Struttura delle tasse per pianificatore di eventi

Sia che tu stia avviando un'attività di pianificazione di eventi per eventi sociali, eventi aziendali o una combinazione di entrambi, dovresti sapere come addebitare i servizi.

Diversi fattori vanno a determinare il tuo tasso, tra cui la pianificazione degli eventi e le spese operative, gli stipendi e i profitti. Le tariffe variano in base al luogo in cui gestisci la tua attività, tipi di progetti che intraprendi e ciò che il mercato è disposto a pagare.

Modi in cui gli organizzatori di eventi strutturano le loro commissioni

Se vuoi avviare un'attività part-time o addirittura a tempo pieno, ci sono circa cinque modi per strutturare la tua quota di evento e citare le tue commissioni ai tuoi clienti:

• Commissione piatta del progetto
• Percentuale di spese
• Tariffa oraria
• Percentuale di spese più una tariffa oraria
• Tariffe commissionabili

Per le seguenti spiegazioni ed esempi, supponiamo che tu voglia guadagnare in media $ 75 all'ora per i tuoi servizi. 

Commissioni basate su un tasso di progetto piatto

Molti clienti preferiscono sapere quanto costerà un progetto, compreso tutte le commissioni.

Le spese piane del progetto vengono in genere utilizzate per eventi confezionati, come quelli trovati con programmi di marketing sportivo, e possono essere calcolate su base per persona con molte clausole e avvertenze. In questo scenario, il cliente può contrarre direttamente con il pianificatore di eventi per coordinare tutte le logistiche, la catering, la sede, le spese di alloggio, ecc.

Ad esempio, supponiamo che tu sia assunto per organizzare un tour storico di un giorno per 15 ospiti. Il tuo cliente vuole che tu citi una tariffa fissa per il trasporto, una guida privata, un pranzo e qualsiasi/tutte le tasse di ammissione ai luoghi. Tuttavia, ti chiedono anche di fornire una rottura di alto livello di ogni articolo di spesa.

Come organizzatore di eventi, per offrire questo, devi trovare una tariffa fissa determinando quanto costranno tutti gli aspetti del progetto. È necessario negoziare e calcolare il costo di tutti i servizi, incluso il tuo tempo, e citare un totale combinato per le spese.

Ciò pone la responsabilità di gestire un budget diretto su di te e richiede di anticipare una varietà di scenari in quali circostanze possono cambiare. È tua responsabilità e rischio identificare i depositi richiesti, pagare per tutti i servizi e avere la responsabilità di tutti gli accordi di servizio.

Commissioni basate su una percentuale di spese

In media, gli organizzatori di eventi dovrebbero addebitare tra il 15-20% del costo totale di un evento come parte della loro commissione. A seconda della complessità del programma e della quantità di tempo necessaria per pianificare ed eseguire un evento, a volte questo è sufficiente per coprire l'intero costo e la fonte di profitto di un pianificatore.

Ad esempio, supponiamo che tu sia assunto per organizzare una cena privata in un ristorante esclusivo per 40 ospiti con una media di $ 175 a persona. Stimiamo che ti vogliono un totale di 15 ore per incontrare il tuo cliente, pianificare, partecipare e completare tutti i follow -up su questo evento. Se addebiti un tasso del 18% delle spese totali, guadagnerai solo un po 'più della tua tariffa oraria mirata di $ 75/ora:

$ 175 x 40 ospiti = $ 7.000 x 18% = $ 1,260
15 ore x $ 75/ora = $ 1,125

Se il cliente sta contraggendo con te per tutti i servizi direttamente, la spesa per l'evento subtotale per il cliente sarebbe un totale di $ 8.260.

Commissioni basate sulla tariffa oraria

Alcuni clienti preferiscono che il pianificatore di eventi citato una tariffa oraria per i servizi e stimano il numero totale di ore per gestire ed eseguire un determinato programma di clienti. Può sembrare simile alla velocità di progetto pianeggia.

Molti organizzatori di eventi commerciali fattureranno ogni ora per i servizi. Permette a un cliente di sapere quanto costerà assumere i tuoi servizi e consentire loro di calcolare un budget ragionevole. Spesso, il motivo è perché il cliente desidera avere una migliore gestione delle spese inaspettate.

Ricorda sempre di definire i parametri attenti sulle aspettative in modo che entrambe le parti siano d'accordo su quali servizi verranno forniti. Come pianificatore di eventi, è necessario includere un riferimento alla fatturazione per tutte le spese aziendali ragionevoli che possono essere sostenute.

Alcuni organizzatori di eventi possono contrassegnare le spese operative come spedizione, noleggio di auto e altri articoli di spesa vari del 15-20%. Se lo fai, dovresti divulgare tali markup e ottenere un accordo con il tuo cliente in anticipo.

Quando si tratta di tassi di pianificazione degli eventi orari, è anche importante determinare la frequenza con cui è possibile fatturare per il tuo tempo.

Ad esempio, supponiamo che un cliente ti stia assumendo in ottobre per organizzare un seminario di un giorno a marzo. I tuoi servizi sono in contratti per la procura e la negoziazione per la sede, i servizi di catering, A/V e contribuiscono alla creazione di contenuti per un numero limitato di articoli di comunicazione (i.e., Inviti, agenda, moduli di valutazione, ecc.).

Anche il tuo cliente ti sta assumendo per fornire una gestione in loco. Stabilisci un accordo in anticipo sul fatto che farai conto dei servizi identificati in momenti diversi e invierai fatture per tutti i servizi eseguiti fino ad oggi su base settimanale, bisettimanale o mensile.

In base a questo accordo, tu e il tuo cliente dovresti entrambi elaborare una dichiarazione di lavoro dettagliata che include le responsabilità previste di entrambe le parti. Quindi, è possibile stimare un budget totale di così tante ore più spese ragionevoli (sii chiaro su ciò che tali dettagli possono includere).

Commissioni in base alla percentuale delle spese più tasse forfettari/tariffa oraria

A volte vieni assunto per organizzare un evento e per qualsiasi motivo, il cliente preferisce un tasso basato su una percentuale delle spese. Tuttavia, questo non è sufficiente per coprire il costo del tempo e dei servizi totali. In queste situazioni, è ragionevole presentare le tue commissioni a un costo combinato in due diverse categorie.

Ad esempio, un cliente ti assume per organizzare eventi associati a una conferenza. Il tuo incarico è organizzare due cene private e una gita di golf, ognuna con 50 ospiti. Il costo totale per questi eventi combinati costa circa $ 20.000, ma richiede circa 60 ore del tuo tempo e la complessità di questo progetto può giustificare un margine di profitto più elevato. Tenendo presente questo, potresti arrivare alla tua tariffa piatta finale e alla tariffa oraria con i seguenti calcoli:

Percentuale delle spese stima:
$ 20.000 x 18% = $ 3,600
Stima della tariffa oraria:
60 ore x $ 75/ora = $ 4.500
Deficit orario:
$ 3.600- $ 4,500 = -$ 900

Se arrivi a un deficit, come abbiamo fatto nell'esempio sopra, puoi scegliere di citare 15 ore per gestire la logistica di più fornitori esterni. La tua citazione potrebbe quindi riflettere quanto segue:

Spese di eventi subtotali: $ 23.600
Tariffa flat: $ 1,125 (in base a 15 ore a $ 75/ora)

In questo scenario, dovrai determinare attentamente di aver stimato le tue ore in modo appropriato (un account per coprire le spese operative non standard come il viaggio personale). Come previsto, pochi clienti sono lieti di vedere gli aumenti delle spese in seguito a meno che non vengano fornite ragioni giustificabili.

Commissioni basate sui tassi commissionabili

Un altro modo in cui gli organizzatori di eventi possono raccogliere commissioni per i servizi è garantire lo spazio degli eventi attraverso luoghi che offrono una tariffa commissionata. Queste sono tasse in genere fornite agli agenti di viaggio per prenotare biglietti, camere d'albergo e altre forme di trasporto.

Ad esempio, molti hotel possono estendere un tasso commissionato fino al 10% per le camere e altre spese.

Sebbene alcuni organizzatori di eventi abbraccano i tassi commissionabili come fonte di reddito per se stessi, i clienti più salvanti possono mettere in discussione il senso di lealtà del pianificatore di eventi quando sono coinvolti tassi in commissione. Per questo motivo, molti pianificatori esperti limiteranno le selezioni di pianificazione che includono un tasso commissionato o negozieranno i prezzi non commissibili per i loro programmi e passano tale fonte di risparmio direttamente ai profitti dei loro clienti.

Inoltre, alcuni clienti potrebbero essere consapevoli che esistono tassi commissionabili e non si aspettano che i loro consulenti esterni fatturassero uno degli altri metodi di fatturazione identificati che abbiamo delineato e pagano comunque un tasso di commissione. In generale, non è considerata una buona forma da molti pianificatori di eventi essenzialmente "a doppia immissione" il loro flusso di entrate in questo modo.

Se accettare i tassi commissionati, è meglio non addebitare le commissioni dei tuoi clienti per i tuoi servizi utilizzando metodi di fatturazione alternativi.

Esistono scenari quando i tassi commissionabili hanno più senso, come una non profit o un'associazione più piccola che potrebbe assumere i tuoi servizi per un evento o una riunione di abbonamento e la maggior parte delle commissioni sono pagate direttamente dai partecipanti piuttosto che dall'organizzazione.

Un altro scenario potrebbe essere se il tuo cliente sta acquistando regali dei clienti da te e puoi anche offrire servizi di distribuzione di articoli promozionali. In tal caso, basta negoziare per gli articoli promozionali e non addebitare i tuoi servizi su base oraria a meno che il cliente non sia a conoscenza di tutte le spese in anticipo.