Crea uno script di assistenza automatizzato professionale

Per la prima volta chiamanti, hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione, e questo verrà dal tuo saluto automatizzato di assistenza automatizzata. Per le persone che chiamano frequentemente la tua azienda, vorrai rendere il tuo processo di assistenza automatizzato il più efficiente possibile in modo che non perdino tempo ad ascoltare l'intero script di assistenza automatizzato ogni volta che chiamano.

Il modo più veloce e semplice per programmare e registrare la funzione di assistenza automatizzata del sistema telefonico è scrivere uno script su un programma di elaborazione testi. Seleziona una persona per registrare la sceneggiatura che ha una voce amichevole, qualcuno che può parlare senza balbettare o esitare e può pronunciare e annuncia chiaramente ogni parola e nome.

Best practice e cose automatizzate da evitare

La prima parte della sceneggiatura sarà il saluto. È la tua opportunità di presentare la tua azienda ai tuoi chiamanti e accoglierli verbalmente nella tua azienda. Ecco alcuni suggerimenti su come registrare un saluto accogliente.

Migliori pratiche

• Inizia con un apprezzamento per la loro chiamata o attività.
• Mantieni il saluto a corto in modo che i chiamanti di ritorno non vengano ritardati ogni volta che chiamano.
• Usa il tuo slogan, lo slogan aziendale e il nome del sito Web o entrambi se li hai.

Cose da evitare

• Non usare più di due o tre frasi per salutare i tuoi chiamanti.
• Non promuovere il tuo sito Web se non ha nulla di valore da offrire ai tuoi clienti.
• Non inventare uno slogan o uno slogan solo per riempire il saluto.

Opzioni automatizzate Best practice e cose da evitare

La parte più importante del saluto automatico di assistenza è presentare le opzioni che i chiamanti devono selezionare per raggiungere la persona con cui devono parlare. Esistono due tipi di chiamanti: persone che non hanno familiarità con la tua azienda e avranno bisogno di una guida e chiamanti che sanno esattamente con chi hanno bisogno per parlare e conoscono la loro estensione.

Migliori pratiche

• Usa le opzioni che sono comunemente accettate. Ad esempio, "Premi zero per la receptionist", "Premi il tasto sterlina per tornare al menu precedente."
• Di 'ai tuoi chiamanti il ​​prima possibile quando possono comporre l'estensione della loro festa se lo sanno già.
• Fai sapere ai tuoi chiamanti in anticipo se le opzioni del menu sono cambiate di recente. Rimuovi questo avviso dopo tre settimane.
• Metti prima le opzioni più frequentemente chiamate.
• Dai la descrizione dell'opzione prima di fornire il numero di opzione. Ad esempio, "Per l'assistenza clienti, premere" 5 "."
• Controlla la documentazione del sistema per i numeri di opzione di menu riservati. (e.G., Tutte le estensioni iniziano con il numero "8" e quindi "8" non può essere utilizzata come opzione di menu).

Cose da evitare

• Non dire "per favore" prima di presentare ogni opzione (E.G., "Per favore, premere 1 a ... Premere 2 a ... Premere 3 a ..." ecc.)
• Non presentare più di sei opzioni alla volta. Se hai più di sei opzioni, crea una struttura di menu a più livelli. Ad esempio, "Per le opzioni di vendita e servizio, premere 5."
• Non dare per scontato che tutti abbiano un telefono touchtone. Se un'opzione di menu non viene selezionata entro tre secondi dalla fine del saluto, collegare il chiamante al receptionist.

Esempio di script di assistenza automatizzati

• Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa, un luogo in cui la tecnologia e gli affari si uniscono. Se conosci l'estensione della tua festa, puoi comporre in qualsiasi momento. Altrimenti, scegli tra le seguenti opzioni:
  Per il servizio clienti, premere '1'
• Per supporto tecnico, premere '2'
• Per le nostre ore lavorative regolari, premere '3'
• Per la contabilità, premere '4'
• Per l'acquisto, premere '5'
• Per trovare una posizione vicino a te, premere '6'
• Altrimenti, premere "0" per la receptionist o rimanere in linea e qualcuno ti aiuterà a breve.
• Benvenuti nella società Operations Tech. Per controllare lo stato del tuo account, visitaci sul Web. Se conosci l'estensione della persona, puoi comporre in qualsiasi momento.
  Per la directory dell'azienda, premere '1'. Se conosci l'estensione della persona, puoi comporre in qualsiasi momento.
• Per supporto tecnico, premere '2'
• Per il servizio clienti, premere '3'
• Per le vendite e il marketing, premere '4'
• Se desideri parlare con la receptionist, premere "0" o rimanere in linea e uno dei nostri membri del personale amichevole ti aiuterà. Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa, dove "la tecnologia e gli affari si uniscono."

After-Hour e Weekend Saluti

Se la tua attività si chiude dopo un determinato tempo o nei fine settimana, e non c'è nessuno a cui rispondere o assistere i tuoi chiamanti, crea un addetto alle ore di saluto automatizzato. Di 'ai tuoi chiamanti in anticipo che l'azienda è chiusa e chiedi loro di richiamare alla fine. Inoltre, assicurati di includere le normali ore di funzionamento. Ecco alcuni campioni di assistenza automatizzata dopo le ore e script del fine settimana:

• Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa. Attualmente siamo chiusi. Siamo aperti dalle 9:00 alle 22:00 dal lunedì al venerdì e dalle 10:00 a mezzogiorno di sabato, ora dello standard centrale. Se conosci l'estensione della tua festa, puoi comporre in qualsiasi momento. Altrimenti, si prega di richiamare durante le nostre normali ore lavorative in modo da poterti assistere. Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa, dove "la tecnologia e gli affari si uniscono." Arrivederci.
• Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa. Attualmente siamo chiusi. Se questa è una situazione di emergenza, si prega di chiamare il nostro servizio di risposta al 585-555-1234. Se conosci l'estensione della tua festa, puoi comporre in qualsiasi momento. Se hai un account con noi, puoi controllare il tuo stato di 7 giorni di 24 ore al giorno a settimana al WWW.Operationstech.Di.com. Le nostre normali ore di attività sono dalle 9:00 alle 17:00 dal lunedì al venerdì e dalle 10 a mezzogiorno di sabato, ora dello standard centrale. Altrimenti, si prega di richiamare durante le nostre normali ore lavorative in modo da poterti assistere. Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa, un luogo in cui la tecnologia e gli affari si uniscono. Per ripetere questo messaggio, premere il tasto. 3 secondi pause addio.

Saluti di assistenza automatizzati stagionali

Per promuovere gli speciali stagionali della tua azienda o semplicemente per estendere uno speciale saluto stagionale a tutti i tuoi chiamanti, potresti voler prefigurare il tuo saluto automatico per un tempo limitato. Usalo con parsimonia e solo se riflette lo spirito della tua azienda. Ad esempio, un saluto di vacanza stagionale che auguro ai tuoi chiamanti gioia e prosperità nel nuovo anno non sarebbe difficile per un'agenzia di raccolta.

• Hai raggiunto la società di tecnologia operativa. Da "la nostra famiglia" a "la tua famiglia", vorremmo augurarti una gioiosa stagione delle vacanze e un nuovo anno di successo. Se conosci l'estensione della tua festa, puoi ..
• Grazie per aver chiamato la società di tecnologia operativa. Chiedi al tuo rappresentante del servizio clienti i nostri sconti del 4 luglio su tutti i servizi di sostituzione. Se conosci l'estensione della tua festa, puoi ..

Provare e testare il tuo saluto

Prima di registrare la sceneggiatura automatizzata, chiedi alla persona che hai selezionato per leggerla provarlo più volte davanti a te. Usalo per perfezionare la pronuncia e l'annunciazione. Dopo aver registrato il nuovo saluto, chiama immediatamente il sistema telefonico per verificare la registrazione per errori e assicurarsi che tutte le opzioni annunciate funzionino come previsto.