei ancora sicuro, probabilmente è meglio a prendere il telefono.

5. Rendi utile la tua firma e -mail

Citazioni, promozioni e iscrizioni alle newsletter in una firma e -mail può essere efficace in alcune situazioni, ma quegli articoli non dovrebbero mai vincere utilizzando la tua firma e -mail per ciò per cui è destinato a essere utilizzato, fornendo le tue informazioni di contatto. La tua e -mail o risposta iniziali dovrebbero includere una firma e -mail con il tuo nome completo, azienda e URL al minimo. Un numero di telefono, il titolo e il ripristino del tuo indirizzo e-mail non fa male.

6. Controlla la tua ortografia e la tua corretta

Il controllo ortografico è facile. Rendilo un'impostazione predefinita nel tuo client di posta elettronica per controllare tutti i messaggi prima di inviarli. L'e -mail è più informale e c'è un po 'più di clemenza con l'ortografia e gli errori grammaticali, ma sembra terribile inviare un messaggio pieno di errori. L'ultima cosa che vuoi è fare una brutta impressione perché stavi affrettando a inviare un'e -mail e saltato controllando l'ortografia e la grammatica.

L'e -mail è un metodo di comunicazione importante nel mondo degli affari, anche se non è la tua prima preferenza. Seguire queste migliori pratiche di posta elettronica ti aiuteranno a mantenere la tua comunicazione e -mail professionale e produttiva e puoi essere sicuro che l'impressione che stai facendo sia buona.