Requisiti di segnalazione della legge sull'assistenza sanitaria per i datori di lavoro

La legge sull'assistenza sanitaria del 2009, l'Affordable Care Act (ACA), comprende diverse disposizioni relative alla segnalazione di benefici per l'assistenza sanitaria da parte dei datori di lavoro ai dipendenti.

Alcuni dei requisiti sono per tutti i datori di lavoro e alcuni requisiti aggiuntivi sono per i datori di lavoro più grandi. L'IRS gestisce i processi e le relazioni ai sensi della presente legge.

Requisiti di segnalazione del datore di lavoro per i benefici per la salute dei dipendenti

Tutti i datori di lavoro devono segnalare il costo dei benefici sanitari forniti dai datori di lavoro ai dipendenti sul modulo W-2 e presentare moduli W-2 per tutti i dipendenti con l'amministrazione della previdenza sociale.

Inoltre, i grandi datori di lavoro (come definito dall'IRS) devono fornire una relazione annuale ai dipendenti sul modulo 1095-C e presentare tale rapporto con l'IRS.

Requisiti di segnalazione per tutti i datori di lavoro

L'IRS richiede a tutti i datori di lavoro di segnalare il costo della copertura sanitaria ai dipendenti nel codice DD nel modulo dei dipendenti W-2, il rapporto salariale annuale distribuito ai dipendenti e depositato all'amministrazione della previdenza sociale ogni anno.

Immettere l'importo di questa copertura sanitaria sul modulo W-2 del dipendente, in particolare utilizzando il codice DD, che è il costo della copertura sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro. Segnala sia la parte pagata dalla tua azienda sia dal dipendente.

Durante la segnalazione, includi il valore di qualsiasi copertura medica, dentistica e visione per cui si può pagare. Includere sia il datore di lavoro che le parti dei dipendenti del costo; In altre parole, il costo totale del piano, indipendentemente da chi paga per questo.

Non è necessario emettere un W-2 se le informazioni sull'assistenza sanitaria nel codice DD sono l'unica cosa che stai segnalando, come un pensionato, ad esempio.

Se hai dimenticato di includere il costo delle prestazioni sanitarie sui W-2 dei dipendenti, dovrai presentare i moduli W-2C per correggere questo errore.

L'IRS ha un grafico utile che mostra tutti i tipi di coperture sanita.

Tasse e benefici sanitari

Prima di calcolare le prestazioni sanitarie dei dipendenti e inserirli nel codice DD del modulo W-2, dovrai sapere cosa è imponibile per i dipendenti.

I costi pagati dai datori di lavoro per l'assicurazione sanitaria non sono tassabili ai dipendenti, per le imposte sul reddito federali o le tasse FICA (previdenza sociale e Medicare). Questi benefici non sono inoltre considerati come salari ai fini dell'imposta di disoccupazione. (Esistono requisiti speciali per i dipendenti delle società.)

Assicurati di far sapere ai dipendenti che l'importo nel codice DD non influisce sulle loro tasse. Il rapporto è solo a scopo informativo, per mostrare ai dipendenti il ​​valore dei loro benefici per l'assistenza sanitaria.

Requisiti di segnalazione per i grandi datori di lavoro

Cos'è un grande datore di lavoro?

L'IRS chiama grandi datori di lavoro applicabili grandi datori di lavoro (birre), il che significa che devono rispettare i requisiti specifici di reporting ALE a fini di Affordable Care Act. La tua attività potrebbe essere una birra.

Se la tua azienda ha 50 o più dipendenti equivalenti a tempo pieno, sei considerato un "datore di lavoro applicabile" (ALE) ai fini della segnalazione e ai fini della responsabilità condivisa del datore di lavoro.

I dipendenti a tempo pieno sono considerati coloro che lavorano, in media, almeno 30 ore. Se hai dipendenti part-time, combini ore di part-time per ottenere quello che viene chiamato un numero equivalente a tempo pieno di dipendenti.

Grandi responsabilità del datore di lavoro ai sensi dell'ACA

Se la tua attività è una birra, devi fare uno dei seguenti.

• Offrire una copertura sanitaria "conveniente" ai dipendenti a tempo pieno. Tale copertura deve fornire "valore minimo."
• Crea un pagamento di responsabilità condivisa del datore di lavoro (ESR) all'IRS. Questo pagamento deve essere effettuato se almeno un dipendente a tempo pieno riceve un credito d'imposta premium per l'acquisto di una copertura individuale su uno scambio sanitario.

Quali grandi datori di lavoro devono riferire ai dipendenti

Ecco i dettagli su ciò che devi segnalare ai dipendenti e quando.

1. Una dichiarazione ai dipendenti sulla copertura assicurativa sanitaria offerta ai dipendenti. Questa affermazione, sul modulo IRS 1095-C, deve essere (a) assegnata a ciascun dipendente e (b) segnalato all'IRS.
2. Se la tua azienda si autoassicura il suo piano sanitario, è necessario fornire una dichiarazione all'IRS su questa copertura. A tale scopo dovrai utilizzare la sezione III del modulo 1095-C.

Articolo 1095-C si forma elettronicamente

Se stai presentando meno di 250 dei moduli 1095-C con l'IRS, non devi archiviarli elettronicamente. Se stai presentando più di 250 moduli, devi archiviarli elettronicamente.

L'IRS ha uno speciale sistema di interfaccia utente per i rendimenti delle informazioni Affordable Care Act che è possibile utilizzare.

Scadenze di segnalazione per 1095-C

I rapporti sul modulo 1095-C sono previsti per l'anno solare precedente. Ad esempio, il modulo doveva essere depositato presso l'IRS entro il 28 febbraio 2019 per il 2018. Assicurati di utilizzare il modulo corretto per l'anno che stai segnalando, non l'anno in cui stai completando il modulo.

Segnalazione ai dipendenti: È necessario dare a ciascun dipendente una copia del modulo 1095-C per l'anno solare precedente entro il 31 gennaio.

Segnalazione all'IRS: Il modulo IRS 1095-C deve essere depositato presso l'IRS prima del 28 febbraio (31 marzo se archiviato elettronicamente).

Modulo 1095-C Dettagli

Il modulo 1095-C richiede le seguenti informazioni.

• Nome del dipendente, indirizzo e numero ID fiscale
• Indirizzo del nome del datore di lavoro, informazioni di contatto e EIN
• Offerte di copertura dei dipendenti, totale e mese per mese
• Contributo richiesto dai dipendenti, totale e mese per mese
• Per i dipendenti coperti di piani autoassicurati, identificazione e mesi di copertura

Le istruzioni per il modulo 1095-C forniscono maggiori dettagli sui requisiti per questo modulo.

Che tu sia un piccolo datore di lavoro o una grande impresa, prenditi il ​​tempo per conoscere l'Affordable Care Act e come influisce sulla tua attività.

Le informazioni sui requisiti del datore di lavoro dell'Affordable Care Act sono complicate e ancora in modifica e ogni situazione aziendale è unica. Verificare con i tuoi consulenti fiscali, assicurativi e legali prima di attuare uno di questi requisiti di segnalazione.