Prima di acquistare una fotocopiatrice per il tuo piccolo o home office

Mentre la nozione di un ufficio senza carta suona alla grande in linea di principio, la realtà è che molte aziende di piccole o domestiche (SOHO) hanno ancora bisogno di copiare documenti stampati abbastanza frequentemente da considerare di avere una copiatrice interna.

Le copie delle copie dell'ufficio autonomo vecchio stile sono quasi scomparse nell'era digitale, sostituite da stampanti multifunzioni che combinano le funzioni di stampa, copia, scansione e fax fax in un singolo dispositivo. Tecnicamente una "fotocopiatrice" in termini di oggi è normalmente una stampante che ha una scansione integrata in modo che un documento da copiare possa essere scansionato e riprodotto dalla stampante.

Come per la maggior parte dell'elettronica, i dispositivi di fotocopiatrice/stampante continuano a diminuire del prezzo, ma hanno più funzionalità che mai e la comodità di copiare internamente piuttosto che guidare in un negozio di stampa/copia non può essere battuta.

Ecco i principali fattori di acquisto per aiutarti a scegliere una stampante/fotocopiatrice per il tuo Soho.

Inkjet contro laser/LED

Per la copia ad alta velocità di documenti di testo, le stampanti laser/LED sono generalmente la scelta migliore. I getti d'inchiostro sono in grado di stampare a risoluzioni molto più elevate rendendoli più adatti per la grafica, in particolare le fotografie.

Costo

Mentre i costi di stampante e inchiostro/toner possono essere detratti dalle tue tasse, devi comunque pagare il conto inizialmente e può sommarsi. Quando si considera il costo di una stampante/copiatrice, il fattore a spese di inchiostro o toner, soprattutto se si stampano/copia regolarmente. I produttori di stampanti vendono i dispositivi a o meno costi e invece realizzano i loro profitti nella vendita di inchiostro e toner. Per assicurarsi che ottengano il valore del loro denaro, molte aziende equipiscono le loro unità con cartucce di inchiostro/toner che hanno microchip incorporati che impediscono di utilizzare cartucce "non ufficiali". Quel getto d'inchiostro o laser potrebbe non essere così grande come pensavi quando arriva il momento di sostituire le costose cartucce di inchiostro o toner).

La stampante/le fotocopiatrici a colori sono particolarmente costose da funzionare in quanto richiedono 4 cartucce (bianco e nero, ciano, magenta e giallo). È tipico per il costo di sostituzione delle cartucce a getto d'inchiostro/toner per superare il prezzo di acquisto di un'intera unità. 

Con WiFi e connessione Internet, molte aziende di stampanti possono ora monitorare e inviarti automaticamente inchiostro/toner quando rileva che stai diventando basso. Ciò richiede un servizio di abbonamento, il cui costo si basa sul numero di pagine stampate al mese. Mentre un servizio di abbonamento potrebbe farti risparmiare tempo rispetto all'ordinamento o alla guida in un negozio, si desidera tenere conto del costo mensile rispetto all'output di stampa.

Fortunatamente, la maggior parte delle cartucce a getto d'inchiostro e alcune cartucce di toner laser possono essere riempite a un costo molto più basso. Aziende come Costco offrono ricariche a getto d'inchiostro di un'ora. I kit di ricarica sono disponibili anche per i tipi fai-da-te, ma il riempimento di cartucce a getto. Puoi anche ridurre la quantità di inchiostro che usi utilizzando caratteri più piccoli, visualizzando in anteprima e proietta il documento prima di stampare e utilizzando "bozza" o "stampa in scala di grigi". Inoltre, nota che hai ancora più inchiostro nelle tue cartucce anche quando ottieni l'avvertimento "a basso inchiostro".

Per avere un'idea di quanto la stampante costerà in corso, controlla il costo pubblicato del produttore per pagina.

Volume

La maggior parte delle piccole stampanti/fotocopiatrici orientate alle piccole imprese non sono progettate per un volume pesante, quindi controlla l'uso consigliato dell'unità (pagine al mese). Il numero di pagine che possono essere stampate con una particolare cartuccia, indicata come resa ISO, ti darà un'idea approssimativa della frequenza con cui le cartucce avranno bisogno di sostituzione.

Si noti che anche se si dispone di una stampante/fotocopiatrice interna, potrebbe comunque avere senso utilizzare servizi di copia/stampa online o online per lavori di stampa/copia più grandi o stampa speciali come brochures. Con il prezzo di inchiostro e toner, semplicemente non è economico eseguire la stampa/copia di grandi volumi su stampanti/fotocopiatrici meno costose, in particolare con documenti a colori o fotografie. L'acquisto di una stampante/fotocopiatrice a basso costo per esigenze di base e outsourcing di lavori di stampa/copia più grandi è un compromesso ideale per la maggior parte delle piccole imprese.

Duplexing

Il duplexing è la possibilità di stampare/copiare su entrambi i lati della pagina. Anche se potrebbe non essere necessario per le tue esigenze, ci sono vantaggi per la stampa a due lati come il salvataggio della carta. Oltre a risparmiare sui costi della carta e sull'ambiente, la stampa a doppia faccia può semplificare la pinzatura di carta di carta.

Connettività

Affinché una stampante funzioni, ha bisogno di un modo per essere detto cosa fare. Quando si tratta di copiare, semplicemente mettere la carta sul vetro di copia e colpire il pulsante Copia scansionerà e stamperà la pagina.

Per utilizzare come stampante, è necessario disporre dei dispositivi, come il computer, connessi per dare il comando di stampa. Oltre alla connettività USB diretta a un PC, la maggior parte della stampante/fotocopiatrici viene fornita con connettività di rete, cablato, Wi-Fi o entrambi. Il vantaggio di questo è i cavi ridotti e la possibilità di stampare da una varietà di dispositivi come il tablet o il telefono.

Bianco e nero o colore?

La copia dei colori è più lenta e più costosa, ma potrebbe essere una caratteristica che desideri avere la tua stampante/fotocopiatrice se si intende produrre materiali promozionali per la tua piccola impresa, come brochure o copiare le foto a colori. Nota che se hai bisogno di una stampa di colori di alta qualità, ti consigliamo di utilizzare carta di alta qualità, che è spesso più costosa della carta per stampanti normale.

Versatilità mediatica 

Scegli una fotocopiatrice in grado di gestire una varietà di dimensioni di carta e pesi e altri media, come trasparenze e schede indicizzate. Cerca fotocopiatrici che offrono una copia a piatto se sei preoccupato di copiare dai libri. Molti hanno alimentatori di fogli che sono utili se devi copiare diversi documenti contemporaneamente.

Gestione della carta

Come piccola impresa, hai cose migliori da fare che riempire i vassoi di carta o alimentare singoli fogli attraverso una stampante/fotocopiatrice. Se si stampa/copi regolarmente un modello con una capacità cartacea di almeno 250 fogli o più. Vorrete anche sicuramente un alimentatore di documenti automatici che contiene almeno 30 fogli. 

Tempo di risposta

Stampante/fotocopiatrici che non hanno tempo di riscaldamento sono ideali per uffici piccoli e domestici, dove la macchina può essere inattiva per ore o giorni. Le velocità di stampa/copia elevate sono fantastiche, ma non ti risparmieranno se devi aspettare i minuti affinché l'unità si riscalda ogni volta che esce dalla modalità di sospensione. Alcune stampanti/fotocopiatrici ora offrono una prima copia di meno di 10 secondi.